Assistant de direction H/F du Pôle de Médecine et des Services de Gériatrie

Hospices Civils de Lyon; Lyon; On-site; EUR 34,000 - 44,000; Full time

Job summary

Hospices Civils de Lyon recherche un Assistant de direction pour soutenir le directeur référent et la gouvernance des secteurs de gériatrie. Vous assurez le secrétariat, organisez les réunions et suivez les dossiers et documents de pilotage, en lien avec les cadres et services concernés.

Vous serez intégré au quatuor du pôle Spécialités Médicales et contribuerez à la coordination des activités institutionnelles, à la préparation des ordres du jour et à la gestion des informations courantes.

Qualifications

• Formation requise en secrétariat ou gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacité d’autonomie et sens de l’organisation.
• Bon relationnel et esprit de synthèse.

Responsibilities

• Gestion du secrétariat de direction (agenda, appels, courrier, diffusion des notes).
• Organisation, planification et préparation des réunions.
• Suivi des dossiers du directeur référent.
• Préparation des quatuors de pôle et mise à jour du tableau de bord.
• Préparation des points de suivi des pavillons et des DIRMED.
• Rédaction et actualisation de documents administratifs et supports.
• Actualisation des annuaires et listes de diffusion.
• Organisation et classement dématérialisé des documents structurants.
• Gestion des relations avec les intervenants extérieurs.

Skills

Autonomie

Rigueur

Organisation

Savoir faire preuve d’initiative

Capacité d’écoute et sens relationnel

Communication écrite et orale

Synthèse

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

BO

QlickView

Job description

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION :

Placé sous la responsabilité du directeur référent, l’Assistant de direction appuie le directeur dans ses missions. Il accomplit toutes les missions liées à un secrétariat de direction et concourt à l’organisation de l’activité de la gouvernance du PAM et des services de gériatrie (organisation de réunion, gestion des instances, suivi de dossiers). Il soutient le quatuor du pôle Spécialités Médicales (chef de pôle, cadre administratif, cadre supérieur de santé, directeur) ainsi que les chefs de service, la cadre supérieure de santé et la cadre administrative des secteurs de gériatrie. Membre à part entière de la gouvernance de ces secteurs, il contribue à ses différentes missions. Il peut se voir confier des dossiers en propre, ou être en appui. Il participe notamment à la gestion de projet et à la relation avec les partenaires internes et externes aux HCL.

DOMAINES D’ACTIVITE:

Les missions principales sont:

• Assister le directeur référent dans ses missions et assurer son secrétariat

• Assister le quatuor du pôle Spécialités Médicales dans ses missions du quotidien : directeur référent, chef de pôle, cadre administratif et cadre supérieur de santé

• Assister les chefs de service, la cadre supérieure de santé et la cadre administrative des secteurs de gériatrie dans leurs missions de gouvernance

• Coordonner la vie institutionnelle du pôle et des services de gériatrie: organisation des différents temps (Quatuor, bureaux de pôle, réunion de service, réunions de suivi pavillon K, T, DIRMED de Charpennes, communications, etc.), préparation des ordres du jours, suivi des dossiers et des documents nécessaires

• Assurer le suivi de missions transversales pour le pôle et les services de gériatrie (revue de projet, suivi RH, suivi du capacitaire, répartition des locaux tertiaire, etc.)

• Produire, actualiser et organiser les documents administratifs et support du pôle et des services de gériatrie (courrier, procédures, support de présentation, synthèse)

PRINCIPALES TÂCHES DU POSTE

• Gestion du secrétariat de direction (gestion de l’agenda, traitement des appels téléphoniques, traitement du courrier de la Direction, en lien avec le vaguemestre et l’AMA référente à Charpennes, suivi de la diffusion des tours de garde, en lien avec le secrétariat de la Direction Générale, accueil des interlocuteurs, diffusion de notes, suivi des parapheurs)

• Organisation, planification et préparation des réunions : planification de la date, réservation de locaux, suivi des participants, convocations, préparation des ordres du jour, des dossiers et des supports de présentation.

• Suivi des dossiers du directeur référent

• Préparation des quatuors de pôle et mise à jour du tableau de bord

• Préparation des points de suivi mensuels des pavillons K, T, des DIRMED de Charpennes et des points liés à l’I-VIE

• Rédaction et actualisation de documents administratifs (courriers, conventions) et des documents supports structurants (supports de présentation, organigrammes, procédures, tableau de suivi, outil de pilotage).

• Actualisation des annuaires, mise à jour des listes de diffusion mails.

• Organisation et classement dématérialisé de l’ensemble des documents structurants (convention,accord de collaboration, fiche projet, etc.)

• Centralisation et suivi, au travers d’outils dédiés et de procédures établies :

  • Du capacitaire (gestion de la procédure de fermeture de lits, suivi des lits ouverts/fermés)

  • De la revue de projet et actualisation de l’outil de gestion de projet

  • Suivi des modifications du fichier structure

  • De l’attribution des locaux tertiaire, des demandes de nouveau locaux, et du lien avec la direction référente

  • Des réponses à appel et projet et autres projets déposés par les services

• Gestion des relations avec les intervenants extérieurs: demande de visite, de rencontre, d’organisation d’évènements.

• Coordination, en binôme avec les cadres administratifs, des différentes campagnes de recensement du pôle.

• Gestion logistique (installation matériel informatique pour réunion, photocopies, quick di, etc.)

COMPETENCES/QUALITES REQUISES et/ou APTITUDES A DEVELOPPER

• Aptitude à hiérarchiser les activités et savoir gérer l’urgence

• Capacité d’autonomie, rigueur, prise d’initiative

• Esprit de synthèse

• Sens de l’organisation et de l’anticipation

• Sens de l’accueil et des rapports institutionnels

• Capacités relationnelles développées et grande disponibilité

• Loyauté, discrétion et respect du secret professionnel

• Sens de l’écoute, amabilité

• Bonne expression orale et écrite

• Savoir rendre compte

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques : pack Officeen base: Word, Excel, Power-Point, Intranet, Internet, Outlook (messagerie + calendrier). La connaissance des logiciels BO, Qlickview est un plus.

• Appétence pour les nouvelles technologie et utilisation de l’IA