Assistant administratif et financier h/f

Epernay; France; Hybride; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Epernay recherche un Assistant administratif et financier h/f pour assurer le suivi budgétaire et financier du service Enfance, en lien avec la Directrice et les équipes.

Vous gèrerez les marchés publics, le suivi des subventions et la carte scolaire, en s’assurant du respect des procédures CIRIL et ONDE, et du rattachement des charges.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte et tableur).
• Connaissance des règles budgétaires et comptables des collectivités.
• Expérience ou connaissance des logiciels CIRIL Finances, CIRIL Enfance et ONDE.

Responsabilités

• Suivi financier et budgétaire du service et veille sur l’exécution des crédits.
• Gestion des dépenses de fonctionnement et d’investissement et traitement des factures.
• Suivi administratif et financier des subventions et des marchés publics.

Connaissances

Rigueur

Discrétion

Organisation

Esprit d'équipe

Formation

Baccalauréat

Outils

CIRIL Finances

CIRIL Enfance

ONDE

Word/Excel

Description du poste

Assistant administratif et financier h/f

Placé sous l’autorité de la Directrice Enfance, vous assurez le suivi financier et budgétaire du service en assurant une veille régulière sur l’exécution des crédits, l’anticipation des besoins et la maîtrise budgétaire. Vous effectuerez également le suivi administratif et financier des marchés ainsi que la préparation et le suivi de la carte scolaire en lien étroit avec l’agent administratif en charge des activités extrascolaires et périscolaires.

Suivi financier et budgétaire du service

• Participer à la préparation et à l’élaboration du budget du service, en collaboration avec la directrice, puis assurer sa saisie, sa mise à jour et son suivi dans les outils dédiés ;
• Assurer le suivi des dépenses de fonctionnement et d’investissement, notamment à travers le traitement, le contrôle et le suivi des factures jusqu’à leur mise en paiement, ainsi que le suivi des opérations de rattachement de charges et de virements de crédits ;
• Assurer le suivi administratif et financier des subventions, de la préparation des dossiers à leur engagement et à leur mise en paiement ;
• Assurer le suivi des frais de scolarisation, notamment le calcul des participations liées à l’accueil des enfants extérieurs scolarisés en classe ULIS et des enfants scolarisés dans les établissements privés ;
• Assurer le suivi administratif et comptable des régies d’avance, dans le respect des règles et procédures de gestion applicables ;
• Être l’interlocutrice privilégiée du service financier, en assurant la coordination et le suivi des échanges relatifs à l’exécution budgétaire et aux opérations financières du service.

Relations avec les directeurs d’écoles

• Recueillir et traiter les demandes de fournitures des écoles et assurer le suivi des commandes ;
• Assurer le suivi de l’exécution budgétaire des écoles et informer les directeurs de la situation de leur budget.

Suivi administratif et financier des marchés publics

• Assurer le suivi administratif et financier des marchés de fournitures et de transports relevant du service, en lien avec les services concernés.

Élaboration et suivi de la carte scolaire

En binôme avec l’agent administratif en charge des activités extrascolaires et périscolaires :

• Participer à l’élaboration et à l’actualisation de la carte scolaire puis de l’analyse statistique des effectifs scolaires et de leur évolution ;
• Etudier le suivi des demandes de dérogations scolaires internes et externes ;
• Assurer le traitement et le suivi administratif des inscriptions scolaires ;
• Suivi du périmètre flottant ;
• Garantir la mise à jour et la fiabilité des données dans les logiciels CIRIL ENFANCE et ONDE ;
• Préparer les éléments nécessaires aux commissions, assurer leur organisation et participer aux réunions des commissions.

Formations et expériences requises

Disposant d’une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment des logiciels de traitement de texte et de tableur, ainsi que des applications « métier » type CIRIL Finances, CIRIL Enfance et ONDE, vous possédez de très bonnes connaissances des règles budgétaires et comptables applicables aux collectivités territoriales.

Vous faites preuve de rigueur, de précision et de discrétion, et disposez de bonnes capacités d’adaptation, d’écoute et de travail en équipe. Organisé et méthodique, vous savez planifier et prioriser votre charge de travail, gérer les situations d’urgence et respecter les échéances.

Enfin, vous disposez de bonnes capacités d’analyse et de synthèse et êtes en mesure de rendre compte de votre activité de manière claire, structurée et synthétique.

Particularité du poste

• Réunions occasionnelles en soirée
• Lieu de travail : MSE, au sein du service Enfance
• Bureau partagé avec votre binôme