ASSISTANT ARCHIVES - DOCUMENTATION

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Paris; In loco; EUR 26.000 - 38.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Civils de la Défense - Ministère des Armées recherche un assistant chargé de la gestion des documents d’activité et des archives courantes. Vous veillerez au cycle de vie des documents, du classement à leur élimination ou leur transfert vers les archives définitives.

Vous sensibiliserez les agents, formerez les référents archives, et contribuerez à la mise à jour des plans de classement et des référentiels de conservation.

Competenze

• Connaissance des archives et techniques de gestion des documents.
• Capacité à travailler avec des systèmes de classement et des procédures de conservation.

Mansioni

• Veiller à la gestion des documents d’activité tout au long de leur cycle de vie et veiller à leur élimination ou versement comme archives définitives.
• Sensibiliser les agents du CGA aux bonnes pratiques de gestion des dossiers d’activité (archives courantes) au format papier ou électronique.
• Former les référents archives des groupes producteurs aux tâches de gestion des archives intermédiaires.
• Contribuer à la mise à jour du plan de classement et du référentiel de conservation de l’organisme.
• Superviser l’application du référentiel au sein de l’organisme et coordonner avec le SHD.
• Rédiger et adresser au SHD les bordereaux de versement et de visa d’élimination; assurer la destruction après visas.
• Effectuer le transfert des archives définitives vers le SHD et gérer les demandes de communication.
• Participer au traitement des demandes de dé-classification d’archives définitives transmises au CGA par le SHD.
• Répondre aux demandes de recherches des agents du CGA et diffuser les documents de veille.

Conoscenze

Connaissance des archives

Descrizione del lavoro

Vos missions en quelques mots

L’assistant veille à la bonne gestion des documents d’activité de l’organisme tout au long de leur cycle de vie, jusqu’à leur élimination ou leur versement comme archives définitives. Il sensibilise les agents du CGA aux bonnes pratiques de gestion des dossiers d’activité (archives courantes) au format papier ou électronique. Il forme les référents archives des groupes producteurs aux tâches de gestion des archives intermédiaires. Il participe également à la mise à jour du plan de classement et du référentiel de conservation de l’organisme. Il supervise la bonne appropriation et application de ce référentiel au sein de l’organisme.
Il est en contact régulier avec le SHD, responsable de la gestion des archives définitives du ministère des armées. Il vérifie le contenu des sacs pilons transmis par les groupes. Il rédige et adresse au SHD les bordereaux de versement et de demande de visa d’élimination. Il assure la destruction des documents après réception des visas d’élimination. Il effectue le transfert des archives définitives vers le SHD. Il gère les demandes de communication auprès du SHD d’archives déjà versées.Il participe au traitement des demandes de dé-classification d’archives définitives, transmises au CGA par le SHD (organisation des réunions, rédaction des compte-rendu, préparation et diffusion des décisions de dé-classification). Il répond également aux demandes de recherches des agents du CGA et participe et à la diffusion des documents de veille.

Profil recherché

Connaissance dans le domaine des archives, techniques de gestion des documents