Assistant de direction du DGS (H/F)

Meylan; France; Hybride; EUR 27 000 - 33 000; Plein temps

Résumé du poste

La Mairie de Meylan recrute un(e) assistant(e) de direction pour assurer le soutien permanent au DGS et à l'équipe de direction. Vous gérerez l'agenda, l'accueil et la circulation de l'information, et participerez à la production de documents et au suivi administratif.

Ce poste, ouvert en CDI, s'inscrit dans une dynamique de polyvalence entre les services et le protocole, avec une prise d'initiative et un sens du service public.

Qualifications

• Organisation et gestion d'agendas
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Rigueur et sens de l'organisation
• Autonomie
• Diplomatie et aisance relationnelle
• Esprit d’équipe et polyvalence
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers

Responsabilités

• Organisation et gestion de l'agenda du DGS et du CODIR, préparation des réunions et déplacements.
• Accueil et circulation de l'information : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des emails.
• Rédaction et mise en forme de documents (courriers, notes, comptes-rendus, présentations).
• Appui logistique aux instances internes et organisation matérielle des réunions.
• Suivi administratif : classement, archivage et tableaux de bord.
• Missions dans le cadre de la polyvalence avec le protocole : continuité du secrétariat et gestion des agendas.

Description du poste

Avec ses 17 728 habitants, la ville de Meylan est la 5e commune de la métropole grenobloise.

La ville de Meylan est forte de 550 agents qui œuvrent chaque jour pour offrir aux Meylanais(es) l'accès aux 87 équipements communaux ainsi qu'à deux bâtiments d'exception : le Clos des Capucins et le Domaine de Rochasson.

Grâce à ses équipements et ses services municipaux, la ville de Meylan veille à offrir à ses usagers un service public en lien avec ses besoins et ses valeurs.

4, avenue du vercors, Meylan (Isère (38))

Poste à pourvoir le

Type d'emploi

Emploi permanent - création d'emploi

Motif de vacance du poste

Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

• Rédacteur
• Rédacteur principal de 2ème classe
• Rédacteur principal de 1ère classe

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Rémunération indicative

Rémunération statutaire + IFSE 275€ + prime annuelle versée en 2 fois

Descriptif de l'emploi

L'assistant.e de direction apporte un appui permanent au DGS et à l'équipe de direction en matière d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

C'est un poste de relais entre la direction générale et l'ensemble des services, qui suppose réactivité, discrétion et sens de l'organisation.

Le champ d'action est large car il touche potentiellement à tous les sujets traités par la collectivité, sans que cela suppose un pilotage de ces sujets : l'assistant.e facilite et sécurise le fonctionnement quotidien de la direction et fait circuler l'information, il.elle ne porte pas de projets en propre.

L'équipe de direction est composée :

• D'un Directeur Général des Services (DGS)
• D'un Comité de Direction (1 DGSA, 2 DGA, 1 Dir. CCAS)
• D'un.e Assistant.e de direction du DGS
• D'un.e Assistant.e des élus et chargé.e du protocole
• D'un Chargé de transformation
• D'une Chargée de mission citoyenneté

Le poste d'assistant.e de direction est hiérarchiquement rattaché au DGS. Il/elle travaille en lien étroit avec l'assistant.e des élus et chargé.e du protocole.

Missions principales

• Organisation et gestion de l'agenda du DGS Gestion de l'agenda et des rendez-vous du DGS, préparation logistique des réunions et déplacements.
• Accueil et circulation de l'information Accueil physique et téléphonique, gestion des courriels et du courrier entrant/sortant de la direction, gestion des parapheurs.
• Production de documents Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus et supports de présentation (diaporamas, dossiers de réunion).
• Appui logistique aux instances internes auprès de l’équipe de direction (CODIR, CODEP, COSER…) Appui à l'organisation matérielle des réunions de direction et des instances internes : planification, ODJ, supports, compte-rendu.
• Suivi administratif Classement et archivage des dossiers, suivi de tableaux de bord administratifs, veille sur les échéances de la direction.

Missions secondaires

• Administration fonctionnelle de logiciels métiers
• Relais RH de premier niveau pour l'équipe de direction (suivi des congés, interface avec le service RH)

Missions dans le cadre de la polyvalence avec le poste d'assistant.e des élus et chargé.e du protocole

• Assurer, en cas d'absence de l'assistant·e des élus et chargé·e du protocole, la continuité des missions essentielles du secrétariat de la Maire et des élus : gestion des agendas, accueil physique et téléphonique.
• Contribuer à des tâches administratives transversales à la demande du DGS

SAVOIRS

• Organisation et fonctionnement d'une collectivité territoriale et de ses services
• Connaissances de base des instances et du fonctionnement des élus locaux

SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS

• Maîtrise des outils bureautiques (Office 365 : Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Maîtrise ou capacité à prendre en main les logiciels métiers utilisés par la collectivité
• Techniques rédactionnelles : courriers, notes, comptes-rendus
• Organisation et gestion d'agendas
• Classement et archivage

SAVOIR-ETRE ET COMPETENCES RELATIONNELLES

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Sens du service public et neutralité
• Organisation, anticipation, rigueur
• Capacité d’adaptation et réactivité face aux sollicitations multiples
• Diplomatie et aisance relationnelle
• Autonomie et capacité à alerter/rendre compte
• Esprit d’équipe et goût pour la polyvalence

Adresse de l'employeur

MAIRIE DE MEYLAN >>4, avenue du vercors 38240 Meylan

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.