Assistant de direction - Direction médicale F/H

EFS; Saint-Denis; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

La Direction médicale de l’EFS recherche une assistante administrative et logistique, précise et proactive, pour soutenir l’équipe dans la gestion administrative et la coordination des activités. Vous organisez réunions, déplacements et événements, assurez le suivi des comptes rendus et des notes de frais, et vous maintenez une communication fluide avec les départements.

Vous serez en charge de l’agenda des collaborateurs, de la diffusion des informations et de l’archivage des documents, avec

Qualifications

• Autonome, rigoureux(se), organisé(e) et réactif(ve) avec discrétion professionnelle.
• Bon relationnel et travail en équipe.
• Bonnes capacités rédactionnelles et expression orale.
• Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint…).

Responsibilities

• Préparer et organiser la logistique des événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires, conférences téléphoniques).
• Gérer les agendas des collaborateurs et planner les réunions et comptes rendus.
• Participer à l’élaboration et diffusion des comptes rendus et notes de la DM.
• Mettre à jour les listes de diffusion et archiver les documents importants.

Skills

Autonomie

Rigueur

Organisation

Réactivité

Discrétion professionnelle

Bon relationnel

Capacités rédactionnelles

Expression orale

Pack Office

Education

Bac +3 secrétariat de direction ou secrétariat médical

Tools

Pack Office

Job description

La Direction médicale est chargée de piloter et de coordonner les activités médicales relatives aux missions de sécurité et de qualité de l’EFS. Au sein de cette direction, sous l’autorité la directrice médicale et en étroite collaboration avec les différents collaborateurs, vous aurez pour mission principale l’accompagnement des membres de l’équipe afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de l’activité.

Plus particulièrement vos tâches seront :

• La préparation et l’organisation de la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques…) ainsi que la gestion des ordres de mission et des notes de frais
• La gestion des agendas des collaborateurs : rendez-vous, réunions et réseaux animés par les départements de la DM (planification, réservation salle, envoi des ordres du jour et comptes rendus….)
• La participation, l’élaboration et la diffusion des comptes rendus de réunions, des notes et des avis de la DM
• La mise à jour des listes de diffusion
• L’organisation du tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
• La réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et la vérification de la conformité des livraisons

• Vous êtes titulaire Bac + 3 secrétariat de direction ou secrétariat médical. Une expérience dans un poste similaire serait un plus
• Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve) et dotée d’une discrétion professionnelle
• Vous avez un bon relationnel et un goût prononcé pour le travail en équipe
• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles ainsi qu'une bonne expression orale. Une connaissance du vocabulaire médical serait un plus
• Vous maitrisez le Pack Office (Excel, Word, Powerpoint…)