Assistant de Direction Direction des Ressources Humaines H/F

Université Jean-Monnet - Saint-Etienne; Saint-Étienne; Sur place; EUR 27 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Jean-Monnet - Saint-Etienne recherche un Assistant de la DRH pour assurer un appui administratif et logistique, et soutenir l'organisation des activités du service RH. Vous contribuerez à la circulation de l'information et au bon fonctionnement des instances.

Vous assurerez la gestion du planning, le suivi des mails et l'appui à la DRH et à la DRH Adjointe, en veillant à la confidentialité et à la qualité rédactionnelle.

Qualifications

• Utilisation avancée des outils bureautiques et des méthodes de secrétariat.
• Maîtrise des normes rédactionnelles et dactylographiques.
• Bon niveau rédactionnel et capacité à gérer les priorités et urgences.

Responsabilités

• Mettre en place et suivre le planning institutionnel des instances et l'agenda de la DRH et de la DRH Adjointe.
• Gérer la boite mail de l'assistant de la DRH et assurer le soutien administratif.
• Organiser les réunions et assurer la circulation des informations au sein de la DRH.

Connaissances

Outils bureautiques avancés

Secrétariat

Gestion administrative

Rédaction

Organisation et rigueur

Outils

MS Office

Gestion électronique

Description du poste

La Direction des Ressources HumainesLa Direction de Ressources humaines regroupe 27 collaborateurs, elle se compose de 3 services. La DRH a pour mission de proposer et mettre en oeuvre la politique Ressources Humaines de l'établissement. Pour cela la Direction anime le partage de la fonction RH et accompagne les encadrants dans leur fonction managériale dans les composantes, services ou laboratoires. Dans l'optique de développer la qualité de vie des conditions de travail des personnels, la DRH mobilise différents leviers RH (diversité des recrutements, intégration des personnes handicapées, formation professionnelle...) tout en contribuant au dialogue social.La direction est dotée d'un projet de service servant de référence à une démarche d'amélioration continue et d'optimisation des processus.

MISSIONS PRINCIPALES

Placé sous l'autorité de la Directrice des Ressources Humaines, l'assistant de la DRH jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement du service en apportant un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction des Ressources Humaines. Il assiste la DRH et la DRH Adjointe dans leurs missions.Par ailleurs, L'assistant de direction participe à la circulation de l'information au sein de la DRH.

ACTIVITES

• Mettre en place et suivre le planning institutionnel des instances et l'agenda de la DRH et de la DRH Adjointe
• Assurer le suivi et la gestion de la boite mail de l'assistant de la DRH
• Assurer l'appui administratif de la DRH et DRH Adjointe
• Organiser, participer et suivre les réunions de dialogue social CSA et F3SCT, Congrès Social
• Organiser, participer et suivre les réunions des responsables RH, Réunion plénière RH...
• Contrôler les parafeurs et viser les signatures et assurer la bonne circulation
• Organiser administrativement les visites médicales pour les agents en lien avec le SLST
• Rédiger des notes, courriers, support de présentation à destination de la DRH et des services de l'université

Savoir et savoir faire

• Utilisation avancée d'outils bureautiques
• Connaitre les techniques de secrétariat et de gestion administrative, les normes rédactionnelles et dactylographiques
• Avoir un bon niveau rédactionnel
• Savoir gérer les urgences et priorités
• Savoir analyser et gérer rapidement les demandes d'informations
• Maitriser les modalités d'accueil du public
• Aptitude à la polyvalence
• Maitrise les procédures et les règles administratives
• Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur

Savoir être

• Discrétion et respect total de la confidentialité
• Esprit d'équipe et aisance relationnelle
• Savoir écouter et aptitude à travailler en collaboration et en transversalité
• Organisation et rigueur
• Réactivité
• Autonomie
• Force de proposition