Assistant administratif F/H

Lettre Du Cadre; Paris; Hybride; EUR 27 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Le SEDIF recrute une assistante ou un assistant pour apporter un soutien administratif, organisationnel et opérationnel au service Gestion Patrimoniale, composé de 9 personnes, afin d’assurer la fluidité des processus et le bon fonctionnement du service.

En tant qu’assistant, vous assurez le suivi des dossiers, la coordination administrative et contribuez à la qualité des productions, avec une responsabilité d’intérim des autres assistants lorsque nécessaire.

Responsabilités

• Suivi administratif et documentaire des dossiers du service dans différents domaines (urbanisme, gestion patrimoniale, risques, SIG, SI métiers, hydraulique).
• Gestion administrative des marchés publics, conventions et prestations externes : préparation des pièces, suivi des consultations et commandes, constitution des dossiers d'exécution.
• Réalisation des engagements budgétaires et suivi du service fait en lien avec les agents et services supports.
• Vérification et suivi des documents du service (rapports, délibérations, notes, comptes rendus, présentations, courriers) selon procédures et modèles.
• Gestion des archives papier et numériques, organisation documentaire et application du plan de classement.
• Organisation et coordination des réunions, gestion des agendas et des déplacements professionnels, interface avec interlocuteurs internes et externes.
• Traitement et suivi des courriers entrants/sortants, respect des délais et circuits de validation.
• Mise à jour des bases de données, tableaux de bord et outils de pilotage, et participation à la production d’indicateurs d’activité.
• Appui transversal aux agents du service et intérim des autres assistants de la Direction Prospective Patrimoine.

Description du poste

Le SEDIF recrute selon conditions statutaires

Une assistante ou un assistant

(Grade des rédacteurs territoriaux)

Descriptif de l’emploi:

Le service Gestion Patrimoniale, chargé de définir et de déployer la stratégie patrimoniale du SEDIF à travers ses documents techniques prospectifs, recrute une ou un assistant.

Au sein d’une équipe de 9 personnes, vous apportez un soutien administratif, organisationnel et opérationnel aux équipes afin de garantir la fluidité des processus administratifs et le bon fonctionnement du service.

Interlocuteur de proximité, vous assurez le suivi des dossiers, la coordination des activités administratives et contribuez à la qualité des productions du service

Vos principales missions:

• Assurer le suivi administratif et documentaire des dossiers du service dans différents domaines d'activité (urbanisme, gestion patrimoniale des ouvrages et réseaux, maîtrise des risques, SIG, systèmes d'information métiers, hydraulique, etc.), en veillant à la qualité et à la traçabilité des informations.
• Participer à la gestion administrative des marchés publics, conventions et prestations externes : Préparation des pièces administratives, suivi des consultations et des commandes, constitution des dossiers d'exécution et mise à jour des outils de suivi.
• Réaliser les demandes d'engagement budgétaire et assurer le suivi du service fait en lien avec les agents du service et les services supports.
• Vérifier, mettre en forme et assurer le suivi des documents administratifs du service (rapports, délibérations, notes, comptes rendus, présentations, courriers), dans le respect des procédures et des modèles en vigueur.
• Assurer la gestion des archives papier et numériques du service, contribuer à l'organisation documentaire et veiller à l'application du plan de classement.
• Organiser et coordonner les réunions, gérer les agendas, les plannings et les déplacements professionnels, tout en assurant l'interface avec les interlocuteurs internes et externes.
• Assurer le traitement et le suivi des courriers entrants et sortants, en veillant au respect des délais et des circuits de validation.
• Contribuer à la mise à jour des bases de données, tableaux de bord et outils de pilotage du service, et participer à la production d'indicateurs d'activité.
• Apporter un appui transversal aux agents du service dans leurs démarches administratives
• Assurer, lorsque nécessaire, l'intérim des autres assistants de la Direction Prospective Patrimoine.