ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Arseaa - action solidaire; Valence; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Arseaa - action solidaire recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour assurer l’accueil et la gestion du secrétariat du Foyer et du Pôle. Vous serez en lien avec les services administratif, financier, logistique et qualité.

Vous gérerez la saisie et le suivi des données sur NETVIE, préparerez les tableaux de bord et assurerez le suivi RH (précontrats, planning, remplacements). Vous participerez aux réunions et proposerez des axes d’amélioration.

Qualifications

• Diplôme en Secrétariat/administration de niveau V minimum (BTS, DUT…)
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word – Excel – PowerPoint)
• Maîtrise d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé)

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du Foyer et du Pôle.
• Secrétariat et gestion administrative de l’établissement.
• Suivi de l’activité et fiabilité des données saisies sur NETVIE; contribution aux tableaux de gestion.

Connaissances

Outils informatiques

Planification

Rigueur

Autonomie

Formation

BTS/DUT Secrétariat

Outils

OCTIME

NETVIE

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Sous l’autorité du Directeur de Pôle et par délégation sous la responsabilité hiérarchique du Chef de service Foyer "les Cèdres" et en lien avec les services administratif, financier, logistique et qualité du Pôle, vous assurez :

L’accueil physique et téléphonique du Foyer et du Pôle.

Le secrétariat et la gestion administrative de l'établissement "Foyer de vie les Cèdres".

Le suivi de l'activité et la fiabilité des données saisie sur le logiciel métier NETVIE, contribue à l’élaboration des tableaux de gestion de l'établissement

Le suivi des ressources humaines de l'établissement, la saisie et le suivi sur le logiciel de gestion du temps des plannings des salariés et stagiaires, la gestion des remplacements : contacts, précontrats, planning, accueil des nouveaux embauchés.

La participation aux réunions de coordination administrative du Pôle, vous êtes force de propositions dans le cadre de la politique d'amélioration continue du Pôle et des établissements.

Lieu d'activité :

Pôle adultes Henri Cros – 89 Chemin du Sirat - 82400 Valence d'Agen

Foyer Occupationnel « Résidence des Cèdres » ESAT, Entreprise Adaptée, Foyer d’Hébergement, Foyer Occupationnel, S.A.V.S., MAPHV « Las Canneles », FAM.

Diplôme en Secrétariat/administration de niveau V minimum (BTS, DUT…) et expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire

Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques (Word – Excel – PowerPoint)

Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé)

Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

Une première pratique des logiciels OCTIME et NETVIE serait appréciée.

Capacités d'adaptation et de travail en collaboration avec l’équipe administrative du Pôle et l’équipe pluridisciplinaire de l'établissement.

Autonomie, capacité d’initiative, discrétion, rigueur et méthodologie.

Capacité à prioriser les urgences et les échéances, organisation, capacité d’analyse.

Discrétion et respect de la confidentialité des données.

Au delà des compétences, vous vous démarquez par votre relationnel et votre goût pour le travail en équipe.

De plus, vous êtes animé.e par le sens du service et faites preuve d’adaptabilité auprès d’interlocuteurs variés.