Assistant de direction générale - H/F

MAIRIE; Trappes; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

Restaurant municipal

Congé menstruel

Résumé du poste

La Mairie de Trappes recherche un Assistant de direction générale afin d'assurer l'organisation et la coordination des activités de la direction générale (DGS et DGA). Vous travaillerez en binôme avec le secrétariat du maire et assurerez le siège des réunions, l'accueil et le traitement des informations.

Profil : BAC+2 en assistanat de direction, maîtrise des outils bureautiques, excellente expression écrite et discrétion.

Qualifications

• BAC+2 en assistanat de direction ou équivalent.
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités.
• Grande aisance numérique et excellente maîtrise de la langue.
• Expérience confirmée en secrétariat/administration en Collectivité.
• Capacité à organiser et prioriser des activités dans un environnement exigeant.

Responsabilités

• Organiser et gérer les agendas de la direction générale.
• Gérer les agendas DGS et DGA et planifier les RDV.
• Préparer les convocations et les supports logistiques.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et documents.
• Assurer l'accueil et être le point de contact central.
• Contribuer à l'amélioration des procédures.

Connaissances

Organisation

Gestion du temps

Discrétion

Communication écrite

Formation

BAC+2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalence

Outils

Bureautique

MS Office

Description du poste

Offre n° 213XFRZ
Assistant de direction générale - H/F

VENEZ RENCONTRER LA MARIE DE TRAPPES LORS DU FORUM PLACE DE L EMPLOI LE 24/09/26 A PARTIR DE 13H30 PLACE DES MERISIERS TRAPPESACTIVITÉS PRINCIPALESOrganisation et gestion des agendas de la direction généraleGérer et coordonner les agendas du DGS et des DGA, en lien avec le secrétariat du mairePlanifier les rendez-vous en tenant compte des priorités et des contraintesAnticiper les arbitrages et assurer une organisation fluide de l'activitéSuivre et consolider les congés du périmètre concernéFonctionner en binôme avec le secrétariat du maire (notamment pour la gestion des congés, des appels, etc.)Assurer l'accueil et être un point de contact central de la direction généraleAccueillir et prendre en charge les interlocuteurs, physiquement et par téléphoneAnalyser, prioriser et orienter les sollicitations internes et externesFaciliter la circulation de l'information entre le cabinet du maire, la direction générale et les servicesGarantir la discrétion et la confidentialité des informations traitéesOrganiser et sécuriser le fonctionnement administratif et logistiqueOrganiser les réunions stratégiques (Maire/DG, comités, séminaires)Préparer les convocations, supports et éléments logistiquesRédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus et documentsGérer les listes de diffusion, invitations et suivis de présenceAssurer la réservation des salles et la préparation du matérielRéaliser le classement et l'archivage des documentsAssurer le suivi de dossiers transversaux et produire des indicateursMettre à jour les bases de données et listes de diffusionSuivre des dossiers spécifiques (incidents/accidents, RGPD, contraventions.)Contribuer à l'élaboration des bilans et du rapport d'activité (chiffres clés DG)Participer à l'amélioration des outils et des procéduresApporter un appui ponctuel aux projetsACTIVITÉS SPÉCIFIQUESAnimer le réseau des assistant.es de direction de la villeContribuer à la continuité de serviceMonter en compétence sur les procédures internes (courrier, instances.)Assurer des remplacements ponctuels en cas d'absenceAppliquer les procédures existantes dans un cadre définiAvantages collectifs :Ambiance agréable / Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun / Accès au restaurant municipal /Télétravail possible (selon nécessités de service et après 6 mois de présence) / Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées / Participation jusqu'à 35 € de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance / Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.Notre profil idéalCONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLESDIPLÔMES : BAC +2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalenceCONNAISSANCES :Bonne connaissance du fonctionnement des collectivitésPratique experte des outils bureautiquesGrande aisance numériqueTrès bonne expertise de la langue (orthographe, grammaire, .)EXPÉRIENCES : Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou en collectivité territorialeCOMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISESSavoir-faireOrganiser, prioriser et gérer efficacement les activités dans un environnement exigeantGérer les urgences et adapter son organisation en fonction des prioritésProduire des écrits clairs, structurés et de qualité (comptes rendus, courriers, notes)Traiter et fiabiliser l'information avec rigueurÊtre force de proposition dans l'amélioration des pratiques et des outilsSavoir-faireFaire preuve de rigueur, d'organisation et d'un excellent sens de la gestion du timeSavoir gérer la pression et faire face aux situations d'urgence avec calme et efficacitéÊtre réactif.ve, dynamique et impliquée dans ses missionsFaire preuve de discrétion professionnelle absolue et garantir la confidentialité

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• selon convention collective de la fonction public

Expérience

• 4 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Compétences

• Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
• Planification des tâches et gestion des priorités

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Administration publique générale