Assistant Administratif

Arseaa - action solidaire; Valence; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Arseaa - action solidaire recherche un(e) secrétaire/administratif(ve) pour le Foyer et le Pôle à Valence d'Agen. Vous assurez l’accueil, le secrétariat, et la gestion administrative, avec le suivi des données sur NETVIE pour élaborer les tableaux de gestion.

Vous aurez la responsabilité du suivi RH (plannings, remplacements, précontrats) et participerez activement aux réunions de coordination administrative, en apportant des propositions d'amélioration continue.

Qualifications

• Diplôme Secrétariat/administration de niveau V minimum (BTS/DUT).
• Expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des outils OCTIME et NETVIE serait appréciée.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du Foyer et du Pôle.
• Secrétariat et gestion administrative de l'établissement.
• Suivi de l'activité et fiabilité des données saisies sur NETVIE.
• Suivi des ressources humaines: planning et remplacements, précontrats.
• Participation aux réunions et propositions d'amélioration continue.

Connaissances

Maîtrise bureautique

Rigueur méthodologie

Autonomie initiative

Discrétion

Analyse

Formation

BTS/DUT Secrétariat/administration

Outils

OCTIME

NETVIE

Description du poste

Sous L’autorité Du Directeur De Pôle Et Par Délégation Sous La Responsabilité Hiérarchique Du Chef De Service Foyer "les Cèdres" Et En Lien Avec Les Services Administratif, Financier, Logistique Et Qualité Du Pôle, Vous Assurez

• L’accueil physique et téléphonique du Foyer et du Pôle.
• Le secrétariat et la gestion administrative de l'établissement "Foyer de vie les Cèdres".
• Le suivi de l'activité et la fiabilité des données saisie sur le logiciel métier NETVIE, contribue à l’élaboration des tableaux de gestion de l'établissement
• Le suivi des ressources humaines de l'établissement, la saisie et le suivi sur le logiciel de gestion du temps des plannings des salariés et stagiaires, la gestion des remplacements : contacts, précontrats, planning, accueil des nouveaux embauchés.
• La participation aux réunions de coordination administrative du Pôle, vous êtes force de propositions dans le cadre de la politique d'amélioration continue du Pôle et des établissements.

Lieu D'activité

Pôle adultes Henri Cros – 89 Chemin du Sirat - 82400 Valence d'Agen

Foyer Occupationnel « Résidence des Cèdres » ESAT, Entreprise Adaptée, Foyer d’Hébergement, Foyer Occupationnel, S.A.V.S., MAPHV « Las Canneles », FAM.

Profil Recherché

• Diplôme en Secrétariat/administration de niveau V minimum (BTS, DUT…) et expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques (Word – Excel – PowerPoint)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé)
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
• Une première pratique des logiciels OCTIME et NETVIE serait appréciée.
• Capacités d'adaptation et de travail en collaboration avec l’équipe administrative du Pôle et l’équipe pluridisciplinaire de l'établissement.
• Autonomie, capacité d’initiative, discrétion, rigueur et méthodologie.
• Capacité à prioriser les urgences et les échéances, organisation, capacité d’analyse.
• Discrétion et respect de la confidentialité des données.
• Au delà des compétences, vous vous démarquez par votre relationnel et votre goût pour le travail en équipe.
• De plus, vous êtes animé.e par le sens du service et faites preuve d’adaptabilité auprès d’interlocuteurs variés.