Assistant.e en gestion administrative et financière F/H

Bassin de Pompey; Vandœuvre-lès-Nancy; On-site; EUR 24,000 - 38,000; Full time

Job summary

Bassin de Pompey recherche un(e) collaborateur(trice) administratif(ve) et financiarisé(e) pour assurer la gestion administrative et financière du laboratoire, ainsi que l'organisation des événements liés à la vie scientifique et institutionnelle.

Vous coordonnerez les séminaires, colloques et soutenances, gérerez les demandes, devis, inscriptions et logistique, et participerez au suivi des financements et à l'archivage des documents.

Responsibilities

• Organisation des événements et déplacements : mise en œuvre de séminaires, colloques, congrès, soutenances de thèse et HDR, gestion des demandes et devis, suivi des inscriptions, logistique (salles, matériels, accès numériques, traiteurs), accueil des participants, gestion des financements, commandes et coûts, organisation des déplacements via le logiciel dédié, alimentation des bases de données.
• Gestion des sciences ouvertes : appui aux chercheurs pour le dépôt des publications dans l'application dédiée, mise en œuvre de procédures adaptées en lien avec la/ le référent.e qualité et la direction.
• Gestion financière : instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, utilisation des applications dédiées (bons de commande/achats, réservations de crédits, prestations internes, virements de fonds), alimentation de bases de données et tableaux de bord, extractions depuis les systèmes d'information.
• Appui administratif général : élaboration et contrôle des actes de gestion, gestion des commandes de consommables, circulation de l'information avec les services internes et partenaires externes, accompagnement des interlocuteurs dans leurs démarches, classement et archivage.

Job description

Vous assurerez la gestion administrative, financière et l'organisation des événements liés à la vie scientifique et institutionnelle du laboratoire.

Vos missions principales :

• Organisation des événements et déplacements : mise en œuvre de séminaires, colloques, congrès, soutenances de thèse et HDR, gestion des demandes et devis, suivi des inscriptions, logistique (salles, matériels, accès numériques, traiteurs), accueil des participants, gestion des financements, commandes et coûts, organisation des déplacements via le logiciel dédié, alimentation des bases de données.
• Gestion des sciences ouvertes : appui aux chercheurs pour le dépôt des publications dans l'application dédiée, mise en œuvre de procédures adaptées en lien avec le/la référent.e qualité et la direction.
• Gestion financière : instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, utilisation des applications dédiées (bons de commande/achats, réservations de crédits, prestations internes, virements de fonds), alimentation de bases de données et tableaux de bord, extractions depuis les systèmes d'information.
• Appui administratif général : élaboration et contrôle des actes de gestion, gestion des commandes de consommables, circulation de l'information avec les services internes et partenaires externes, accompagnement des interlocuteurs dans leurs démarches, classement et archivage.