Assistant / Assistante formation H/F

Fondation INFA; Fontenay-sous-Bois; Sur place; EUR 12 000 - 16 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant

Mutuelle entreprise

Remboursement transports 50%

Résumé du poste

La Fondation INFA Île-de-France recherche un(e) alternant(e) dans l’assistance administrative pour soutenir le Pôle de Prestation Individualisé et l’accueil des bénéficiaires. Vous assurerez le bon fonctionnement de l’accueil et du pôle administratif, en lien avec les référentes de parcours.

Vous organiserez et traiterez les dossiers, planifierez les RDV, gérerez les convocations et les courriers, et contribuerez à l’archivage.

Qualifications

• Gestion administrative d’une action de formation.
• Connaissance des dispositifs de formation et de financement.
• Utilisation des outils de gestion de la formation.
• Gérer les dossiers de candidature.
• Mise à jour des bases de données.
• Gestions des priorités et des urgences.
• Respect des procédures et des délais.

Responsabilités

• Accueil et traitement des dossiers administratifs des bénéficiaires.
• Planifier et valider les RDV et absences sur les plateformes dédiées.
• Envoyer les convocations et inscrire les bénéficiaires.
• Contribuer aux ateliers et bilans.
• Réaliser l’archivage et la classification.
• Assurer un reporting administratif régulier.
• Travailler en collaboration avec les équipes internes.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Aisance relationnelle

Réactivité

Discrétion

Service client

Formation

Alternance profil assistanat

Outils

Outils de gestion de la formation

Description du poste

Le poste

Au sein de la Direction Territoriale, vous rejoindrez une équipe soudée pour laquelle vous aurez un rôle transverse. En soutien au Pole de Prestation Individualisé, vous serez aussi en contact permanent avec nos bénéficiaires. Votre objectif sera d’assurer le bon fonctionnement de l'accueil et du pole administratif pour nos bénéficiaires accompagnés.

Les missions

Accueil des bénéficiaires et traitement des dossiers administratifs

• Accueillir et informer les bénéficiaires (accueil téléphonique et physique)
• Traiter les demandes, qualifier les besoins et orienter les bénéficiaires auprès des référentes de parcours
• Mettre à jour les outils de suivi et bases de données
• Gérer l’envoi des convocations et courrier relatifs aux évènements

Suivi administratif et actions de prestation

• Saisir, planifier et valider les RDV, les absences et présences sur les plateformes dédiées
• Envoyer les convocations et inscrire les bénéficiaires
• Formaliser et envoyer les courriers/mails aux bénéficiaires et/ou partenaires
• Contribuer aux ateliers collectifs organisés par les référentes de parcours, bilans et commissions
• Réaliser l’archivage et la classification

Communication et coordination avec les parties prenantes

• Gérer les échéances administratives
• Assurer un reporting administratif régulier
• Collaborer avec les équipes internes
• Effectuer des tâches de secrétariat général
• Contribuer à l’amélioration continue

Profil recherché

Formation et Expérience

Alternant dans les secteurs de l’assistanat, ou équivalent, vous disposez d’une expérience idéalement dans le secteur de l'insertion et/ou la formation.

Expertise métier

• Gestion administrative d’une action de formation
• Connaissance des dispositifs de formation et de financement
• Utilisation des outils de gestion de la formation
• Gérer les dossiers de candidature
• Mise à jour des bases de données
• Gestions des priorités et des urgences
• Respect des procédures et des délais

Savoir-être professionnel

• Rigueur et sens de l’organisation
• Sens du service
• Aisance relationnelle
• Réactivité et adaptabilité
• Savoir faire preuve de discrétion

Environnement de travail et avantages

• Type de contrat: Contrat en alternance
• Statut: Technicien
• Date de début prévue: Dès que possible
• Localisation: 10-12 avenue Val de Fontenay, 94120 Fontenay-sous-Bois
• Télétravail occasionnel
• Tickets restaurant
• Remboursement transports à 50%
• Mutuelle entreprise
• Véhicule de service pour les déplacements professionnels
• Outils de travail informatiques
• Accès au CSE dès votre prise de poste

Action logement

• Un environnement respectant l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
• Un plan d’intégration personnalisé pour vous accueillir dans les meilleures conditions.
• Une politique de formation pour accompagner les évolutions internes et soutenir les transformations professionnelles.