Assistant administratif et de gestion F/H

Gesec; Tonnerre; On-site; EUR 30,000 - 36,000; Full time

Job summary

Gesec recherche un assistant administratif polyvalent à Tonnerre (Bourgogne-Franche-Comté). Vous accueillerez les clients au showroom, gérerez les appels, verrez les commandes et contribuerez au suivi des livraisons et paiements.

Vous participerez aussi à l’organisation administrative et à la tenue des dossiers fournisseurs et clients. En collaboration avec la direction et le cabinet comptable, vous serez amené à préparer les éléments comptables sur Pennylane et à réaliser des relances clients

Responsibilities

• Accueillir et renseigner les clients au showroom, planifier les Rdv.
• Traiter les appels entrants, identifier les besoins, transmettre les demandes et suivre leur traitement.
• Gérer la réception des commandes, contrôler les livraisons et les bons de livraison, signaler les écarts et suivre leur résolution.
• Assurer le suivi administratif des commandes fournisseurs : devis, commandes, contrats, bons de livraison, factures et suivi des paiements.
• Préparer les éléments comptables sur Pennylane, collecter et vérifier les justificatifs et effectuer les rapprochements bancaires en lien avec le cabinet comptable.
• Suivre les règlements clients et réaliser les relances avec rigueur et diplomatie.
• Assurer le suivi administratif quotidien, traiter les courriers et tenir à jour les fichiers clients et fournisseurs.
• Classer et archiver les documents de l’entreprise, notamment sous format numérique.
• Gérer les commandes de fournitures de bureau et participer aux missions administratives liées aux ressources humaines.

Job description

Vos missions

En lien avec la direction, les équipes et notre cabinet comptable, vous aurez pour missions de :

• Accueillir et renseigner les clients au showroom, planifier les Rdv..
• Traiter les appels entrants, identifier les besoins, transmettre les demandes aux bons interlocuteurs et suivre leur traitement.
• Gérer la réception des commandes, contrôler les livraisons et les bons de livraison, signaler les écarts et suivre leur résolution.
• Assurer le suivi administratif des commandes fournisseurs : devis, commandes, contrats, bons de livraison, factures et suivi des paiements.
• Préparer les éléments comptables sur Pennylane, collecter et vérifier les justificatifs et effectuer les rapprochements bancaires en lien avec le cabinet comptable.
• Suivre les règlements clients et réaliser les relances avec rigueur et diplomatie.
• Assurer le suivi administratif quotidien, traiter les courriers et tenir à jour les fichiers clients et fournisseurs.
• Classer et archiver les documents de l’entreprise, notamment sous format numérique.
• Gérer les commandes de fournitures de bureau et participer aux missions administratives liées aux ressources humaines.