Assistant de Direction et de Ressources Humaines - Ufr Staps H/F

Université Marie et Louis Pasteur; Besançon; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Job summary

L'Université Marie et Louis Pasteur à Besançon recherche un(e) assistant(e) de direction chargé(e) d'appui à la direction et de la gestion des ressources humaines au sein de l'UFR STAPS et Campus Sports.

Vous collectez et relayez les informations RH, suivez les dossiers des vacataires et contractuels, gérez l'agenda, rédigez les comptes rendus et assurez une veille administrative et réglementaire en lien avec la DRH.

Qualifications

• Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil.
• Savoir hiérarchiser et classer les informations reçues.
• Capacité à assurer la confidentialité des informations.
• Rédaction administrative et gestion du courrier.
• Organisation, polyvalence et rigueur.
• Autonomie et adaptabilité face à des priorités changeantes.
• Veille réglementaire et administrative RH.

Responsibilities

• Relayer et centraliser les informations RH et accompagner les personnels.
• Gérer l'agenda et organiser les réunions et rendez-vous du Directeur.
• Transmettre en interne et en externe les informations et décisions; suivre les dossiers.
• Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer le suivi administratif.
• Collaborer avec les partenaires et assurer le soutien logistique des événements.

Skills

Expression orale

Accueil

Gestion des informations

Confidentialité

Organisation

Polyvalence

Rigueur

Autonomie

Relationnel

Capacité d'analyse

Tools

Excel

Word

SIHAM

EVE/WEVE

Libertempo

ADE

Job description

Définition de la fonction

Appui à la direction et gestion des ressources humaines

Activité 1 : Relais RH

Gestion du personnel enseignant UFR STAPS et Campus Sports , du personnel BIATSS, ATER et doctorants Accueillir des nouveaux arrivants Communication: relayer et centraliser les informations en lien avec les questions RH Accompagner les personnels Participer aux réunions du réseau RH de l'UMLP Préparer les dossiers administratifs: notation, avancement, primes, campagne emplois, en collaboration avec le Directeur Gérer en lien avec le Directeur l'organisation des comités de sélection dans le cadre des recrutements enseignants Traiter les demandes d'autorisation d'absence, ordre de mission, de congés, d'autorisation de cumul d'activités en relation avec la DRH de la Présidence de l'Université Recenser les services dispensés à l'UFR STAPS, procéder au déversement des heures effectuées et vérification Suivre le pilotage Assurer le suivi de la dotation des cours complémentaires

Activité 2 : Gestion des enseignants vacataires, des contrats d'emplois étudiants et autres intervenants extérieurs - UFR STAPS et Campus Sports

Collecter les informations auprès des responsables de diplômes et de la directrice de Campus Sports Constituer et contrôler les dossiers des vacataires Créer les conventions d'intervenant bénévole Assurer le suivi des contrats (avenants, etc.), Vérifier puis saisir les heures effectuées selon le calendrier établi par la Présidence Gérer les contrats d'emplois étudiants: -Envoyer et préparer les fiches de postes -Constituer et transmettre les pièces justificatives nécessaire à l'élaboration des contrats -Suivi et saisie des heures

Activité 3 : Assistant de direction

Recevoir, gérer et filtrer les informations (écrites ou téléphoniques) destinées au Directeur Gérer l'agenda, les réunions et rendez-vous du Directeur et de la responsable des services administratifs Transmettre en interne et en externe les informations et décisions Gérer le courrier Assurer les convocations aux réunions et conseils Rédiger les comptes-rendus de réunion Suivre et Assurer une veille règlementaire et administrative concernant la gestion RH des personnels en lien avec la responsable des services administratifs Travailler susur la relation avec les partenaires, collecte de la taxe d'apprentissage- Appui à la direction sur la logistique des évènements

Activité 4 : Appui à la direction sur les sujets RH, le pilotage et les évènements

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels. Il est à pourvoir dès que possible.

Compétences opérationnelles

Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil Savoir hiérarchiser et classer les informations réceptionnées Savoir gérer la confidentialité des informations Savoir utiliser les techniques de rédaction administrative Confidentialité, capacité d'écoute Savoir accueillir, capacité d'adaptation Organisation, polyvalence, rigueur Savoir gérer les priorités, autonomie Rendre compte Connaissances Connaissances de l'environnement professionnel, la législation de la fonction publique et de l'enseignement supérieur, l'organisation et le fonctionnement de l'université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels, l'organisation et le fonctionnement de l'UFR STAPS Connaissance générale de la gestion des ressources humaines Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels(Excel, Word, SIHAM, EVE/WEVE, Libertempo, ADE)

Compétences comportementales

Confidentialité Grande discrétion Adaptabilité Capacité d'organisation et rigueur Capacité de discernement Bon relationnel Réactivité Autonomie Sens des responsabilités Capacités d'analyses