Assistant administratif (F/H)

AVSEA; Épinal; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Le Dispositif Adultes et Handicap de l’AVSEA accompagne les personnes en situation de handicap et favorise leur inclusion et autonomie. Le poste couvre le secrétariat administratif, l’accueil des interlocuteurs et la gestion des dossiers et des données statistiques.

Vous irez au-delà du secrétariat: gestion des admissions/sorties, suivi des plannings, organisation de réunions et coordination des transports et repas des personnes accompagnées, en lien avec les équipes sur site.

Qualifications

• Expérience souhaitée en secrétariat ou gestion administrative, idéalement dans le médico-social ou associatif.
• Formation en secrétariat, assistanat administratif ou gestion administrative souhaitée.

Responsibilities

• Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes (personnes accompagnées, familles, partenaires, visiteurs).
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs et assurer le tri/archivage des dossiers.
• Participer à la gestion des admissions/sorties et au suivi des absences du Secrétaire médico-social.
• Organiser les réunions, préparer les labs et veiller au suivi des stocks et des fournitures.

Skills

Gestion administrative

Rédaction

Accueil téléphonique

Organisation

Bureautique

Discrétion

Education

Formation secrétariat/administratif

Tools

ViaTrajectoire

MS Office

Job description

Le Dispositif Adultes et Handicap de l’AVSEA accompagne les personnes en situation de handicap dans leur parcours professionnel, leur habitat et leur vie sociale, afin de favoriser leur inclusion et leur autonomie. Il s’organise autour de trois secteurs : le Travail Protégé, le Parcours d’Emploi et l’Habitat et Vie Sociale. Il mutualise les compétences et les moyens pour proposer un accompagnement coordonné, adapté aux besoins de chacun et favorisant l’accès au milieu ordinaire.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Gestion administrative du Dispositif :

  • Assurer un appui administratif auprès des Directeurs de mission, des Cadres coordinateurs et des Chefs de service sur les différents sites

  • Rédiger et mettre en forme les documents administratifs

  • Assurer la gestion du courrier entrant et sortant en l’absence du Secrétaire médico-social de l’ESAT

  • Réaliser diverses tâches de secrétariat

  • Assurer le tri, le classement et l’archivage des dossiers et documents

  • Collecter, mettre à jour et assurer le suivi des données statistiques et des enquêtes du Dispositif

  • Assurer la gestion administrative des archives et du parc de véhicules du Dispositif

• Gestion administrative des personnes accompagnées :

  • Participer à la gestion administrative des admissions et des sorties des personnes accompagnées par l’ESAT, en cas d’absence prolongée du Secrétaire médico-social

  • Contribuer à la gestion des éléments variables de paie et à la mise à jour des plannings de travail, en cas d’absence prolongée du Secrétaire médico-social

  • Assurer le suivi administratif des absences (maladie, accident du travail, mi-temps thérapeutique), en cas d’absence prolongée du Secrétaire médico-social

  • Assurer le suivi administratif du Conseil de la Vie Sociale (CVS) et de l’instance mixte

  • Assurer le rôle de référent du logiciel ViaTrajectoire

  • Participer à la gestion des repas et des transports des personnes accompagnées

  • Contribuer au suivi administratif des formations professionnelles

• Accueil physique et téléphonique :

  • Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes : personnes accompagnées, familles, partenaires et visiteurs

  • Assurer un accueil de qualité et faciliter la transmission des informations aux interlocuteurs concernés

• Organisation logistique et matérielle :

  • Participer à l’organisation des réunions, rencontres et événements du Dispositif

  • Assurer la gestion des réservations de salles au sein de l’ESAT de la Bazaine

  • Veiller à la disponibilité des fournitures et des consommables et assurer le suivi des stocks

Compétences et aptitudes requises :

• Connaissances en droit du travail, législation sociale et valeurs associatives

• Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et des techniques de gestion administrative

• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles

• Capacité à travailler en équipe, à rendre compte et à s’adapter à des missions variées

• Rigueur, autonomie, réactivité, discrétion et confidentialité

• Sens de la qualité de service et adhésion aux valeurs associatives

Expérience professionnelle :

• Une expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative serait appréciée, idéalement dans le secteur médico-social ou associatif

Formation :

• Une formation en secrétariat, assistanat administratif ou gestion administrative est souhaitée