Assistant Administratif (H/F)

CIAS; Thouars; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

CIAS recherche un(e) agent administratif(ve) au service Autonomie (SSIAD) pour assurer la gestion administrative du service. Vous devrez saisir la facturation, suivre les documents comptables et renseigner les indicateurs, tout en gérant les plannings et lArchivage des dossiers des usagers.

Vous assurez l’accueil téléphonique et la continuité du service, avec une organisation rigoureuse, autonomie et discrétion requises.

Qualifications

• Connaissance des circuits et procédures administratives
• Sens de la communication et des relations humaines
• Établissement et usage de tableaux de bord et outils de planification
• Rigueur, autonomie et gestion du temps

Responsibilities

• Gestion financière et comptable: saisie et suivi de la facturation libérale et contrôle des pièces justificatives
• Interface budgétaire: transmission des documents comptables et liaison avec les finances
• Saisie et consolidation des indicateurs réglementaires et tableaux de bord
• Archivage et gestion des dossiers des usagers, suivi des archives
• Gestion du parc automobile: réservation et entretiens
• Approvisionnement: gestion des stocks et commandes de fournitures
• Accueil téléphonique et orientation des usagers et partenaires

Skills

Circuits administratifs

Communication

Gestion planning

Rigueur et discrétion

Tools

Word

Excel

Access

PowerPoint

Internet

Messagerie

Job description

Descriptif de l'emploi : Rattaché(e) à l'Infirmière Coordinatrice, au sein du Service Autonomie (SSIAD), vous devrez assurer la gestion administrative du service.

Missions et activités quotidiennes :

• Gestion financière et comptable
  • Saisie et suivi de la facturation libérale : enregistrement des honoraires des infirmiers diplômés d'État (IDE) et contrôle des pièces justificatives.
  • Interface budgétaire : transmission des documents comptables et liaison constante avec le service des finances.
• Gestion des données et suivi de l'activité
  • Renseignements des indicateurs réglementaires : saisie et consolidation des enquêtes statistiques (Résid-ESMS, tableaux de bord de la performance, STATS).
• Gestion administrative et logistique
  • Suivi des dossiers et archivage : saisie administrative, mise à jour régulière, classement et archivage sécurisé des dossiers des usagers.
  • Gestion du parc automobile : suivi de la flotte de véhicules, organisation des réservations et planification des entretiens avec le garage.
  • Approvisionnement : gestion des stocks et passation des commandes de fournitures de bureau et de matériel administratif.
• Accueil et continuité du service
  • Accueil téléphonique : prise d'appels, orientation des usagers ou des partenaires et transmission des messages au personnel soignant.
  • Polyvalence et organisation : hiérarchisation des urgences, gestion des priorités et garantie de la continuité de l'activité administrative de la structure.

Votre Profil :

• Connaissance des circuits et procédures administratives
• Sens de la communication et des relations humaines
• Établissement et usage de tableaux de bord, outils de planification et suivi
• Techniques de capitalisation et de classement des documents
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Access, Powerpoint, internet, messagerie)
• Capacités rédactionnelles
• Technique de gestion de planning
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Sens de l'organisation et de gestion du temps
• Autonomie, discrétion, rigueur, disponibilité, qualités relationnelles

Conditions & Modalités :

Régime indemnitaire, participation employeur mutuelle santé et prévoyance maintien de salaire, adhésion au COS/CNAS (après ancienneté de 3 et 6 mois dans la collectivité).