Assistant de direction et de ressources humaines - UFR STAPS (F/H)

Université Marie Et Louis Pasteur; Besançon; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Organisation flexible

Congés annuels 25 jours + ARTTP

Développement professionnel et actions

Job summary

Université Marie et Louis Pasteur à Besançon recherche un/une assistant(e) de direction chargé(e) de l’appui à la direction et de la gestion des ressources humaines. Vous assurez l’accueil, le filtrage des informations, la gestion d’agendas et le suivi des dossiers administratifs liés au personnel enseignant et BIATSS.

Vous collaborez avec le Directeur et la responsable des services administratifs, participez aux réunions RH, suivez les conventions et les contrats, et contribuez à la veille

Qualifications

• Expérience en assistanat de direction ou gestion RH souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des règles de confidentialité.

Responsibilities

• Relayer et centraliser les informations RH et accueillir les nouveaux arrivants.
• Préparer les dossiers administratifs et suivre les contrats et les heures des intervenants.
• Gérer l’agenda du Directeur et transmettre les décisions en interne et externe.
• Participer à la veille réglementaire et logistique des évènements.

Skills

Accueil, relation client

Gestion d’agenda

Rédaction administrative

Confiance et confidentialité

Organisation et rigueur

Capacité d’analyse

Autonomie

Communication écrite

Réactivité

Tools

Excel

Word

SIHAM

EVE/WEVE

Libertempo

ADE

Job description

Définition de la fonction

Appui à la direction et gestion des ressources humaines

Activité 1: Relais RH: Gestion du personnel enseignant UFR STAPS et Campus Sports , du personnel BIATSS, ATER et doctorants

• Accueillir des nouveaux arrivants
• Communication: relayer et centraliser les informations en lien avec les questions RH
• Accompagner les personnels
• Participer aux réunions du réseau RH de l’UMLP
• Préparer les dossiers administratifs: notation, avancement, primes, campagne emplois, en collaboration avec le Directeur
• Gérer en lien avec le Directeur l’organisation des comités de sélection dans le cadre des recrutements enseignants
• Traiter les demandes d’autorisation d’absence, ordre de mission, de congés, d’autorisation de cumul d’activités en relation avec la DRH de la Présidence de l’Université
• Recenser les services dispensés à l’UFR STAPS, procéder au déversement des heures effectuées et vérification
• Suivre le pilotage
• Assurer le suivi de la dotation des cours complémentaires

Activité 2: Gestion des enseignants vacataires, des contrats d’emplois étudiants et autres intervenants extérieurs - UFR STAPS et Campus Sports

• Collecter les informations auprès des responsables de diplômes et de la directrice de Campus Sports
• Constituer et contrôler les dossiers des vacataires
• Créer les conventions d’intervenant bénévole
• Assurer le suivi des contrats (avenants, etc.) ,
• Vérifier puis saisir les heures effectuées selon le calendrier établi par la Présidence
• Gérer les contrats d’emplois étudiants:
  • Envoyer et préparer les fiches de postes
  • Constituer et transmettre les pièces justificatives nécessaire à l’élaboration des contrats
  • Suivi et saisie des heures

Activité 3: Assistant de direction

• Recevoir, gérer et filtrer les informations (écrites ou téléphoniques) destinées au Directeur
• Gérer l’agenda, les réunions et rendez-vous du Directeur et de la responsable des services administratifs
• Transmettre en interne et en externe les informations et décisions
• Gérer le courrier
• Assurer les convocations aux réunions et conseils
• Rédiger les comptes-rendus de réunion
• Suivre et Assurer une veille règlementaire et administrative concernant la gestion RH des personnels en lien avec la responsable des services administratifs
• Travailler susur la relation avec les partenaires, collecte de la taxe d’apprentissage
  • Appui à la direction sur la logistique des évènements

Activité 4: Appui à la direction sur les sujets RH, le pilotage et les évènements

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Il est à pourvoir dès que possible.

Conditions particulières d'exercice

Le poste est au cœur de la direction, il nécessite de trouver le bon équilibre entre le directeur de l’UFR STAPS et la responsable des services administratifs. Ce poste nécessite une confiance réciproque.

Le poste est rattaché à l’UFR STAPS mais l’activité concerne la composante et le service commun Campus Sports. La continuité de service nécessite une présence en mai et juin.

Profil recherché

Compétences opérationnelles

• Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil
• Savoir hiérarchiser et classer les informations réceptionnées
• Savoir gérer la confidentialité des informations
• Savoir utiliser les techniques de rédaction administrative
• Confidentialité, capacité d’écoute
• Savoir accueillir, capacité d’adaptation
• Organisation, polyvalence, rigueur
• Savoir gérer les priorités, autonomie
• Rendre compte

Connaissances

• Connaissances de l’environnement professionnel, la législation de la fonction publique et de l’enseignement supérieur, l’organisation et le fonctionnement de l’université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels, l’organisation et le fonctionnement de l’UFR STAPS
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
• Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels (Excel, Word, SIHAM, EVE/WEVE, Libertempo, ADE)

Compétences comportementales

• Confidentialité
• Grande discrétion
• Adaptabilité
• Capacité d’organisation et rigueur
• Capacité de discernement
• Bon relationnel
• Réactivité
• Autonomie
• Sens des responsabilités
• Capacités d’analyses

Présentation de Université Marie Et Louis Pasteur

L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.

Avec plus de 27 000 apprenants et 2 500 personnels administratifs et enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.

Ce que l’université vous propose:

• Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4, 5 jours
• Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail) , au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
• Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
• Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)

A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.