Assistant de direction - Gestionnaire administratif et financier F/H

Sorbonne Université; Paris; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible

Job summary

Sorbonne Université recrute un Assistant de direction – Gestionnaire administratif et financier F/H pour soutenir la Direction du Budget et des Finances à Paris.

Vous assurerez des missions d’assistanat, gestion budgétaire via SIFAC+, gestion du personnel et communication interne, en interface avec les services et les facultés.

CDD de 3 ans, poste ouvert aux titulaires et contractuels, localisation Campus Pierre et Marie Curie.

Qualifications

• Connaissances transversales requises: finances publiques, comptabilité et systèmes d'information budgétaires et financiers.
• Savoir-faire: maîtriser les logiciels de bureautique et de gestion financière et comptable (SIFAC).
• Savoir-être: sens du service public, organisation et rigueur.

Responsibilities

• Accueil et orientation des interlocuteurs et gestion du courrier.
• Gestion des agendas et organisation de réunions.
• Gestion du budget de fonctionnement et des achats.
• Suivi des dépenses et recettes et reporting budgétaire.
• Archivage et classement des documents dans le cadre légal.

Skills

Gestion administrative

Gestion budgétaire

Analyse financière

Rigueur et organisation

Education

Niveau 4 - Bac

Tools

SIFAC

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : gestionnaire de scolarité)

Assistant de direction - Gestionnaire administratif et financier F/H

Description du poste

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie (DGAFP)

B (profession intermédiaire)

Domaine / métier

05 - Catégorie B - Technicien (TECH) - J - Gestion et Pilotage - Gestionnaire financier-e et comptable

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Statut du poste

Intitulé du poste

Assistant de direction - Gestionnaire administratif et financier F/H

Présentation de la structure recruteuse

La Direction du Budget et des Finances est responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre de la stratégie financière et budgétaire de l'établissement. Elle est chargée d'élaborer et piloter le budget avec la direction générale des services, les directions des finances et des achats des trois facultés, ainsi qu'avec l'Agence comptable de l'université. Elle apporte auprès de la direction générale des services et de l'équipe de gouvernance de l'établissement son expertise en matière de construction et d'arbitrage budgétaire afin de garantir la soutenabilité financière de l'établissement. Elle prépare l'ensemble des documents budgétaires à présenter aux instances de l'université, mène les dialogues budgétaires techniques préparatoires avec les directions centrales et synthétise les données des 3 facultés afin de préparer les dialogues de gestion stratégique menés par l'équipe de gouvernance. Structurée en 2 pôles (budget et immobilier) et composée d'une équipe de 8 personnes, la DBF assure un pilotage fonctionnel des 3 directions facultaires ainsi que du budget annexe, impulse et coordonne la formalisation des processus communs

Description du poste

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission: Par son expérience et ses connaissances en gestion et du logiciel SIFAC+ (SAP), le (la) titulaire du poste assure des missions transversales d’assistanat pour l’ensemble de la Direction du budget et des finances et assure en lien avec les gestionnaires des directions universitaires, des missions de gestion budgétaire et financière.

En matière de gestion administrative :

• Accueil physique et téléphonique, information et orientation des interlocuteurs
• Gestion du courrier, tenue du chrono de la Direction et gestion des parapheurs (suivi des délais), gestion de la boîte email générique de la Direction
• Gestion des agendas du directeur et de son adjoint, organisation de réunions
• Organisation des déplacements et missions des agents de la direction
• Saisie, présentation de notes et divers documents, rédaction de comptes rendus
• Gestion du budget de fonctionnement de la direction (commandes, réception, service fait)
• Organisation et classement de documents numériques, archivage dans le respect de la règlementation

En matière de gestion budgétaire (utilisation de SIFAC+): le (la) titulaire du poste est le correspondant privilégié des gestionnaires du niveau U, concernant:

• La saisie de transferts de crédits, de commandes (ajustements/corrections éventuelles), sollicités par les directions
• Le pilotage des régularisations des opérations d’achats et réservations voyages et hôtellerie sur le marché Déplacements
• Le pilotage des régularisations budgétaires des opérations sur carte achat en vue d’intégration des relevés dans SIFAC+
• Installations des reprogrammation des crédits des Plateformes scientifiques (excédents de ressources des années précédentes)
• traitement budgétaire des subventions aux organisations syndicales, aide spécifique aux VP étudiants, etc.
• Mise à jour et/ou création des bons de commandes pour la cour des comptes, huissiers et associations
• L’accompagnement des gestionnaires dans leurs missions quotidiennes

En matière de gestion administrative des personnels de la Direction, le (la) titulaire du poste assure notamment:

• Le bon déroulé pour la gestion des campagnes d’avancement, entretiens professionnels, les demandes de formation
• Le suivi des opérations logistiques de recrutement et d’accueil des nouveaux arrivants à la DBF
• Le suivi des permanences, des absences et la tenue du planning des congés, CET

Il est le correspondant privilégié de la DDRH et de la DPRP pour la coordination des dossiers de la Direction

En matière de communication interne, le (la)titulaire du poste assure :

• La circulation des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction
• La mise à jour de la page intranet de la DBF, dans le respect des instructions données
• Le contrôle du respect de la charte graphique de l’université
• La gestion des listes de diffusions propres à la DBF

Il est le correspondant privilégié de la DCOM concernant la communication interne

Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles)

Connaissances transversales requises :

• Environnement et réseaux professionnel
• Finances publiques
• Règles et techniques de la comptabilité
• Systèmes d'information budgétaires et financiers

Savoir-faire :

• Maîtriser les logiciels de bureautique et de gestion financière et comptable (SIFAC)
• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Exécuter la dépense et la recette
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles

Savoir-être :

• Excellent relationnel et sens du travail en équipe
• Pédagogie et diplomatie
• Disponibilité et réactivité
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Discrétion et respect de la confidentialité

Durée du contrat (mois)

36 mois

Quotité

Conditions particulières d'exercice

• Le cas échéant, le (la) titulaire du poste pourra contribuer à la réalisation de missions ou de projets pilotés par la DBF. Il /elle pourra être sollicité.e pour participer à des groupes de travail.

Informations complémentaires

Télétravail possible

Conduite de projet

Critères candidat

Niveau d'études

Niveau 4 - Bac

Niveau d'expérience min. requis

Non renseigné

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Campus Pierre et Marie Curie - 4 place Jussieu 75005 Paris

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

Informations générales

Organisme de rattachement

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche. Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€. Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de “Lettres”, “Santé” et “Sciences et Ingénierie” et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.