Assistant de Direction (F/H/X)

GENFIT; Loos; Sur place; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Résumé du poste

GENFIT recherche un assistant de direction pour soutenir le Comité Exécutif et le Président du Conseil d’Administration dans un cadre international.

Vous gérez les agendas, organisez voyages et réunions, préparez dossiers, et assurez la rédaction et relecture de documents en français et en anglais.

Expérience d’au moins cinq années sur des postes similaires, anglais et français B2+, maîtrise du Pack Office et sens du service client dans un environnement exigeant.

Qualifications

• Expérience confirmée d’au moins 5 ans dans des postes similaires.
• Rédaction de courriers et notes en français et en anglais.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et travail en environnement international.
• Sens développé de l'organisation et de la confidentialité.

Responsabilités

• Gérer les agendas complexes du Comité Exécutif et du Président.
• Organiser les rendez-vous, voyages d'affaires nationaux et internationaux et événements.
• Rédiger, relire et mettre en forme documents en FR et EN.
• Filtrer les communications et préparer les dossiers stratégiques.
• Suivre le courrier et l’archivage électronique et physique.

Connaissances

Gestion d'agendas

Organisation

Anglais B2+

Français courant

Rédaction & relecture

Communication écrite

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

En tant qu’assistant de direction vous assistez au quotidien les membres du Comité Exécutif et le Président du Conseil d’Administration, dans un environnement international, dynamique et exigeant.

• Vous gérez les agendas complexes et mouvants des membres du Comité Exécutif et du Président du Conseil d’Administration, en interaction avec les membres de leurs équipes, et les assistants de départements ;
• Vous organisez les rendez-vous et les réunions externes, conformément à notre politique et à nos processus en matière de voyages d'affaires. Cela inclut notamment : réserver les voyages nationaux et internationaux, préparer les plans/notes de voyage, soumettre les demandes de visa, organiser les événements en personne et en ligne ;
• Vous assurez la préparation, le contrôle et le suivi des dossiers stratégiques (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses…) pour les dirigeants, vous structurez et assurez la transmission des informations en interne et en externe ;
• Vous planifiez et préparez les rendez-vous et réunions internes, assurez la liaison avec les assistants de départements ;
• Vous êtes le point de contact et filtrez intelligemment les communications entrantes pour les membres du Comité Exécutif et le Président du Conseil d’Administration ;
• Vous rédigez des courriers et différents types de documents (comptes rendus, notes de synthèse…), en français et en anglais. Vous êtes également en charge de la relecture, de la correction et de la mise en page de documents en français, et en anglais ;
• Vous êtes garantissez la fiabilité et la mise à jour de la base CRM ;
• Vous pilotez l’organisation des activités de gouvernance avec le Président du Conseil d’Administration et le Secrétaire Général ;
• Vous assurez le classement électronique, papier et l’archivage et la gestion du courrier ;
• Vous suivez les factures/parapheurs/bons à payer et préparez les notes de frais pour les membres du Comité Exécutif et du Conseil d’Administration ;
• Vous assurez le suivi administratif pour le Directeur Général.
• Vous justifiez d’une expérience confirmée d’au moins cinq années sur des postes similaires et dans un environnement idéalement international ;
• Vous vous exprimez en anglais et en français de manière fluide et votre vocabulaire est contemporain et adapté à un environnement de travail international (niveau B2+ minimum à l’écrit et à l’oral). Votre expression orale se fait avec aisance dans les deux langues, et vous rédigez sans difficulté des contenus professionnels compréhensibles pour des natifs, pertinents et sans faute d’orthographe ;
• Vous utilisez quotidiennement le Pack Office (Word, Excel, Powerpoint) à un niveau avancé/expert ;
• Vous faites preuve d’une très forte capacité d’adaptation, d’organisation et de gestion des priorités. Vous êtes efficace grâce à votre sens du service client et votre persévérance qui vous permettent de trouver des solutions dans un environnement dynamique, convivial mais exigeant ;
• Votre rigueur, votre discrétion et votre sens de la confidentialité sont reconnus et appréciés.

Dans le cadre de ses recrutements, GENFIT s'engage au respect de l'égalité de traitement des candidats, indépendamment du genre, de l'âge, de l'orientation sexuelle, de l'origine ethnique, de la couleur de peau, de la nationalité, du handicap, de la religion, ou de quelque autre critère discriminatoire au regard de la loi en vigueur. En postulant à une offre d’emploi chez GENFIT, vous acceptez notre responsabilité commune de favoriser la diversité dans un environnement de travail inclusif.