Assistant de direction DGS / DRH (F/H) - CDI

CentraleSupelec; France; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Temps partiel

Résumé du poste

CentraleSupélec recherche un(e) assistant(e) de direction du Directeur général délégué à l’administration, à temps partagé avec la direction des ressources humaines. Vous l’assisterez au quotidien pour piloter la DGS et renforcer le contrôle interne, tout en apportant un appui aux directions et services.

À ce titre, vous gérerez l’agenda, organiserez les réunions et préparerez les dossiers, en veillant au respect des échéances et des procédures.

Qualifications

• Expérience en secrétariat de direction ou administratif similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures internes.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du Directeur général délégué à l’administration.
• Organiser les réunions et préparer les documents et invitations.
• Renforcer le contrôle interne et contribuer à la démarche qualité.
• Assurer le soutien administratif à la DRH et coordonner les activités transverses.

Connaissances

Organisation

Gestion du temps

Rigueur

Communication

Support administratif

Outils

Pack Office

Description du poste

La Direction des Services (DGS)de CentraleSupélec rechercheun(e) assistant(e) de direction du directeur général délégué àl’administration (faisant fonction de directeur général des services), à temps partagé avec la direction des ressources humaines.

Positionné(e) auprès du directeur général délégué à l’administration,vous l’assisterez au quotidien pour l’organisation du pilotage de la DGS, maiségalement dans le renforcement du contrôle interne et sur des missions d’appui auxdirections et services de la DGS.

En parallèle et à temps partagé avec les missions mentionnées ci-dessus,vous appuierez également la direction des ressources humaines.

A ce titre, les activités principales sont les suivantes :

Auprès du Directeur général délégué à l’administration (50%)

Gérer l’agenda :

• Assurerl’organisation et le suivi des réunions (réunions d’équipe ou ponctuelles)
• Anticiperles échéances et organiser les déplacements ;

Organiser les réunions du conseild'administration de CentraleSupélec :

• Assurerl’organisation logistique (invitation des administrateurs, mise à dispositiondes documents, etc…) ;

Piloter le flux de documentsélectroniques à la signature du directeur général délégué (qui a notamment délégationde signature sur les fonctions d’ordonnateur)

Renforcer le contrôle interne :

• Mettre enplace des dispositifs de contrôle interne ;
• Contribuer àla démarche qualité (et des missions ponctuelles de vérification).

Participer à l’améliorationcontinue des procédures administratives.

Auprès de la Direction desressources humaines (50%)

Pilotage et coordination des instances paritaires :

• Organiser etplanifier les réunions de dialogue social et de la DRH ;
• Préparer lesordres du jour, constituer les dossiers et assurer le suivi des décisions ;
• Rédiger lescomptes rendus et veiller au respect des échéances réglementaires.

Assistance de direction et soutien aux personnelsde la DRH :

• Assurerl'assistance administrative de la Direction des Ressources Humaines ;
• Organiserles agendas, réunions et déplacements de la direction ;
• Accueillir,orienter et informer les interlocuteurs internes et externes ;
• Apporter unappui administratif aux 4 responsables de service de la DRH ainsi que le suividu budget de la Direction des ressources humaines (demandes d’achats) en lienavec la DAAF ;
• Participer àla coordination des activités transversales de la direction ;
• Contribuer àla continuité de service et au bon fonctionnement collectif de la DRH.

Communication interne :

• Contribuer àla communication interne de la DRH en rédigeant et en diffusant des supportsd’information ;
• Assurer lamise à jour des espaces collaboratifs (intranet, espaces documentaires, etc.) ;
• Assurerl’organisation logistique des évènements RH (convention d'encadrement, journéesd'accueil, séminaires, etc.).

Suivi des dossiers sensibles de la directrice desressources humaines :

• Assurer lesuivi administratif des dossiers sensibles et l’envoi des courriers recommandés ;
• Gérer lescourriers officiels et les procédures administratives ;
• Suivre leséchéances, mettre à jour les dossiers et produire des tableaux de bord etindicateurs de suivi ;
• Garantir laconfidentialité des informations traitées.

Gestion des déclarations d'accidents de travail :

• Recueilliret suivre les déclarations d’accidents de travail ;
• Informer lacommission d'enquête issue de la F3SCT et organiser les enquêtes ;
• Coordonnerle suivi administratif des dossiers avec les gestionnaires RH.

Missions transverses

Outreles missions mentionnées ci-dessus, les activités suivantes peuvent êtreconfiées en fonctions des besoins et dans le respect d’un équilibre de lacharge de travail avec les activités principales :

• Contribuerponctuellement en renfort aux activités administratives de la DGS ;
• Contribuer àdes projets d’amélioration du fonctionnement de la DGS, en fonction despriorités retenues ;
• Pilotage deprojets (ou de partie de projets) dans le cadre du plan de transformation del'école.

L'Ecole sera fermée le 24 juillet au soir. Les candidatures seront traitées à compter du 1er septembre.