Assistant de direction F/H

University of Paris I: Panthéon-Sorbonne; Paris; Sur place; EUR 34 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université Paris I: Panthéon-Sorbonne recherche une Assistante de direction et financière pour coordonner les activités administratives et financières au sein de la direction du Patrimoine immobilier.

Vous assurerez le suivi budgétaire, la gestion des commandes et le classement des justificatifs, tout en contribuant à la communication interne et externe avec les services concernés.

Qualifications

• Expérience administrative et financière souhaitée.
• Capacité à coordonner des activités et à travailler avec plusieurs services.
• Sens du service public et confidentialité.

Responsabilités

• Assurer la coordination administrative et financière au sein de la direction.
• Suivre le budget, les commandes, les règlements et les DGD.
• Gérer le classement et l’archivage des pièces justificatives.
• Assurer la liaison avec les ressources humaines et informer les agents.

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

À propos de nous

La direction du Patrimoine immobilier est structurée en cinq services: la stratégie et programmation immobilière, la conduite d’opérations, la maintenance et l’exploitation, la gestion des plans, et le pilotage budgétaire

Mission

Rattachée hiérarchiquement directement au directeur de la DPI, l’assistante de direction et financière assure de manière polyvalente et autonome la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de de la direction.

• Assister le directeur dans sa relation avec la direction des ressources humaines :
• Centraliser les besoins de formation des 3 services de la direction ainsi que les habilitations (électriques, SSIAP, CACES etc.) en lien avec la DRH ;
• Centraliser les besoins en termes de postes vacants auprès du directeur et des responsables de services ;
• Assurer la transmission auprès des agents concernés des campagnes de promotions sur liste d’aptitude et les tableaux d’avancement et centraliser et transmettre à la DRH les dossiers des agents qui souhaitent participer) ;
• Diffuser le tableau des congés et absences des agents ;
• Tenir à jour le tableau concernant le renouvellement des agents contractuels, en lien avec les chefs de service et le directeur ;
• Contribuer à la communication interne de la direction (organisation des réunions plénières, les temps de convivialité) ;
• Contribuer à la communication externe en assurant le lien avec les autres directions centrales et les composantes (UFR, Instituts, Écoles, laboratoires etc.).

À propos de nous

La direction du Patrimoine immobilier est structurée en cinq services: la stratégie et programmation immobilière, la conduite d’opérations, la maintenance et l’exploitation, la gestion des plans, et le pilotage budgétaire

Mission

Rattachée hiérarchiquement directement au directeur de la DPI, l’assistante de direction et financière assure de manière polyvalente et autonome la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de de la direction.

ACTIVITES PRINCIPALES

Coordination Administrative

• Assister le directeur dans sa relation avec la direction des ressources humaines :
• Centraliser les besoins de formation des 3 services de la direction ainsi que les habilitations (électriques, SSIAP, CACES etc.) en lien avec la DRH ;
• Centraliser les besoins en termes de postes vacants auprès du directeur et des responsables de services ;
• Assurer la transmission auprès des agents concernés des campagnes de promotions sur liste d’aptitude et les tableaux d’avancement et centraliser et transmettre à la DRH les dossiers des agents qui souhaitent participer) ;
• Diffuser le tableau des congés et absences des agents ;
• Tenir à jour le tableau concernant le renouvellement des agents contractuels, en lien avec les chefs de service et le directeur ;
• Contribuer à la communication interne de la direction (organisation des réunions plénières, les temps de convivialité) ;
• Contribuer à la communication externe en assurant le lien avec les autres directions centrales et les composantes (UFR, Instituts, Écoles, laboratoires etc.).

Appui Financier

• Mettre en œuvre l'exécution du budget, la passation des commandes, les règlements, soldes, Décomptes Généraux Définitifs (DGD) ;
• Collaborer avec les services de la DAF-B et de l’Agence Comptable pour le suivi d’exécution des opérations de la direction ;
• Participer à l’organisation et à la réalisation du classement et l'archivage des justificatifs des opérations financières de la direction.

Gestion Courante

• Collecte et classement de documents et données d’activités : devis tableaux, rapports etc. ;
• Gérer les courriers institutionnels (Préfectures, Ville de Paris, Région Ile-de-France) et les rendez-vous avec les organismes publics ;
• Assister aux réunions de direction (faire les compte-rendu/relevés de décisions) et représenter la direction en cas de besoin dans son domaine d’activité.

Profil

Connaissances Transversales Requises

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique ;
• Objectifs et projets de la DPI et de l’établissement ;

Savoir-faire

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité.

Savoir-être

• Rigueur ;
• Fiabilité ;
• Sens de la confidentialité et du service public ;

Référence de l'offre : h3x1hkhhzg