Assistant(e) de direction (H/F)

Préfecture du Nord; Lille; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant administratif sur place

Forfait mobilité durable

Remboursement transport 75%

Résumé du poste

La Préfecture du Nord à Lille recherche un agent administratif chargé de l’accueil et de la gestion de l’emploi du temps du directeur, de la diffusion des informations et de la documentation interne.

Vous assurerez l’accueil téléphonique, la diffusion des circulaires et la coordination des dossiers, avec le soutien du service du personnel pour le suivi des congés et des formations. Avantages sur site et prestations sociales incluses.

Qualifications

• Connaissances en informatique et bureautique maîtrisée.
• Connaissance de l'environnement professionnel à acquérir.
• Savoir rédiger et s'organiser; travail en équipe requis.

Responsabilités

• Gérer l'emploi du temps du directeur: dates, contacts, salles et véhicules.
• Assurer l’accueil téléphonique et diffuser les informations internes.
• Mettre à jour l’annuaire et l’organigramme; suivre les dossiers du personnel.
• Organiser l’accueil des stagiaires et coordonner avec les services de formation et partenaires.
• Gérer les crédits de fonctionnement et les commandes de fournitures et matériel.

Connaissances

Informatique

Bureautique maîtrise

Environnement professionnel

Rédiger

Organisation

Travail en équipe

Relations humaines

Communication

Accueil

Description du poste

Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales:

• Gérer l'emploi du temps du directeur: déterminer les dates, prendre les contacts nécessaires en interne comme en externe, prendre l'initiative d'associer les chefs de bureau concernés, réserver les salles de réunions, réserver les véhicules
• Assurer l’accueil téléphonique
• Diffuser les informations arrivant sur les boîtes fonctionnelles (secrétariat, collectivités) au(x) bon(s) destinataire(s) (circulaires ministérielles, informations internes, notes de service)
• Diffuser la documentation interne (juridique) à la direction et assurer sa mise à jour
• Actualiser l’agenda coordonné prefet-SG-SGA en lien avec la DCPIet anticiper les demandes et les échéances en vue des rendez-vous SG et préfet, centraliser les éléments nécessaires à la constitution des dossiers, préparer les dossiers
• Suivre les dossiers de gestion du personnel de la direction: accueil des nouveaux arrivants, congés (Casper) , campagnes d’évaluation, d’avancement, mutation, absences diverses, carrière, formation, en liaison avec le service du personnel dans le respect des calendriers imposés
• Organiser l'accueil des stagiaires à la DRCT (en liaison avec les services de formation, l'IRA, le cas échéant, gestion des badges, du matériel informatique, archiver les dossiers de stage)
• Gérer et mettre à jour l'annuaire téléphonique de la direction (référent «fiche agent» intranet) , l’organigramme
• Gérer les crédits de fonctionnement de la direction et les commandes de fournitures, consommables informatiques, papier
• Gérer les déplacements (CHORUS DT) : ordres de mission, réservations billets de train, frais de déplacements…

Votre environnement professionnel:
Activités du service:
La DRCT a en charge le contrôle de légalité des actes des collectivités dans les domaines de la fonction publique territoriale, de la commande publique, de l'urbanisme et du fonctionnement des institutions. Elle exerce également le contrôle budgétaire. La direction a aussi une mission de conseil auprès des collectivités
Composition et effectifs du service:
La direction est composée de 4 bureaux. 46 agents la composent.
Liaisons hiérarchiques:
Le directeur, le directeur adjoint
Liaisons fonctionnelles:
Chefs de bureau, sous-préfectures, directions départementales interministérielles, collectivités

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Poste bureautique
Confidentialité, rigueur, réactivité, disponibilité
Les avantages:

• Restaurant administratif sur place
• Forfait mobilité durable
• Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75%
• Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare
• Position centrale en plein cœur de la ville de Lille
• Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche
• Participation à la complémentaire santé
• Accès à un large de choix de formations
• Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit

Profil recherché

Connaissances techniques:

• avoir des compétences en informatique
• bureautique: Niveau maîtrise requis
• connaître l'environnement professionnel: Niveau pratique à acquérir

Savoir-faire:

• savoir rédiger: Niveau pratique requis
• savoir s'organiser: Niveau maîtrise requis
• savoir travailler en équipe: Niveau maîtrise requis

Savoir être:

• avoir le sens des relations humaines: Niveau pratique requis
• savoir communiquer: Niveau pratique à acquérir
• savoir accueillir: Niveau pratique requis

Présentation de Préfecture du Nord

Préfecture du Nord