ASSISTANT D'AGENCE H/F

SUP INTERIM; Saint-Omer; Sur place; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

SUP Intérim recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) RH à Saint-Omer pour assurer l'accueil physique et téléphonique, l'élaboration des contrats de travail et des paies des intérimaires, le suivi des contrats, la facturation clients et le recrutement.

Vous assurez le suivi administratif, le DPAE, les documents liés et le respect des procédures QHSE; vous participez au sourcing, à la diffusion des annonces et à l'entretien des intérimaires, avec polyvalence et professionnalisme.

Qualifications

• Titulaire d'un BAC+2 en Gestion PME PMI / RH ou équivalent et 2 ans d'expérience en agence intérim.
• Connaissance du tissu économique local et du secteur intérim.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique de l'agence et relation avec prospects, clients, candidats et intérimaires.
• Constitution des dossiers de candidatures (visa, permis, habilitations, CACES, etc.).
• Sélection et présentation des candidats aux prospects/clients.
• Délégation des intérimaires en veillant à l'adéquation compétences-attentes et au respect des procédures.
• Elaboration des contrats des intérimaires et suivi du planning contrats.
• Communication des modalités de délégation et des conditions de travail des intérimaires dans l'UE.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Aisance téléphonique

Esprit d'équipe

Formation

BAC+2 en Gestion PME PMI / RH

Expérience 2 ans en agence intérim

Outils

Pack Office

Logiciels Paie

Description du poste

Vous serez en charge de l'accueil physique et téléphonique. Maillon administratif essentiel de l'agence, vous élaborez les contrats de travail ainsi que les paies des intérimaires. Vous assurez le suivi, le renouvellement des contrats et la facturation clients. Vous participez également au recrutement et au suivi des intérimaires.

Missions principales :

En fonction de la taille de l'agence et de son organisation, vous effectuez une ou plusieurs missions décrites ci-dessous. Cette polyvalence indispensable est organisée par votre hiérarchie permettant de contribuer au bon fonctionnement de l'agence.

Accueil / Communication / Suivi administratif / Paie des Intérimaires :

• Assure l'accueil téléphonique et physique de l'agence. Adopte une attitude positive et courtoise envers les prospects, clients, candidats et intérimaires et tous nos partenaires extérieurs.
• Constitue les dossiers de candidatures (visa, permis de travail, carte BTP, habilitations, CACES, permis...).
• Sélectionne et présente les candidats aux prospects / clients.
• Délègue, sous la responsabilité de sa hiérarchie, les intérimaires en veillant à la bonne adéquation « Compétences / Attentes du client » dans le respect de la législation en vigueur et des procédures SUP Intérim.
• Elabore les contrats des intérimaires sous la responsabilité de sa hiérarchie, suit le planning des contrats de l'agence.
• Communique aux intérimaires les modalités et conditions de la délégation au sein de l'EU (contrat, entreprise, poste occupé, rémunération, conditions de travail, horaires, lieu, consignes à suivre au sein de l'EU notamment en matière de sécurité...).
• Suit administrativement les intérimaires (VM, DPAE, mutuelle, prévoyance, maladie, EPI, CET...). Transmet au siège tout élément ou information nécessaire à sa gestion notamment les demandes de formation au service RH ainsi que les documents liés à un AT/MP au service QHSE.
• Elabore les paies en collectant les éléments fixes (taux horaire...) et variables auprès des EU.
• Répond aux interrogations des intérimaires sur leur paie.
• Remonte à sa hiérarchie et au service QHSE tout incident / problème en lien avec des intérimaires et/ou des clients pouvant nuire au bon fonctionnement de l'agence en application de notre politique QHSE (notamment des éléments de nature à provoquer des AT/MP afin d'agir de manière préventive).
• Suit le dossier pénibilité des intérimaires délégués.
• Suit la facturation et les encours.
• Effectue diverses tâches administratives (classement, courrier, archivage, commande de fournitures de bureau, suivi et commande des EPI...) à la demande de sa hiérarchie.

Sourcing / Recrutement :

• Enrichit le vivier d'intérimaires de l'agence en réalisant un sourcing soigné notamment à l'aide des jobboards.
• Qualifie la demande du client (missions, conditions de travail, compétences, permis et habilitations...) puis, réalise la/les fiche(s) du poste correspondant au(x) besoin(s) du client.
• Elabore et diffuse les annonces notamment sur le site internet et sur les jobboards dans le respect des pratiques du groupe.
• Crée et diffuse, après validation, des posts sur les réseaux sociaux (Instagram, LinkedIN, Facebook...) afin d'informer et fidéliser les candidat(e)s / intérimaires mais aussi d'accroître la visibilité de l'agence.
• Réalise les entretiens de recrutement et le cas échéant fait passer des évaluations par le biais notamment de tests « métiers » et sécurité afin de valider les candidats. Réalise les contrôles de référence. Elabore les dossiers de restitution d'entretiens.
• Effectue du Placement actif avec des intérimaires en fin de mission et/ou des bons candidats sélectionnés.
• Peut être amené(e) à : ? Participer à des événements en dehors de l'agence afin de recruter de nouveaux intérimaires et de promouvoir le groupe SUP Intérim (ex : forum emploi, job dating...).
• ? Se déplacer occasionnellement dans le cadre de visite de poste, de formation ou de réunion organisée par le groupe SUP Intérim.

Compte tenu des missions confiées au sein du Groupe SUP Intérim :

• Respecte les consignes et procédures en vigueur au sein de l'entreprise.
• Respecte et contribue à l'évolution du système de management QHSE.
• Adopte un comportement respectueux et courtois envers ses collègues mais aussi envers les candidats, les intérimaires, les prospects, les clients ou tout autre contact externe.
• Adopte une présentation et tenue vestimentaire correctes et soignées.

Compétences requises :

SAVOIR :

• Titulaire d'un diplôme BAC +2 en Gestion PME PMI / RH ou Expérience de 2 ans mini acquise dans une agence de travail temporaire sur un poste similaire.
• Connaissance du tissu économique local

SAVOIR FAIRE :

• Connaissance de la législation du travail temporaire.
• Maitrise des règles de paie
• Maîtrise du Pack Office, des logiciels métiers
• (Tests « métiers » / sécurité, logiciel Paie...)

SAVOIR ETRE :

• Fiable, Organisé(e), Rigoureux(euse),
• Polyvalent(e),
• Excellent contact, aisance téléphonique,
• Qualité d'écoute, Bon relationnel,
• Créatif(tive), Force de proposition,
• Sens du service client,
• Réactivité, Gestion des imprévus
• Esprit d'équipe, sens du collectif