Assistant administratif F/H

Yvelines; Friauville; Hybrid; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Job summary

Le Département des Yvelines cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et d’accompagnement social pour soutenir l’accueil public et le suivi des dossiers dans l’administration territoriale.

Vous réaliserez la saisie, le suivi et l’archivage des documents, avec une maîtrise des outilspack Office et SOLIS, et vous inscrirez dans les procédures du service public.

Qualifications

• Poste administratif et social dans le secteur public territorial.
• Niveau CAP/BEP ou BAC exigé en secrétariat et gestion administrative.
• Maîtrise des outils informatiques et connaissance des procédures.

Responsibilities

• Renseigner et traiter les informations liées à l’accueil et à l’accompagnement.
• Gestion des rendez-vous et suivi des dossiersRH et divers (CER, DSF, etc.).
• Saisie dans SOLIS et PAPYRUS; préparation des réunions et comptes rendus.
• Classement, archivage et mise à jour des données et outils.
• Appui aux démarches administratives et articulation avec partenaires.

Skills

Relationnel et présentation

Confidentialité et discrétion

Travail en équipe

Rédaction et synthèse

Gestion des priorités

Compte rendu et alerte

Initiatives et relais d'information

Autonomie et organisation

Respect des délais

Maîtrise Pack Office / SOLIS

Connaissance action sociale

Cadre législatif et institutionnel

Education

CAP/BEP ou BAC en secrétariat et gestion administrative

Tools

Pack Office

SOLIS

Logiciels métiers

Job description

Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé

Les missions en bref …

Gestion des demandes transférées par l’accueil au titre du niveau 2 :

• Réception et traitement de l’information
• Pré évaluation
• Appui si nécessaire sur la gestion des prises de rendez-vous des professionnels

Assurer l’accueil du public en remplacement des chargés d’accueil physique

Suivi et gestion des dossiers liés à l’accompagnement des personnes :

• Saisie dans SOLIS : rdv CER + CER, aides fi, FSL, BPA,
• Rappel des échéances (CER, DSF, etc.) aux travailleurs sociaux, demande de passage en EP + suivi
• Traitement de la liste active R.S.A.
• Réalisation des instructions administratives simples, aide au remplissage de documents
• Mise en œuvre du suivi administratif des dossiers
• Appui aux démarches administratives permettant l’accès aux droits des personnes
• Réalisation et mise en œuvre des travaux bureautiques, création et suivi des outils spécifiques à l’activité d’accompagnement
• Mise en relation avec les partenaires si nécessaire dans le cadre de l’accompagnement (information sur les situations)
• Classement des courriers, dossiers et activités liés à la gestion de l’accompagnement
• Classement et archivage des documents en tout genre
• Enregistrement de tous les documents sous le I
• Préparation et participation aux réunions A.A. du P.A.I.S.
• Saisie des A.S.L.L. et Axe 3 dans PAPYRUS
• Enregistrement de note dans PAPYRUS
• Préparation et participation à l’E.P.L.A. 2.0
• Prise de note en réunion et réalisation des comptes rendus
• Archivage et mise à jour des logiciels (PAPYRUS, GRC, SOLIS)
• Gestion de la boite structurelle
• Gestion de la boite C.C.A.P.E.X. / Reprise du logement, courrier de R.D.V., tableau SharePoint, D.S.F. + suivi (validation du Chef, envoi à la Préf et au Tribunal)
• Articulation avec les C.P.S. sous forme de temps de travail mensuel

Construction du réseau partenarial :

• Participation aux réunions partenariales
• Actualisation de la base de données des partenaires contenus dans la G.R.C.
• Relai d’informations en interne

Chiffres et Statistiques :

• Extraction mensuel de l’activité de service (nombre de rdv, P.A., C.E.R….) et B.R.S.A.
• Préparation du Rapport d’Activité Annuel. Renseignements et mise à jour des chiffres recueillis
• Suivi des indicateurs (file active, nbre de BRSA, nbre de PA, nbre de rdv, moyenne de rdv,…) par C.P.S.
• Bilan quantitatif des permanences extérieures
• Extraction de chiffres pour les fiches Canton des communes du SAS

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Niveau minimum CAP, BEP, voire niveau BAC, dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative.

Savoir-faire

• Aisance relationnelle et qualité de présentation
• Respecte des obligations de confidentialité et de discrétion.
• Sens du travail en équipe
• Capacités rédactionnelles (prise de note, compte rendu, analyse, synthèse)
• Gestion des priorités
• Capacité à rendre compte et alerter
• Qualité de prise d’initiatives, de recherche et de relai de l’information.
• Autonomie et organisation
• Respect des délais imposés par le cadre réglementaire.
• Maîtrise et aisance à la pratique des outils informatiques (Pack Office et logiciels métiers. Idéalement : SOLIS).
• Compréhension des modalités d’intervention et des outils départementaux en matière d’action sociale
• Connaissance générale du cadre législatif et institutionnel de l’action sociale.

Savoir-être

• Capacité à travailler auprès de différents interlocuteurs et en transversalité
• Rigueur et méthodologie
• Esprit d’initiative et de créativité
• Sens de l’accueil, du contact, de l’écoute
• Capacité d’adaptation et de prise de recul
• Réactivité et gestion des priorité
• Appétence pour le service public.

Poste permanent de catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Choisir de travailler à nos côtés, c’est rejoindre une institution publique qui conjugue innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà du statut ou du diplôme, nous recherchons des personnes compétentes et déterminées, animées par l’esprit d’initiative et le sens de l’intérêt général. Car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses agents.

Parce que la diversité des parcours enrichit notre collectif, nous veillons à rendre notre processus de recrutement accessible à tous et à offrir à chacun un environnement de travail inclusif et adapté à ses besoins, avec l’appui de notre Mission Handicap.

Découvrez les étapes jusqu’à votre embauche et le parcours d’onboarding

Le Département des Yvelines, avec plus de 4000 collaborateurs, est un acteur majeur de proximité auprès des Yvelinois.Il s'engage chaque jour pour apporter une réponse aux enjeux territoriaux, dans de nombreux domaines, parmi lesquels l'action sociale, l'enfance, l'insertion, le développement et l'aménagement du territoire, l'éducation, la culture ou encore la jeunesse.Les missions assurées par le Département sont au cœur des préoccupations des yvelinois et contribuent à leur qualité de vie, au développement et rayonnement du territoire.En réponse à ces enjeux, le Département s'inscrit dans une réelle dynamique de modernisation qui s'illustre notamment à travers des projets ambitieux et innovants.