Assistant administratif - F/H - CDI - Saint-Maurice (94)

ECOSPHERE; Saint-Maurice; Presencial; EUR 28 000 - 36 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

RTT

Titres-restaurant

Mutuelle prise en charge à 100%

Annualisation du temps de travail

Souplesse des horaires

Resumo da oferta

L’agence Bassin parisien d’Ecosphère recrute un(e) assistant(e) d’agence pour accompagner l’équipe sur l’ensemble des missions administratives, logistiques et RH. Le poste implique une interaction avec la direction et les différents services, et s’inscrit dans un cadre CDI à temps plein.

Rattaché(e) à la direction, vous assurez l’accueil, la gestion des appels, la préparation des réunions et le suivi des actions, tout en garantissant une organisation rigoureuse et proactive.

Qualificações

• Formation Bac+2 minimum en gestion de PME/assistanat de direction et/ou comptabilité.
• Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire en PME, idéalement en bureau d’études.
• Bonne maîtrise d’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint) et des outils Flex et Yooz est un plus.
• Excellente maîtrise de l’orthographe et de l’expression écrite et orale.

Responsabilidades

• Appui à la direction de l’agence et relai fiable pour la direction.
• Gestion administrative: suivi des dossiers, facturation et archivage.
• Gestion des contrats, prestataires et achats via carte d’entreprise.
• Organisation logistique des événements et déplacements de l’équipe.

Conhecimentos

Gestion administrative interne

Maîtrise Office 365

Rigueur et organisation

Communication écrite et orale

Formação académica

Bac+2 en gestion PME/assist

Ferramentas

Office 365

Flex

Yooz

Descrição da oferta de emprego

L'agence Bassin parisien d'Ecosphère, répartie sur 3 sites (Avon - 77, Plaisir - 78 et Saint-Maurice - 94), recherche son assistant(e) d'agence. Au sein d'une équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité du directeur d'agence, il(elle) interviendra en véritable appui quotidien à l'équipe locale, et en relai fiable et efficace à la direction de l'agence, et aura notamment pour missions :

Appui à la direction de l'agence :

• Mise en place et suivi d'un outil de pilotage des tâches ;

• Planification, organisation et suivi des réunions d'équipe;

• Mise en place et suivi des plans d'actions.

Appui à la gestion de la vie d'agence :

• Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier;

• Gestion de la boite mail agence;

• Gestion des équipements : suivi du consommable, suivi et entretien du matériel et des véhicules en lien avec les référents matériel et sécurité, veille sur l'état des locaux;

• Gestion des contrats et prestataires de service liés à l'agence;

• Réalisation des achatsavec une carte d’entreprise et application sur mobile perso;

• Appui local à l'organisation des événements et gestion de la logistique des déplacements pour l'équipe;

• Gestion de l'archivage numérique.

Appui administratif :

• Suivi administratif des dossiers client, incluant la préparation et le suivi de la facturation;

• Clôtures locales administratives des dossiers (certificats de capacité, enquêtes de satisfaction client);

• Suivi administratif de la sous-traitance;

• Suivi et validation des factures dansYooz(en lien avec Flex le cas échéant);

• Centralisation desnotesde fraiset validation niveau 1 dansnibelisdans le respect des échéances mensuelles;

• Suivi administratif des notes de frais de l'équipe;

• Mise en œuvre et animation locale des procédures administratives nationales.

Appui à la gestion des ressources humaines :

• Participation au suivi des candidatures et organisation logistique des entretiens;

• Participation à l'onboarding et offboarding des collaborateurs;

• Lien avecles servicesRH pour la gestion deTaleez(demandes d’ouverture ou clôture d’offres);

• Suivi des échéanceset relances équipepour demandes de formation;

• Suivi de l'affichage obligatoire.

Appui technique :

• Relectures orthographiques;

• Mise en forme, reprographie et archivage des rapports;

• Gestion locale de la photothèque et de la documentation.

D'autres missions pourront venir s'ajouter, en fonction des compétences et de la motivation(soutien éventuel sur certaines tâches au niveau national).

PROFIL ET COMPÉTENCES :

• Formation : Bac + 2 minimum en gestion de la PME, assistanat de direction et/ou comptabilité ;

• Expérience : Au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire en PME, idéalement en bureau d'études ;

• Maîtrise de l'informatique : Office 365 (Word, Excel, et Power point impératifs), maîtrise des outils Flex (facturation clients) et Yooz (commandes fournisseurs) serait un plus ;

• Bonne expression orale et écrite, excellente maîtrise de l'orthographe ;

• Autonomie, proactivité, rigueur et ponctualité ;

• Sens de l'organisation et des priorités, esprit pratique, esprit d’équipe ;

• Sens de la communication et du contact ;

• Soucieux du respect de l'environnement et de la protection de la nature ;

CONDITIONS ET AVANTAGES DU POSTE :

• Vous bénéficiez d'un contrat CDI à temps plein, statut non-cadre (convention SYNTEC) ;

• Démarrage souhaité : Dès que possible ;

• Rémunération : selon votre profil et expériences. Elle est composée d'un salaire fixe, d'un intéressement et de la participation aux résultats d'Ecosphère, ainsi que de primes (vacances, de performance individuelle et exceptionnelles) ;

• Avantages sociaux : RTT, titres restaurant, mutuelle prise en charge à 100%, annualisation du temps de travail, souplesse des horaires, des congés et absences, participation aux transports publics, politique salariale incitative et dynamique.

PROCESSUS DE RECRUTEMENT :

Un premier échange téléphonique pour faire connaissance et s'assurer de l'intérêt commun pour ce poste ;

Un ou deux entretiens avec le directeur de l'agence et l'équipe RH pour évoquer votre parcours, vos attentes, partager sur les enjeux et sur la vision du poste, et éventuellement réaliser des tests.

Possibilité de regrouper les entretiens pour une optimisation du process de recrutement et parce que l'on s'adapte à vous.