Assistant.e de direction H/F

Université de Reims Champagne-Ardenne; Reims; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un assistant de direction au sein du service de la direction des ressources humaines. Vous assisterez l'équipe DRH dans l'organisation quotidienne et contribuerez à la bonne marche administrative des activités.

Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers et des plannings, ainsi que l'appui à la préparation des instances et événements internes RH.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et savoir rédiger des notes.
• Sens de l'organisation, priorisation et réactivité.
• Discrétion et confidentialité des données.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et le secrétariat de la DRH.
• Suivre les plannings, congés et absences; accueil des nouveaux arrivants.
• Gérer les courriers entrants et sortants et le parapheur électronique.
• Élaborer et mettre en forme des documents et assurer la gestion documentaire.
• Préparer les instances et événements RH; logistique associée.

Connaissances

Relation humaine

Ecoute active

Rigueur organisation

Polyvalence

Discrétion

Outils

Maîtrise bureautique

Description du poste

À propos de nous

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.

Pluridisciplinaire, elle forme près de 29 000 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).

Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.

Mission

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e assistant.e de direction au sein du service de la direction des ressources humaines.

Il/Elle aura pour mission d'assister l'équipe de la DRH dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement administratif des activités de la direction.

Sous l'autorité du directeur/trice des ressources humaines, il/elle assure l'ensemble des tâches administratives et financières pour permettre le bon fonctionnement de la direction ainsi que l'interface entre l'ensemble des personnels, des services et des composantes de l’université, avec les partenaires extérieurs et les usagers.

Mission 1 : Assistance à l'organisation et au fonctionnement administratif de la direction.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique au secrétariat de la direction des ressources humaines ;
• Superviser l'astreinte téléphonique ;
• Gestion de la boite mail fonctionnelle de la direction des ressources humaines ;
• Apporter un appui administratif à la direction (planning des congés et des absences, accueil des nouveaux arrivants, …)
• Enregistrer, diffuser, suivre et archiver les courriers entrants et sortants de la DRH (mails, courriers papiers) ;
• Éditer et suivre les parapheurs électroniques
• Élaboration et mise en forme de documents,
• Gestion documentaire (création d’une base de données de documents types) ;
• Garantir le respect de la confidentialité des données et informations traétées
• Préparation logistique et administrative : séminaires, réunions stratégiques, événements internes RH.
• Organisation de la journée des nouveaux arrivants.
• Appui à la préparation des instances de l’établissement
• Gestion de l’impression des cartes professionnelles pour le siège et certaines directions centrales.
• Gestion des besoins et commande des cartes professionnelles vierges pour l’ensemble de l’université.

Mission 2 : Appui transversal, communication interne et gestion des moyens de la DRH

• Assurer la gestion des commandes et des fournitures de la DRH (suivi des stocks, commandes internes et auprès des fournisseurs)
• Participer au suivi budgétaire de la direction (suivi des dépenses et engagements, attestations du service fait)
• Assurer le rôle de référente pour le label qualité « Service Public + »
• Contribuer à la coordination interservices et à la fluidité des échanges internes

Profil

Connaissances

• Sens des relations humaines ;
• Sens de l'écoute, accueillant ;
• Réactivité, sens de l'organisation et de la priorisation ;
• Capacité rédactionnelle et maîtrise de la bureautique ;
• Polyvalence dans les tâches affectées ;
• Disponibilité ;
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence ;
• Connaissance du domaine des ressources humaines.

Savoir-faire

• Maîtrise des logiciels spécifiques à l'activité ;
• Analyser, prioriser et planifier les tâches demandées ;
• Savoir produire des compte-rendu et notes ;
• Analyser et gérer les demandes d'information.

Savoir-être

• Autonomie et sens de la discrétion ;
• Sens du service public
• Rigueur/fiabilité dans la gestion des diverses données ;
• Qualités relationnelles ;
• Réactivité ;
• Force de proposition ;
• Esprit d'analyse et de synthèse.

Contraintes Particulières De Travail

• Respect des délais, réactivité, disponibilité, adaptabilité, discrétion et secret professionnel
• Disponibilité indispensable lors de certains évènements importants de la vie de l’institution.

Type de recrutement

Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels

CDD à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/08/2027, renouvelable

Conditions salariales

Rémunération selon expérience, régime indemnitaire pour les fonctionnaires (grilles propres à l’établissement)

Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de réception des candidatures : 24/09/2026

Référence de l'offre : ua4mg8qnl4