ASSISTANT DE DIRECTION 3A/22 (H/F)

Etat-Major des Armées; Saint-Jacques-de-la-Lande; In loco; EUR 28.000 - 36.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Etat-Major des Armées recherche un agent secrétariat de direction avec au moins 5 ans d’expérience sur un poste similaire. Vous serez le point de contact central du centre et assurerez la gestion quotidienne du secrétariat, avec rigueur et organisation, en maîtrisant le pack Office.

Vous intégrerez le secrétariat du centre d’audits de la sécurité des systèmes d’information (CASSI) et travaillerez en lien avec les RH et les référents administration pour assurer le suivi administratif et la

Competenze

• Expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire, exigée ou souhaitée.
• Maîtrise du Pack Office et sens de l’organisation nécessaires.
• Rigueur et esprit d’équipe requis pour le secrétariat de direction.

Mansioni

• Assurer l’ensemble des tâches de secrétariat de direction: saisie, enregistrement, distribution, archivage.
• Organiser réunions: invitations, salle, plan de salle et comptes rendus éventuels.
• Réception des visiteurs et screening des appels téléphoniques.
• Intégrer les nouveaux arrivants et suivre leur onboarding.
• Suivre les actes administratifs RH liés au temps (permissions, congés, arrêts).
• Assurer la gestion des fiches profils et la formation du personnel novice sur CHORUS VH1 et veiller à la conformité des missions.
• Être correspondant ANNUDEF et gérer le stock de fournitures de bureau.

Conoscenze

Gestion du secrétariat

Organisation

Gestion du temps

Strumenti

Pack Office

Descrizione del lavoro

• Assurer l’ensemble des tâches de secrétariat de direction (saisie de documents, enregistrement, distribution, classement, archivage, suivi de la boîte fonctionnelle, mise à jour des annuaires, du plan d’alerte, …) ;
• Organiser des réunions, préparer les invitations, la salle de réunion, le plan de salle et rédiger les compte-rendu le cas échéant ;
• Recevoir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques et orienter les demandes ;
• Accueillir les nouveaux arrivants et participer au processus d’intégration ;
• En relation avec les RH du GCA, suivre les actes administratifs liés à la gestion du temps (permissions, congés arrêts maladie…) ;
• Référent d’unité en lien avec le CIMob et le référent administration (GSC) , il s’assure de la bonne tenue des fiches profiles et de la formation du personnel novice sur CHORUS VH1 vérifie et s’assure de la conformité et de la bonne exécution des missions ;
• Assurer la fonction de correspondant ANNUDEF ;
• Gérer le stock de fournitures de bureau.

Profil recherché

Nous recherchons un agent avec une première expérience de 5 ans sur un poste similaire.
Vous serez le point de contact central de notre centre et assurerez la gestion quotidienne du secrétariat.
Rigoureux et organisé, vous maitriserez le pack office.

Présentation de Etat-Major des Armées

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

Rattaché au commandement du groupement de la cyberdéfense, le titulaire du poste d’assistant de direction est affecté au secrétariat d’unité du centre d’audits de la sécurité des systèmes d’information (CASSI) . Il sera chargé de la gestion et de l’organisation du secrétariat. A ce titre, il est de la responsabilité du titulaire du poste de gérer le suivi des convocations aux différents comités de pilotage locaux, d’établir les comptes rendus des réunions sur demande des autorités locales. Il est chargé de suivre les échéances des différents dossiers liant le commandement local aux différentes unités sous son commandement ou les organismes locaux (BDD, SID …) . Le titulaire doit être apte à travailler en équipe et participera à des opérations de communication (accueil des autorités, séminaires visites) . Enfin, le titulaire du poste est aussi relais RH et référent d’unité pour les frais de déplacement (CHORUS DTm) .