Assistant administratif - F/H - CDI - Saint-Maurice (94)

Ecosphère; Saint-Maurice; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle prise en charge à 100%

Tickets restaurant

RTT et amélioration du temps de work

Horaires flexibles et mobilité locale

Job summary

Ecosphère recherche un(e) assistant(e) d'agence pour soutenir la direction et l'équipe locale sur Avon, Plaisir et Saint-Maurice. Vous assurez l’accueil, la gestion administrative et le suivi des moyens matériels.

Vous participerez à l’organisation des réunions, au pilotage des tâches et à la gestion des dossiers clients et contrats, avec autonomie et esprit d’équipe.

Qualifications

• Formation bac+2 minimum en gestion de PME, assistanat de direction et/ou comptabilité.
• Au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire en PME, idéalement en bureau d'études.
• Maîtrise d'Office 365 (Word, Excel, PowerPoint), connaissance des outils Flex et Yooz est un plus.
• Connaissance des marchés publics et bases en administration des ventes.
• Bonne expression orale et écrite, excellente maîtrise de l'orthographe.
• Autonomie, proactivité, rigueur et ponctualité.

Responsibilities

• Appui à la direction de l'agence: pilotage des tâches, planification et suivi des réunions.
• Appui à la gestion de la vie d'agence: accueil, courrier, gestion des équipements et des contrats.
• Appui administratif: suivi des dossiers, facturation et archivage; gestion notes de frais.
• Appui commercial: veille commerciale locale, préparation des offres et dépôt des réponses.
• Appui à la gestion des ressources humaines: suivi candidatures, onboarding/offboarding et formation.
• Appui technique: relectures, mise en forme et archivage de rapports.

Skills

Autonomie

Proactivité

Rigueur

Organisation

Esprit d'équipe

Education

Bac+2 en gestion/assistanat

Tools

Office 365

Flex

Yooz

Job description

L'agence Bassin parisien d'Ecosphère, répartie sur 3 sites (Avon - 77, Plaisir - 78 et Saint-Maurice - 94), recherche son assistant(e) d'agence. Au sein d'une équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité du directeur d'agence, il(elle) interviendra en véritable appui quotidien à l'équipe locale, et en relai fiable et efficace à la direction de l'agence, et aura notamment pour missions :

Appui à la direction de l'agence

• Mise en place et suivi d'un outil de pilotage des tâches ;
• Planification, organisation et suivi des réunions d'équipe;
• Mise en place et suivi des plans d'actions.

Appui à la gestion de la vie d'agence

• Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier;
• Gestion de la boite mail agence;
• Gestion des équipements : suivi du consommable, suivi et entretien du matériel et des véhicules en lien avec les référents matériel et sécurité, veille sur l'état des locaux;
• Gestion des contrats et prestataires de service liés à l'agence;
• Réalisation des achatsavec une carte d’entreprise et application sur mobile perso;
• Appui local à l'organisation des événements et gestion de la logistique des déplacements pour l'équipe;
• Gestion de l'archivage numérique.

Appui administratif

• Suivi administratif des dossiers client, incluant la préparation et le suivi de la facturation;
• Clôtures locales administratives des dossiers (certificats de capacité, enquêtes de satisfaction client);
• Suivi administratif de la sous-traitance;
• Suivi et validation des factures dansYooz(en lien avec Flex le cas échéant);
• Centralisation desnotesde fraiset validation niveau 1 dansnibelisdans le respect des échéances mensuelles;
• Suivi administratif des notes de frais de l'équipe;
• Mise en œuvre et animation locale des procédures administratives nationales.

Appui commercial

• Appui à la veille commerciale locale;
• Préparation et montage administratif des offres;
• Dépôt des réponses aux appels d'offres;
• Mise à jour et suivi des devis sur interface CRM.

Appui à la gestion des ressources humaines

• Participation au suivi des candidatures et organisation logistique des entretiens;
• Participation à l'onboarding et offboarding des collaborateurs;
• Lien avecles servicesRH pour la gestion deTaleez(demandes d’ouverture ou clôture d’offres);
• Suivi des échéanceset relances équipepour demandes de formation;
• Suivi de l'affichage obligatoire.

Appui technique

• Relectures orthographiques;
• Mise en forme, reprographie et archivage des rapports;
• Gestion locale de la photothèque et de la documentation.

Profil et compétences

• Formation : Bac + 2 minimum en gestion de la PME, assistanat de direction et/ou comptabilité ;
• Expérience : Au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire en PME, idéalement en bureau d'études ;
• Maîtrise de l'informatique : Office 365 (Word, Excel, et Power point impératifs), maîtrise des outils Flex (facturation clients) et Yooz (commandes fournisseurs) serait un plus ;
• Connaissance des marchés publics et bases en administration des ventes ;
• Bonne expression orale et écrite, excellente maîtrise de l'orthographe ;
• Autonomie, proactivité, rigueur et ponctualité ;
• Sens de l'organisation et des priorités, esprit pratique, esprit d’équipe ;
• Sens de la communication et du contact ;
• Soucieux du respect de l'environnement et de la protection de la nature ;

Conditions et avantages du poste

• Vous bénéficiez d'un contrat CDI à temps plein, statut non-cadre (convention SYNTEC) ;
• Démarrage souhaité : Dès que possible ;
• Rémunération : selon votre profil et expériences. Elle est composée d'un salaire fixe, d'un intéressement et de la participation aux résultats d'Ecosphère, ainsi que de primes (vacances, de performance individuelle et exceptionnelles) ;
• Avantages sociaux : RTT, titres restaurant, mutuelle prise en charge à 100%, annualisation du temps de travail, souplesse des horaires, des congés et absences, participation aux transports publics, politique salariale incitative et dynamique.

D'autres missions pourront venir s'ajouter, en fonction des compétences et de la motivation(soutien éventuel sur certaines tâches au niveau national).