Assistant - Assistante de Formation H/F

Rochefort-Emplois; Royan; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

AFPA de Rochefort recherche un assistant de formation en remplacement maladie afin de rejoindre l'équipe formation. Vous contribuerez à la gestion administrative des publics bénéficiaires et à la coordination des parcours de formation.

Vos missions incluent l'inscription, la convocation, le suivi administratif, la traçabilité et la participation à la constitution de jurys, avec une interaction régulière avec les services internes et les partenaires externes.

Qualifications

• Expérience administrative et/ou commerciale de 3 ans minimum dans les secteurs de la formation et/ou de l'insertion professionnelle.
• Réaliser des déclarations réglementaires
• Permis: B - véhicule léger souhaité

Responsabilités

• Gérer les inscriptions et convocations jusqu'au terme du parcours.
• Préparer et gérer les dossiers administratifs des stagiaires.
• Suivre les parcours et recueillir les justificatifs.
• Traçabilité des activités et enregistrement dans les SI et reporting.
• Constituer les jurys et suivre leur rémunération.
• Accueillir et orienter les publics et partenaires et fournir les informations nécessaires.
• Participer au recrutement et à la promotion de l'offre de formation.

Connaissances

Rigueur administrative

Relation client

Organisation

Formation

Expérience admin/commercial 3 ans

Outils

Connaissance des SI internes

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement maladie, l'AFPA de Rochefort recherche un.e assistant.e de formation pour compléter son équipe en place.Les missions de l'assistant.e formation s'exercent en étroite et permanente collaboration avec le Responsable Formation et le Responsable de l'accompagnement des parcours. Il appartient au responsable hiérarchique de gérer la répartition des missions et la charge de travail qui y est associée.Cette fonction comprend 3 grandes missions qui peuvent être exercées séparément : L'assistant.e formation contribue, en pool d'activités et de services, à la production et au développement de l'activité, en favorisant l'accès à l'ensemble des services du centre et le maintien des stagiaires en formation, par une gestion et un suivi administratif de proximité.L'assistant.e de formation assure l'ensemble des actes de gestion administrative des publics bénéficiaires de prestations et de formation : de l'inscription et la convocation jusqu'au terme de leur parcours, Prépare et gère : Les entrées dans les parcours et les formations (pré-accueil et accueil, constitution des dossiers administratifs),Le suivi du parcours ou des formations (recueil et transmission des justificatifs, prise en compte des aléas),Les sorties (transmission des pièces justificatives aux stagiaires),Assure la traçabilité de l'activité (enregistrement dans les SI internes /externes et les reporting correspondants),Contribue à la constitution de jurys, à leur convocation et assure le suivi pour leur rémunération.Accueille en lien avec ses activités, les publics et les partenaires,Répond à leur demande en leur apportant une première information et en leur indiquant si nécessaire le contact, ou la marche à suivre à l'interne voire à l'externe, pour compléter leurs démarches,Renseigne et aide les publics dans leur choix de formation, leurs droits à la formation et leurs besoins de services (en direct, contacts téléphoniques, mél ),Participe à la planification et la mise en oeuvre des actions de recrutement,Anime des informations collectives, Réalise des actions de promotion de l'offre et de recherche de candidats pour optimiser l'occupation des places de formation et les dispositifs,Expérience requise :Expérience administrative et-ou commerciale de 3 ans minimum dans les secteurs de la formation et-ou de l'insertion professionnelle.CONTRAT RENOUVELABLE

Experience: 3 An(s)Compétences: Législation sociale,Réaliser des déclarations réglementairesPermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: CadreSecteur d'activité: Formation continue d'adultes