Assistant Administratif H/F

Arseaa - action solidaire; Valence; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Arseaa - action solidaire recherche un(e) secrétaire/administrateur(trice) pour le Foyer de vie les Cèdres et le Pôle associatif. Vous assurerez l'accueil, le secrétariat et la gestion administrative, tout en garantissant la fiabilité des données dans NETVIE et le suivi des plannings du personnel.

Vous travaillerez en équipe avec l'équipe administrative et pluridisciplinaire, avec autonomie, discrétion et sens du service, afin d'assurer une organisation efficace et un soutien administratif

Qualifications

• Diplôme en secrétariat/administration de niveau V minimum et expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire.
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Maîtrise des outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé).
• Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation.
• Une première pratique des logiciels OCTIME et NETVIE serait appréciée.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du Foyer et du Pôle.
• Secrétariat et gestion administrative de l'établissement Foyer de vie les Cèdres.
• Suivi de l'activité et fiabilité des données saisies sur le logiciel métier NETVIE.
• Suivi des ressources humaines (saisie et suivi des plannings, remplacements: contacts, précontrats, accueil des embauché·es).
• Participation aux réunions de coordination administrative du Pôle et propositions d'amélioration.

Connaissances

Secrétariat

Bureautique

Gestion planning

OCTIME

NETVIE

Outils collaboratifs

Formation

Diplôme en Secrétariat/administration

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Acteur régional en Occitanie, l'Arseaa intervient auprès de 17 000 personnes en situation de handicap, en risque d'exclusion, en situation de vulnérabilité...Notre association forme aussi les futur·e·s professionnel·le·s de l'intervention sociale et les professionnel·le·s en exercice.1 700 co-élaborateurs-ices et 180 travailleurs-euses d'ESAT investi-e-s au sein de 11 pôles 110 M€ de budget annuel mobilisé
Sous l'autorité du Directeur de Pôle et par délégation sous la responsabilité hiérarchique du Chef de service Foyer "les Cèdres" et en lien avec les services administratif, financier, logistique et qualité du Pôle, vous assurez :

Vous assurez :

• L'accueil physique et téléphonique du Foyer et du Pôle.
• Le secrétariat et la gestion administrative de l'établissement "Foyer de vie les Cèdres".
• Le suivi de l'activité et la fiabilité des données saisie sur le logiciel métier NETVIE, contribue à l'élaboration des tableaux de gestion de l'établissement
• Le suivi des ressources humaines de l'établissement, la saisie et le suivi sur le logiciel de gestion du temps des plannings des salariés et stagiaires, la gestion des remplacements : contacts, précontrats, planning, accueil des nouveaux embauchés.
• La participation aux réunions de coordination administrative du Pôle, vous êtes force de propositions dans le cadre de la politique d'amélioration continue du Pôle et des établissements.

Lieu d'activité :

Pôle adultes Henri Cros - 89 Chemin du Sirat - 82400 Valence d'Agen Foyer Occupationnel « Résidence des Cèdres » ESAT, Entreprise Adaptée, Foyer d'Hébergement, Foyer Occupationnel, S.A.V.S., MAPHV « Las Canneles », FAM.

Compétences

• Diplôme en Secrétariat/administration de niveau V minimum (BTS, DUT...) et expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques (Word - Excel - PowerPoint) Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé)Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisationUne première pratique des logiciels OCTIME et NETVIE serait appréciée.
• Capacités d'adaptation et de travail en collaboration avec l'équipe administrative du Pôle et l'équipe pluridisciplinaire de l'établissement.
• Autonomie, capacité d'initiative, discrétion, rigueur et méthodologie.
• Capacité à prioriser les urgences et les échéances, organisation, capacité d'analyse.
• Discrétion et respect de la confidentialité des données.
• Au delà des compétences, vous vous démarquez par votre relationnel et votre goût pour le travail en équipe.
• De plus, vous êtes animé.e par le sens du service et faites preuve d'adaptabilité auprès d'interlocuteurs variés.