Assistant administratif (H/F)

LVINOX; Bindernheim; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

LVINOX recherche un Assistant Administratif - Achats & Chantiers pour assurer le suivi administratif et opérationnel des achats sur plusieurs chantiers en France et à l'étranger. Vous serez le lien entre les chantiers, les fournisseurs et la direction, en charge des commandes, livraisons, factures et archivage.

Profil: organisé, rigoureux, capable de gérer plusieurs dossiers, avec une bonne maîtrise d'Excel et des outils informatiques.

Qualifications

• Organisé et rigoureux, capable de gérer plusieurs dossiers.
• Bonne maîtrise d'Excel et outils informatiques.
• Anglais utile pour échanges avec partenaires à l'étranger.
• Première expérience en administration, achats, logistique ou BTP appréciée.

Responsabilités

• Réceptionner les demandes et passer les commandes auprès des fournisseurs.
• Gérer les commandes de gaz, machines, outillage et consommables.
• Vérifier références, quantités, prix et délais de livraison.
• Suivre les commandes jusqu'à réception sur le chantier.
• Coordonner les livraisons avec les responsables de chantier.
• Archivage et suivi documentaire des achats et fournisseurs.

Connaissances

Anglais

Portugais

Excel

Formation

Bac Secrétariat assistanat

Outils

Excel

Description du poste

Offre n° 213XBRF Assistant administratif (H/F)

ASSISTANT ADMINISTRATIF - ACHATS & CHANTIERS H/F Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un Assistant Administratif - Achats & Chantiers h/f afin d'assurer le suivi administratif et opérationnel des achats nécessaires à plusieurs chantiers situés en France et a l'étranger. Véritable lien entre les équipes de chantier, les fournisseurs et la direction, vous serez en charge de suivre les commandes, les livraisons, les factures et l'archivage des documents liés aux différents projets.

Vos principales missions

• Gestion des commandes :
  • Réceptionner les demandes de matériel provenant des différents chantiers.
  • Passer et suivre les commandes auprès des fournisseurs.
  • Gérer les commandes de gaz, machines, outillage, matériel et consommables.
  • Comparer les offres et demander des devis lorsque nécessaire.
  • Vérifier les références, quantités, prix et délais de livraison.
  • Suivre les commandes jusqu'à leur réception sur le chantier.
  • Relancer les fournisseurs en cas de retard ou de problème.
  • Coordonner les livraisons avec les responsables de chantier.
• Suivi des machines et équipements :
  • Organiser les locations de machines et équipements nécessaires aux chantiers.
  • Suivre les dates de livraison, de retour et de prolongation des locations.
  • Contrôler les documents liés aux machines : contrats, assurances, fiches techniques, bons de livraison, etc.
  • Assurer le suivi administratif des équipements présents sur les différents chantiers.
• Gestion administrative et facturation :
  • Réceptionner et contrôler les factures fournisseurs.
  • Vérifier la concordance entre commande, bon de livraison et facture.
  • Identifier les éventuelles erreurs de facturation et demander les corrections nécessaires.
  • Affecter les achats aux bons chantiers.
• Archivage et suivi documentaire :
  • Classer et archiver les commandes, devis, bons de livraison, factures et documents fournisseurs.
  • Maintenir une organisation administrative claire pour chaque chantier.
  • Assurer la traçabilité des achats et des documents.
  • Mettre à jour les tableaux de suivi et les fichiers administratifs.
• Coordination internationale :
  • Vous serez amené(e) à travailler avec des fournisseurs et des équipes situés en France et a l'étranger.
  • Une bonne capacité à communiquer en français et en anglais est donc importante.
  • La maîtrise de l'italien et/ou du portugais serait un vrai plus.

Profil recherché

• Organisé, rigoureux et méthodique.
• À l'aise avec la gestion de plusieurs dossiers simultanément.
• Réactif et capable de gérer les urgences.
• Ayant le sens des priorités.
• À l'aise avec les outils informatiques et Excel.
• Ayant une bonne capacité de communication avec les fournisseurs et les équipes de chantier.
• Sachant travailler de manière autonome tout en gardant un bon esprit d'équipe.
• Une première expérience en administration, achats, gestion de commandes, logistique ou dans le secteur du BTP/industriel serait appréciée.

Vous êtes une personne qui aime que les choses soient bien suivies, que les documents soient correctement classés et que les commandes arrivent au bon endroit et au bon moment ? Ce poste est fait pour vous.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaine
Travail en journée
Travail en horaires fixes

Salaire

• Selon qualification

Déplacements
Déplacements: Ponctuels
Zone régionale

Expérience

• 1 An(s) - Sur poste similaire Cette expérience est indispensable
• Niveau Bac Secrétariat assistanat Cette formation est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Anglais Cette langue est indispensable
• Portugais

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Installation de structures métalliques, chaudronnées et de tuyauterie