Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

CNRS; Bordeaux; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

CNRS recherche un(e) assistant(e) en gestion financière et administrative pour accompagner le BIC (UAR3420) et FBI-Core UAR2057 dans leurs activités financières et administratives.

Vous assurerez le suivi des dépenses, l’élaboration des budgets et le reporting mensuel à la direction, tout en veillant à la conformité des procédures et au bon fonctionnement des systèmes d’information des tutelles. Poste à pourvoir en France et au sein d’une équipe opérationnelle.

Qualifications

• Connaissance des documents de dépenses et de leur traitement jusqu’à la facturation.
• Gestion de dossiers complexes en vérifiant la conformité règlementaire.
• Instauration et suivi des ordres de missions et reporting associée.
• Accompagnement du personnel sur l’utilisation des applications des tutelles et respect des procédures.

Responsibilities

• Etablir les documents nécessaires au traitement des dépenses et en assurer leur suivi jusqu’à la facturation.
• Participer et/ou assurer la gestion de dossiers complexes en vérifiant la conformité règlementaire.
• Instruire les dossiers de déplacement professionnels en établissant les ordres de missions et en effectuant leur suivi jusqu’à leur clôture.
• Accompagner les personnels, de la demande initiale au retour de mission, assurer une aide à l'utilisation des applications des tutelles
• Contrôler la conformité des documents comptables
• Contribuer à l'élaboration des budgets
• Assurer la relation avec les fournisseurs, le suivi de la réception des colis, prévenir les contentieux
• Enregistrer les données dans les systèmes d'information des tutelles
• Produire et collecter les données comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures)
• Etablir le reporting mensuel financier à destination de la direction, proposer des nouveaux outils de suivi
• Suivre l'évolution de la règlementation en matière de gestion financière
• Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables

Skills

Gestion budgétaire

Conformité réglementaire

Reporting financier

Gestion administrative

Relation fournisseurs

Archivage électronique

Systèmes d'information

Job description

Mission

L'assistant.e en gestion financière et administrative assure en lien avec ses responsables les actes de gestion (financiers et administratifs) du BIC (UAR3420) et de l'Infrastructure Nationale en Biologie et Santé : France-BioImaging (FBI-Core UAR2057).

Activités

• Etablir les documents nécessaires au traitement des dépenses et en assurer leur suivi jusqu'à la facturation
• Participer et/ou assurer la gestion de dossiers complexes en vérifiant la conformité règlementaire
• Instruire les dossiers de déplacement professionnels en établissant les ordres de missions et en effectuant leur suivi jusqu'à leur clôture
• Accompagner les personnels, de la demande initiale au retour de mission, assurer une aide à l'utilisation des applications des tutelles
• Contrôler la conformité des documents comptables
• Contribuer à l'élaboration des budgets
• Assurer la relation avec les fournisseurs, le suivi de la réception des colis, prévenir les contentieux
• Enregistrer les données dans les systèmes d'information des tutelles
• Produire et collecter les données comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures)
• Etablir le reporting mensuel financier à destination de la direction, proposer des nouveaux outils de suivi
• Suivre l'évolution de la règlementation en matière de gestion financière
• Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables