Assistant administratif (H/F)

CHAMBRE METIERS ARTISANAT DE MOSELLE; Metz; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

CHAMBRE METIERS ARTISANAT DE MOSELLE recherche une personne pour le secrétariat des Moyens Généraux, en charge du courrier, des réservations de salles et du parc automobile.

Vous assurez le suivi administratif, la facturation et les commandes, et travaillez transversalement avec les services. Horaires 8H-12H / 13H30-17H15, RTT facultatifs et mission polyvalente au service comptabilité.

Qualifications

• Autonomie, organisation et rigueur.
• BAC + 2 minimum en Gestion / Assistant de Direction.
• Maîtrise des outils bureautiques notamment Excel.
• Expérience préalable en gestion administrative ou secrétariat d'au moins 5 ans.
• Connaissances de base en comptabilité indispensable.

Responsibilities

• Traitement du courrier entrant et sortant.
• Gestion du planning des réservations des salles et des véhicules de service.
• Suivi et gestion du parc automobile et rendez-vous maintenance.
• Gestion du parc de clefs des salles des 4 sites.
• Suivi financier et budgétaire: enregistrement des factures, préparation des bons de commande, facturation des consommables et prestations de services.
• Déclaration des sinistres à l'assurance.
• Suivi administratif des travaux et vérifications techniques périodiques des bâtiments.
• Polyvalence et travail en équipe avec les autres services.
• Rédaction de documents et de lettres.
• Vous serez amenée à effectuer des missions auprès du service comptabilité.

Skills

Autonomie

Organisation

Rigueur

Gestion administrative

Education

BAC+2 en Gestion / Assistant de Direction

Tools

Excel

Job description

Ce poste clé au sein de la Direction de l'Administration Centrale est chargé du secrétariat des Moyens Généraux, du pôle courrier, des réservations de salles et des véhicules. Vous participez aux relations avec les prestataires extérieurs dans le cadre d'opérations de maintenance et travaillez en transversalité avec l'ensemble des services.

Missions principales :

• Traitement du courrier entrant et sortant
• Gestion du planning des réservations des salles de réunion et des véhicules de service
• Suivi et gestion du parc automobile : prise de RDV pour la maintenance, l'entretien, révision, contrôle technique, restitution
• Gestion du parc de clefs des salles des 4 sites
• Suivi financier et budgétaire du service des Moyens Généraux : enregistrement des factures, préparation des bons de commande, facturation des consommables et prestations de services aux différents partenaires
• Déclaration des sinistres à l'assurance (auto, dommage aux biens, RC)
• Suivi administratif des travaux et des vérifications techniques périodiques des bâtiments (planification, suivi des rapports, levées de réserve à organiser)
• Polyvalence et travail en équipe avec les autres services de la Direction : reprographie, comptabilité
• Rédaction de documents et de lettres

Vous serez amenée à effectuer des missions auprès du service comptabilité.

Pour réussir votre mission, les compétences requises sont :

• Autonomie, organisation et rigueur
• BAC + 2 minimum en Gestion / Assistant de Direction
• Maîtrise des outils bureautiques notamment Excel
• Expérience préalable en gestion administrative ou secrétariat d'au moins 5 ans
• Connaissances de base en comptabilité indispensable

Horaires du poste : 8H -12H / 13H30 - 17H15.5 RTT / an