Assistant / Assistante de direction et gestionnaire budgétaire

Conseil d'Etat; Paris; On-site; EUR 25,000 - 32,000; Full time

Job summary

Le Conseil d'État recherche un(e) assistant(e) de direction et gestionnaire budgétaire pour soutenir l’équipe Dircom à Paris. Vous participez à l’organisation quotidienne, à la communication et au suivi budgétaire sous la direction de la directrice et de son adjoint.

Le poste exige polyvalence, rigueur et professionnalisme, avec disponibilité élevée et expérience dans les services métiers publics, idéalement lié à la communication.

Qualifications

• Expérience en assistanat de direction et gestion budgétaire exigée.
• Polyvalence, rigueur et organisation.
• Idéalement expérience dans un établissement public et dans le domaine de la communication.

Responsibilities

• Gérer le fonctionnement courant de l’équipe et la planification (réunions, accueil des stagiaires, déplacements).
• Piloter le calendrier des actions de la Dircom et suivre les délais.
• Gérer les prestataires et l’archivage des productions.
• Assurer la logistique des événements externes et internes.
• Établir les demandes d’achat et suivre les paiements; suivre les dépenses.

Skills

Assistant de direction

Gestion budgétaire

Chorus (suivi des dépenses)

Tools

Chorus

Job description

La direction de l’information et de la communication (Dircom) recherche son assistant / assistante de direction et gestionnaire budgétaire.

Polyvalente, polyvalent, vous assistez l’équipe de la Dircom dans l’organisation quotidienne de son travail, participez aux actions de communication et suivez les dépenses de la direction, sous le pilotage de la directrice et de son adjoint.

Vous avez une expérience dans des fonctions d'assistanat de direction/service et gestion budgétaire. Le profil recherché est celui d’une personne polyvalente, rigoureuse et organisée. Idéalement, vous possédez une expérience sur un poste similaire au sein de services métiers dans des établissements publics est souhaitée, et si possible, dans le domaine de la communication. Ce poste demande une grande disponibilité.

Ce poste demande une grande disponibilité.

Responsabilités

Appui à l’activité et à l’organisation de la Dircom

• Gérer le fonctionnement courant de l’équipe : réunions d’équipe (planification, ordres du jour…), serveur commun, programmes d’accueil des stagiaires, déplacements, matériel de travail… ;
• Piloter le calendrier des actions de la Dircom : identification des actions, programmation calendaire, suivi du respect des délais… ;
• Gérer les prestataires de la Dircom : référencement, suivi des prestations (délais, questions administratives, livraison...) ;
• Gérer l’archivage des productions de la direction.

Actions de communication

• Gérer les sollicitations de la Dircom par le public : numéro dédié et boite mail « contact » ;
• Gérer le stock des objets de relations publiques et des productions imprimées ;
• Assurer la logistique des événements externes et internes : Journées européennes du patrimoine, séminaire annuel des référents communication, conférences de presse…

Suivi des dépenses de la Dircom

• Etablir les demandes d’achat, créer ou modifier des tiers, veiller à la bonne transmission des bons de commandes, constater les services faits ;
• Suivre les dépôts de factures et la réalisation des paiements ;
• Piloter le tableau de suivi des dépenses.

Des formations, notamment à l’utilisation de l’application Chorus pour le suivi des dépenses, seront proposées, si nécessaire.

Pour en savoir plus sur le profil recherché et candidater :

Assistante / assistant de direction et gestionnaire budgétaire Palais-Royal : 1 place du Palais-Royal 75001 Paris (métro Palais-Royal ligne 1 et 7) | Choisir le service public