Assistant Administratif H/F

DEFI SYSTEMES; Occitanie; Sur place; EUR 24 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

DEFI SYSTEMES, SAS nîmoise spécialisée dans des machines spéciales, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique et motivé(e) pour renforcer le service Méthodes au sein d’une PME industrielle en forte croissance.

Intégré(e) au service Méthodes et rattaché(e) au Responsable Méthodes, vous assurerez le suivi administratif et opérationnel des affaires, facilitant la coordination entre les bureaux d’études, les achats, la fabrication et la sous-traitance.

Qualifications

• Niveau BAC à BAC+2 en secrétariat, assistanat ou bureautique.
• Expérience confirmée de 3 à 5 ans dans un poste similaire dans le secteur industriel.
• Autonomie, organisation, polyvalence et sens de l’analyse et de la synthèse.
• Maîtrise d’Excel et des outils informatiques.

Responsabilités

• Préparation documentaire et suivi administratif et opérationnel des affaires.
• Suivi des documents et conformité des rapports et certificats.
• Approvisionnement matériel et gestion des échéances fournisseurs.
• Support à la production et suivi des rapports de fin de fabrication.
• Contrôle qualité et amélioration continue des procédures.

Connaissances

Autonomie

Organisation

Polyvalence

Rigueur

Rédaction

Formation

BAC à BAC+2 en secrétariat/assistnat/bureautique

Outils

Excel

Description du poste

À propos de l’entreprise
DEFI SYSTEMES est une SAS nîmoise de soixante-dix de collaborateurs qui conçoit, fabrique et vend des machines spéciales.
Constituée d’une équipe pluridisciplinaire d’ingénieurs et techniciens, elle oeuvre à la conception de systèmes mécaniques automatisés et robotisés pour les laboratoires et l'industrie, au contrôle industriel, à la nucléarisation d’équipements, à la réalisation de BàG avec procédés.
Elle sait répondre aux besoins des clients, aussi bien dans le domaine de la mécanique, de l’automatique, de la fluidique, de la thermique, de l’électronique, avec l’intégration de ces compétences dans des machines spéciales et la réalisation de projets en environnement nucléaire et nouvelles énergies.
Sa certification Qualianor garantit ses compétences en matière de qualité Santé Sécurité Environnement et Radio-Protection.
Chez DEFI SYSTEMES, seules vos compétences comptent !
Quel que soit votre genre, origine, âge, religion, orientation sexuelle, handicap ou apparence, nous encourageons la diversité au sein de nos équipes.
DEFI SYSTEMES est engagée en matière de mixité et d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
Voir la fiche de l'entreprise

Description Des Activités Significatives De L'emploi

Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve), dynamique et motivé(e) pour rejoindre une PME industrielle en forte croissance.

Préparation Documentaire

Intégré(e) au service Méthodes et rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable Méthodes, vous assurerez le suivi administratif et opérationnel des affaires afin de faciliter la coordination entre les bureaux d’études, les méthodes, les achats, la fabrication, le montage et la sous-traitance. Notamment :

• Rassembler, organiser et archiver l'ensemble des documents constitutifs des rapports de fin de fabrication (LOFC, LOMC, CSO, RFF, RFM, PV de contrôle, FSS),
• Assurer la complétude formelle et la conformité des certificats matières sur chaque projet, selon les instructions transmises.
• Contrôler la disponibilité des plans, nomenclatures, documents qualité, matières et composants.

Approvisionnement Matériel

• Alimenter et mettre à jour les bases de données QMOS/QS sous supervision,
• Signaler les échéances de renouvellement au technicien ou à l'ingénieur référent de l'affaire.
• Suivre les dates de réception des pièces et identifier les retards ou éléments manquants.
• Relancer les services internes, les fournisseurs et les sous-traitants.

Support à La Production

• Assurer le suivi du remplissage des documents de suivi de fabrication selon les consignes reçues,
• Préparer les documents nécessaires à l'établissement des rapports de fin de fabrication (RFF, RFM).

Contrôle Qualité & Conformité

• Assurer le suivi, rassembler et archiver les PV de contrôle,
• Assurer la gestion des expéditions/réceptions et des commandes de tout ce qui concerne la métrologie, en appui des techniciens.
• Réaliser des reportings synthétiques sur les retards, les blocages et les priorités.

Amélioration Continue

• Participer à la rédaction des procédures concernant son périmètre de poste,
• Contribuer aux retours d'expérience documentaires en faisant remonter les récurrences d'anomalies de complétude.

Bonne maîtrise d’Excel : navigation et exploitation de plusieurs fichiers, utilisation et compréhension de formules avancées telles que RECHERCHEV, INDEX et EQUIV, identification d’erreurs courantes dans les formules et les liaisons entre fichiers.
Profil
Vous êtes de niveau BAC (BAC professionnel, technologique, ...) à BAC+2 (BTS, ...) en secrétariat, assistanat, bureautique.
Vous justifiez d'une expérience confirmée de minimum 3/5 ans sur des fonctions similaires dans un secteur industriel et vous maitrisez les outils informatiques.
Autonomie, organisation, polyvalence, capacité d’analyse et de synthèse, aisance relationnelle et rédactionnelle, rigueur, respect des règles de confidentialité, et aptitude à anticiper le travail sont autant de qualités indispensables pour réussir dans ce poste.
Vous souhaitez travailler au sein d’une équipe audacieuse, conviviale et dynamique ? Alors rejoignez-nous !
Salaire entre 23 620€ et 26 000€.
CDI, statut non-cadre, temps plein.
Voir la fiche métier : Assistant spécialisé (H/F)