Secrétaire médico-social (H/F)

Afiph Aassociation Familiale de L´Isére pur personnes handicapées; Grenoble; Remote; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime Laforcade

RTT

Congés trimestriels

Job summary

AFIPH recrute un Secrétaire médico-social (H/F) pour un CDI à temps plein (37h30) sur Saint Maurice l’Exil, IME Les Magnolias, Isère Rhodanienne. Vous assurerez les tâches administratives, le suivi des dossiers et les relations avec les familles et les tutelles.

Vous serez rattaché(e) à la direction de l’établissement et travaillerez en équipe, dans le cadre d’un ESMS, avec une pratique du RGPD et le souci de qualité dans le service rendu.

Qualifications

• BEP/CAP secrétariat ou sciences médico-sociales requis.
• Expérience sur un poste similaire d’1 an minimum souhaitée.
• Connaissances des principes de fonctionnement d’un ESMS et des droits des personnes accueillies.
• Connaissance du handicap mental, TSA et troubles associés.
• Sensibilité à la démarche qualité et au RGPD.

Responsibilities

• Gérer et mettre à jour les dossiers des personnes accompagnées et les documents annexes.
• Constituer les dossiers de tutelle et suivre les notifications MDA.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique et le reporting d’activité.
• Participer à l’organisation des conseils et commissions médico-sociales et à la communication avec les familles et tutelles.
• Rédiger courriers, rapports éducatifs et assurer la diffusion des supports de communication.

Skills

Pack Office

Méthodologie de projet

Rigueur

Communication écrite

Education

BEP/CAP secrétariat ou sciences médico-sociales

Tools

Mediateam

Job description

Contexte du recrutement et définition de poste

L’AFIPHest une association familiale gestionnaire d'établissements et de services à destination d’enfants et adultes en situation de handicap dans le cadre de leur parcours de vie. Implantée sur tout le département de l’Isère, nous accompagnons tous types de handicaps avec une expertise particulière en matière de handicap intellectuel, de troubles du syndrome autistique ou de handicap psychique. Nous gérons 88 établissements et services. Engagés auprès des personnes en situation de handicap et de leurs familles, nous employons plus de 2300 professionnels et accompagnons quotidiennement 4000 personnes. Notre Siège social est basé à Grenoble.

Implanté sur St Maurice l’Exil et sur Vienne, le DIME Isère Rhodanienne accueille dans ses IME et IMEP des enfants, adolescents et jeunes adultes âgés de 0 à 20 ans, présentant des TND, autismes ou déficiences intellectuels avec ou sans troubles associés, polyhandicaps et pluri-handicaps.

L’AFIPH recrute un poste de Secrétaire médico-social (H/F) pour un CDI temps plein en 37h30.

Rattaché(e) à la Direction de l’établissement, votre lieu principal d’activité se situe sur le site IME Les Magnolias à Saint Maurice l’Exil, services accueillant des jeunes en situation de handicap.

Les activités sont les suivantes :

• Suivre et mettre à jour les documents constitutifs du dossier des personnes accompagnées (projet personnalisé, contrat de séjour, avenants annuels…)
• Aider à la constitution des dossiers de tutelle (récapitulatifs des comptes de l’année écoulée)
• Suivre les notifications et les renouvellements par la Maison Départementale de l’Autonomie (MDA)
• Gérer les prises en charge en lien avec les dossiers de l’assistance social (gestion des échéances, renouvellement, centralisation des documents, envoi…)
• Suivre les états de présence des personnes accompagnées en lien avec les entrées et sorties
• Créer et mettre à jour le Dossier Numérique Unique de l’Usager (DNUU) de l’admission à la sortie de la personne accompagnée
• Vérifier et transmettre les tableaux d’activités au service comptabilité / facturation
• Assurer le suivi et le reporting de l’activité
• Participer à la gestion de la liste d’attente selon les règles internes en vigueur
• Participer à la communication avec les familles, les organismes de tutelles légaux (informations pratiques aux familles, calendrier des congés), les professionnels en lien avec le chef de service
• Informer et alerter en cas de dysfonctionnements
• Assurer l’accueil téléphonique et physique
• Contribuer à la mise en œuvre des élections des représentants au Conseil à la Vie Sociale
• Contribuer à l’organisation de réunions / commissions médico-sociales (programmation réunion, envoi courriers, compte rendu)
• Assurer la rédaction de courriers, rapports éducatifs, rapports d’activité, etc
• Assurer la diffusion des supports de communication
• Assurer la gestion des mails et des courriers
• Classer, scanner et archiver (classement, gestion des durées de conservation des documents)
• Assurer la continuité du service administratif
• Etablir chaque fin d’année pour l’année suivante, le planning des échéances médico-sociales et en assurer un suivi mensuel
• Effectuer les différents reportings et enquêtes, recueillir les informations, coordonner en lien avec les différents professionnels concernés et remplir les documents
• Participer à diverses réunions
• Contribuer à l’accompagnement des nouveaux salariés
• Contribuer à la formation des stagiaires et alternants
• Contribuer à la démarche Qualité menée par l’Association et à la promotion du RGPD

REMUNERATION ET AVANTAGES

Rémunération selon CCN 66 + prime laforcade+ RTT + congés trimestriels

Profil recherché

• BEP/CAP secrétariat ou sciences médico-sociales requis
• Expérience sur un poste similaire d’1 an minimum souhaitée
• Connaissances des principes de fonctionnement d’un ESMS et des droits des personnes accueillies
• Connaissance du handicap mental, des pathologies associées et des Troubles du Spectre Autistique (TSA)
• Sensibilisation à la démarche qualité
• Capacité à s’inscrire dans une méthodologie de projet
• Capacité d’organisation et d’adaptation
• Capacités à gérer les priorités et à gérer plusieurs dossiers en parallèle
• Capacité à travailler en transversalité
• Capacité à travailler en équipe
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Maitrise des outils bureautiques Pack Office et logiciels dont Mediateam
• Qualités relationnelles
• Travailler en équipe et en autonomie
• Être force de proposition et curieux
• Rigueur
• Être respectueux des règles de discrétion et de confidentialité