Assistant de direction - Direction médicale F/H

Établissement français du sang; Saint-Denis; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Établissement français du sang recherche un assistant(e) administratif(ve) au sein de la Direction médicale. Vous accompagnerez l'équipe pour optimiser la gestion administrative de l’activité et faciliterez les tâches quotidiennes.

Vous assurez l’organisation logistique des événements, la gestion des agendas, la rédaction et diffusion des comptes rendus, ainsi que le suivi des diffusions et des stocks de fournitures. Poste en CDI, à Saint-Denis, proximité du siège.

Qualifications

• Bac+3 secrétariat de direction ou secrétariat médical exigé.
• Expérience dans un poste similaire appréciée.
• Autonomie, rigueur et sens de l'organisation requis.
• Bon relationnel et capacité à travailler en équipe, discrétion et confidentialité indispensables.

Responsibilities

• Préparer et organiser la logistique des événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques) et gérer les ordres de mission et notes de frais.
• Gérer les agendas des collaborateurs (rendez-vous, réunions, réseaux DM), planifier et réserver les salles, préparer les comptes rendus.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et avis de la DM, mettre à jour les listes de diffusion.
• Réorganiser et archiver les documents importants ; collecter, traiter et classer l'information.
• Réaliser les commandes de matériel, fournitures et consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Skills

Autonomie

Rigueur

Organisation

Réactivité

Discrétion professionnelle

Bon relationnel

Esprit d'équipe

Capacités rédactionnelles

Expression orale

Education

Bac+3 secrétariat de direction ou secrétariat médical

Tools

Pack Office

Job description

La Direction médicale est chargée de piloter et de coordonner les activités médicales relatives aux missions de sécurité et de qualité de l'EFS. Au sein de cette direction, sous l’autorité la directrice médicale et en étroite collaboration avec les différents collaborateurs, vous aurez pour mission principalel'accompagnement des membres de l’équipe afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de l’activité.

Plus particulièrement vos tâches seront:

• La préparation et l’organisation de la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques…) ainsi que la gestion des ordres de mission et des notes de frais
• La gestion des agendasdes collaborateurs : rendez-vous, réunions et réseaux animés par les départements de la DM (planification, réservation salle, envoi des ordres du jour et comptes rendus….)
• La participation, l’élaboration et la diffusion des comptes rendus de réunions, des notes et des avis de la DM
• La mise à jour des listes de diffusion
• L’organisation du tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)
• La réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et la vérification de la conformité des livraisons

• Vous êtes titulaire Bac + 3 secrétariat de direction ou secrétariat médical. Une expérience dans un poste similaire serait un plus
• Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve)et dotée d'une discrétion professionnelle
• Vous avez un bon relationnel et un goût prononcé pour le travail en équipe
• Vous avez de bonnes capacités rédactionnellesainsi qu'une bonne expression orale. Une connaissance du vocabulaire médical serait un plus
• Vous maitrisez le Pack Office (Excel, Word, Powerpoint…)