Assistant / Assistante de direction

EHPAD LES GRILLONS; Nouaillé-Maupertuis; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

L'EHPAD LES GRILLONS recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer la gestion administrative des dossiers transversaux, coordonner les plannings des services et accompagner la direction dans l'organisation de l'établissement.

Vous participerez à la gestion des ressources humaines, à la qualité et à la sécurité, et contribuerez à la communication et au suivi des conseils d'administration, tout en veillant au respect des règles RGPD et des exigences du secteur médico-social.

Qualifications

• Expérience ou formation dans le secteur médico-social.
• Bonne connaissance de la réglementation des EHPAD.
• Capacité à piloter des projets et à communiquer avec différents interlocuteurs.
• Maîtrise des outils de gestion et RGPD.

Responsibilities

• Gérer l'administration et les dossiers transversaux du site.
• Contribuer à l'élaboration des plannings et au suivi des conseils d'administration.
• Assurer la gestion des ressources humaines et la formation.
• Suivre les aspects qualité, sécurité et communication.

Skills

Statut FPT

Analyses et synthèses

Intérêt personnes âgées

Connaissance médico-social

Rigueur et organisation

Sens du service

Réglementation EHPAD

Polyvalence

Esprit d'équipe

Management transversal

Dynamisme

Gestion budgétaire

Évaluation qualité

Job description

Missions principales

L'assistant(e) de direction assure la gestion administrative de dossiers transversaux : ressources humaines, finances, qualité. Il/Elle est le relais de l'encadrement d'une équipe pluridisciplinaire, assiste la direction dans l'organisation administrative de l'établissement et il/elle participe à l'élaboration des plannings des agents.

Activités principales

1. Gestion administrative

• Participation à la gestion administrative de l'EHPAD
• Participation à l'élaboration des plannings des agents des services administratifs, techniques, du personnel soignant et de l'animation
• Préparation et suivi du conseil d'administration du CCAS
• Compte-rendu et présence au Conseil d'Administration du CCAS
• Participation à la mise en œuvre du projet d'établissement et des orientations politiques du conseil d'administration
• Mise en œuvre du règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD)

2. Gestion des ressources humaines

• Gestion administrative et animation des ressources humaines
• Elaboration et suivi du plan de formation
• Suivi administratif de la carrière des agents (élaboration documents)
• Suivi des payes

3. Qualité

• Développement et coordination du système de management de la qualité
• Evaluation de la qualité interne
• Conception de process et procédures - Mise à jour des outils

4. Gestion financière

• Participation à la gestion comptable de l'EHPAD
• Participation à l'élaboration et suivi des EPRD et ERRD, du plan pluri annuel d'investissement

5. Santé&Sécurité

• Suivi du plan d'action du document unique (DUERP)
• Gestion des risques professionnels

6. Communication

• Conception et mise en œuvre d'une stratégie de communication
• Visites de l'établissement
• Informations au public

Compétences attendues

• Maîtrise du statut de la FPT
• Capacités d'analyses et de synthèses
• Intérêt pour le secteur des personnes âgées
• Bonne connaissance du secteur médico-social et gérontologique
• Rigueur et organisation
• Sens du service
• Bonne connaissance de la législation et de la réglementation des EHPAD
• Polyvalence
• Esprit d'équipe, aisance relationnelle et adaptabilité à tout profil d'interlocuteur (résidants, professionnels, institutionnels)
• Compétences managériales d'équipes pluridisciplinaires
• Disponibilité, écoute, discrétion, bienveillance et empathie
• Application du management transversal (équipe médico-social)
• Dynamisme, réactivité et force de proposition
• Méthodologie de projets
• Gestion budgétaire et comptable
• Maîtrise des procédés d'évaluation de la qualité des prestations d'un EHPAD

Conditions d'exercice

• Travail en autonomie
• Equilibre et bonne résistance face aux situations psychologiques difficiles
• Charges de travail et responsabilités importantes
• Travail en bureau et déplacements sur le territoire
• Présence aux conseils d'administration hors horaires de bureau
• Présence contrainte en période de payes et de contrats