Assistant Administratif H/F

DEFI SYSTEMES; Nîmes; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

DEFI SYSTEMES, PME industrielle en forte croissance, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique et motivé(e) pour rejoindre le service Méthodes. Intégré(e) au Responsable Méthodes, vous assurerez le suivi administratif et opérationnel des affaires afin de faciliter la coordination entre les bureaux d’études, les méthodes, les achats, la fabrication, le montage et la sous-traitance.

Vous maîtrisez Excel et contribuez à l’amélioration des procédures et au reporting des retards et

Qualifications

• Rigueur et organisation requises pour assurer le suivi des documents.
• Maîtrise des outils informatiques et des formules Excel avancées.
• Bonne communication et coordination entre les services.

Responsabilités

• Suivi administratif et opérationnel des affaires pour faciliter la coordination entre les bureaux d’études, les méthodes, les achats, la fabrication, le montage et la sous-traitance.
• Préparation documentaire: rassembler, organiser et archiver les rapports et certificats matières; contrôle de disponibilité des plans et documents qualités.
• Approvisionnement matériel: alimenter les bases de données et suivre les échéances de renouvellement; relancer les services et les fournisseurs.
• Support à la production: suivi du remplissage des documents de suivi de fabrication et préparation des rapports de fin de fabrication.
• Contrôle qualité & conformité: suivi et archivage des PV de contrôle, gestion des expéditions/réceptions et de la métrologie; reportings sur retards et priorités.
• Amélioration continue: participation à la rédaction des procédures et remontée des anomalies de complétude.

Outils

Excel

Description du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve), dynamique et motivé(e) pour rejoindre une PME industrielle en forte croissance.

Intégré(e) au service Méthodes et rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable Méthodes, vous assurerez le suivi administratif et opérationnel des affaires afin de faciliter la coordination entre les bureaux d’études, les méthodes, les achats, la fabrication, le montage et la sous-traitance. Notamment:

Préparation documentaire :

• Rassembler, organiser et archiver l'ensemble des documents constitutifs des rapports de fin de fabrication (LOFC, LOMC, CSO, RFF, RFM, PV de contrôle, FSS),
• Assurer la complétude formelle et la conformité des certificats matières sur chaque projet, selon les instructions transmises.
• Contrôler la disponibilité des plans, nomenclatures, documents qualité, matières et composants.

Approvisionnement matériel :

• Alimenter et mettre à jour les bases de données QMOS/QS sous supervision,
• Signaler les échéances de renouvellement au technicien ou à l'ingénieur référent de l'affaire.
• Suivre les dates de réception des pièces et identifier les retards ou éléments manquants.
• Relancer les services internes, les fournisseurs et les sous-traitants.

Support à la production :

• Assurer le suivi du remplissage des documents de suivi de fabrication selon les consignes reçues,
• Préparer les documents nécessaires à l'établissement des rapports de fin de fabrication (RFF, RFM).

Contrôle qualité & conformité :

• Assurer le suivi, rassembler et archiver les PV de contrôle,
• Assurer la gestion des expéditions/réceptions et des commandes de tout ce qui concerne la métrologie, en appui des techniciens.
• Réaliser des reportings synthétiques sur les retards, les blocages et les priorités.

Amélioration continue :

• Participer à la rédaction des procédures concernant son périmètre de poste,
• Contribuer aux retours d'expérience documentaires en faisant remonter les récurrences d'anomalies de complétude.

Bonne maîtrise d’Excel : navigation et exploitation de plusieurs fichiers, utilisation et compréhension de formules avancées telles que RECHERCHEV, INDEX et EQUIV, identification d’erreurs courantes dans les formules et les liaisons entre fichiers.