Assistant Administratif MNA F/H

Yvelines; Friauville; Hybrid; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Le Département des Yvelines recrute un assistant administratif au sein du SEMNA. Vous assurez la gestion des dossiers des mineurs isolés, filtrez les demandes, prenez des rendez-vous et assurez la saisie des informations dans le logiciel dédié.

Vous participez aussi au courrier, à la gestion du GRC et à l’organisation des réunions. Profil demandé: formation en secrétariat, maîtrise du Pack Office et des outils internes, sens de l’organisation et discrétion.

Qualifications

• Formation en secrétariat et bureautique.
• Maîtrise Word et Excel, aisance avec les logiciels internes.
• Rigueur administrative et sens de l’organisation.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et filtrage des demandes, prise de rendez-vous et saisie dans le logiciel.
• Gestion des dossiers des mineurs isolés et classement numérique.
• Rédaction de courriers types et envoi des notifications officielles.
• Organisation des réunions et rédaction de comptes rendus.

Skills

Bureautique avancée

Word

Excel

Solis

Education

Formation en secrétariat

Job description

Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé

Les missions en bref

Rattachement hiérarchique et structure :
Le poste est rattaché à la Direction Générale Adjointe (DGA) des Solidarités, plus précisément au sein du Service des Mineurs Non Accompagnés (SEMNA) basé dans les locaux administratifs de Guyancourt.

1. Missions principales (Le quotidien du poste)

Au sein d’une équipe pluridisciplinaire (composée de coordonnateurs de parcours, de psychologues et d’infirmières), l’assistant(e) administratif(ve) assure toute l’infrastructure de gestion des dossiers des jeunes évalués et confiés :

Gestion des flux et accueil :

• Accueil téléphonique et filtrage des demandes, prise de rendez-vous pour les évaluations et saisie immédiate des informations dans le logiciel de
• Gestion de la Relation Citoyen (GRC) et les outils métiers du département.

Suivi administratif des dossiers de prise en charge :

• Constitution administrative des dossiers des mineurs isolés dès leur arrivée, classement rigoureux, numérisation et mise à jour de la base de données.

Traitement du courrier et des notifications :

• Réception, enregistrement et ventilation des courriers (physiques et e-mails).
• Rédaction de courriers types et envoi des notifications officielles de décisions (mises à l’abri, ordonnances de placement en lien avec le tribunal).

Logistique et secrétariat du service :

• Organisation des réunions d’équipe ou partenariales, saisie et mise en page de comptes-rendus ou de rapports de synthèse.
• Accueil du public possible et exceptionnel.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Formation en secrétariat

Savoir-faire

Compétences techniques : Maîtrise parfaite des outils de bureautique (Pack Office : Word, Excel). Une aisance rapide avec les logiciels de gestion internes (type Solis) est demandée.

Poste permanent de catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Savoir-être

Qualités professionnelles : Sens de l’organisation aigu, rigueur dans le suivi des procédures réglementaires et réactivité face à l’urgence.
Obligation déontologique : Respect absolu du secret professionnel et discrétion face aux données sensibles relevant de l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE).

Choisir de travailler à nos côtés, c’est rejoindre une institution publique qui conjugue innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà du statut ou du diplôme, nous recherchons des personnes compétentes et déterminées, animées par l’esprit d’initiative et le sens de l’intérêt général. Car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses agents.

Parce que la diversité des parcours enrichit notre collectif, nous veillons à rendre notre processus de recrutement accessible à tous et à offrir à chacun un environnement de travail inclusif et adapté à ses besoins, avec l’appui de notre Mission Handicap.

Découvrez les étapes jusqu’à votre embauche et le parcours d’onboarding

Le Département des Yvelines, avec plus de 4000 collaborateurs, est un acteur majeur de proximité auprès des Yvelinois.Il s'engage chaque jour pour apporter une réponse aux enjeux territoriaux, dans de nombreux domaines, parmi lesquels l'action sociale, l'enfance, l'insertion, le développement et l'aménagement du territoire, l'éducation, la culture ou encore la jeunesse.Les missions assurées par le Département sont au cœur des préoccupations des yvelinois et contribuent à leur qualité de vie, au développement et rayonnement du territoire.En réponse à ces enjeux, le Département s'inscrit dans une réelle dynamique de modernisation qui s'illustre notamment à travers des projets ambitieux et innovants.