Assistante de direction (H/F)

Grand Paris Seine & Oise; Magnanville; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible selon missions

Parking gratuit

Carte restaurant (60% employeur)

Résumé du poste

Grand Paris Seine & Oise recherche une assistante de direction pour piloter l’agenda du directeur, préparer les échéances et coordonner les actions avec les services et élus. Vous contribuerez à la production de documents fiables et à l’amélioration continue des procédures.

Vous assurez le suivi des projets structurants et le reporting, tout en veillant à la qualité rédactionnelle et au respect des délais. Déplacements ponctuels et travail en transversalité seront au cœur du poste.

Qualifications

• Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou collectivités territoriales.
• Connaissances des circuits décisionnels et institutionnels.
• Maîtrise des outils bureautiques avancés et des logiciels métiers.
• Capacité à piloter et suivre des activités avec des tableaux de bord.

Responsabilités

• Piloter l’agenda du directeur et préparer les échéances importantes.
• Rédiger et harmoniser les documents administratifs et notes de synthèse.
• Contribuer à la coordination des réunions et au suivi des décisions.
• Mettre en place des outils de reporting et assurer le suivi des projets structurants.

Connaissances

Organisation & priorisation

Analyse et synthèse

Rédaction professionnelle

Discrétion

Travail en transversalité

Proactivité

Formation

Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou collectivités territoriales

Description du poste

MISSIONS

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 442 000 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

Au sein d’une direction structurée et fortement opérationnelle (360 agents répartis entre centres techniques et services centraux), l’assistante de direction contribue au pilotage administratif, à la coordination et à la sécurisation du fonctionnement de la direction de la voirie.

Véritable interface entre la direction, les services opérationnels, la direction générale et les élus, elle joue un rôle central dans l’organisation et la fiabilisation des circuits d’information, en veillant à leur circulation, leur priorisation et leur exploitation au service de l’action de la direction.

En appui direct du directeur, elle organise et anticipe l’activité stratégique, prépare les échéances et contribue à la prise de décision par la production de supports fiables et synthétiques. Elle participe également à la coordination des activités et des projets structurants de la direction (investissement, exploitation, programmation pluriannuelle), en assurant un suivi transversal et en produisant des outils de reporting adaptés.

Enfin, elle contribue à la qualité et à l’efficience des procédures administratives, en structurant les pratiques, en accompagnant les services et en participant à une démarche d’amélioration continue à l’échelle de la direction.

Vos Missions Principales Seront

Assistance stratégique et appui à la décision du directeur :

• Piloter la gestion de l’agenda du directeur en intégrant les priorités stratégiques et les enjeux institutionnels
• Préparer les échéances (réunions, instances, arbitrages) en élaborant des dossiers, notes de synthèse et éléments d’aide à la décision
• Assurer un rôle d’alerte sur les échéances et dossiers sensibles
• Rédiger, sécuriser et harmoniser les documents administratifs (notes, comptes rendus, courriers stratégiques)

Coordination, Organisation Et Circulation De L’information

• Coordonner l’organisation des réunions et instances de la direction (ordre du jour, préparation, suivi des décisions)
• Structurer et fiabiliser les circuits de diffusion de l’information au sein de la direction et avec les interlocuteurs externes (DG, DGA, cabinet, élus)
• Assurer la centralisation et la priorisation des sollicitations internes et externes
• Contribuer à la continuité de service en lien avec les autres assistantes de direction

Pilotage Administratif Et Suivi De L’activité

• Concevoir, alimenter et analyser des tableaux de bord de suivi de l’activité (indicateurs opérationnels, délais, suivi des projets)
• Mettre en place des outils de reporting à destination de la direction et de la direction générale
• Assurer le suivi administratif des projets structurants de la direction (PPI voirie, ouvrages d’art, éclairage public, exploitation…)
• Produire des bilans et états d’avancement

Pilotage du courrier et sécurisation des procédures administratives :

• Piloter le circuit des courriers de la direction (répartition, suivi, respect des délais)
• Contrôler la qualité rédactionnelle et la conformité administrative des réponses
• Mettre en place et suivre des indicateurs de performance (délais de réponse, typologie)
• Apporter un appui méthodologique aux services (rédaction, procédures, outils)

Veille, Amélioration Continue Et Projets Transversaux

• Assurer une veille réglementaire et administrative en lien avec les activités de la direction
• Participer à l’évolution des pratiques et à l’optimisation des procédures internes (dématérialisation, outils, circuits)

PROFIL

Votre profil nous intéresse si vous avez :

Diplômes

• Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou collectivités territoriales

Connaissances

• Fonctionnement des collectivités territoriales,
• Techniques de rédaction administrative et de synthèse,
• Outils bureautiques avancés et logiciels métiers,
• Méthodes de pilotage et de suivi d’activité (tableaux de bord, indicateurs),
• Organisation des circuits décisionnels et institutionnels.

Expériences

• Expérience significative sur un poste d’assistanat de direction à fort niveau d’autonomie ou sur des fonctions administratives polyvalentes en collectivité

Qualités

• Forte capacité d’organisation et de priorisation,
• Esprit d’analyse et de synthèse,
• Qualités rédactionnelles reconnues,
• Discrétion et sens de la confidentialité,
• Capacité à travailler en transversalité avec de multiples interlocuteurs,
• Proactivité et force de proposition.

La Communauté Urbaine Vous Propose

• Une rémunération attractive sur étude individualisée
• Différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition selon les missions exercées
• Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions
• Carte restaurant avec contribution employeur de 60%
• Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur
• Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale)
• Environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences
• Engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
• Qualité de vie au travail : moments de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT
• Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%