ASSISTANT ADMINISTRATIF DU POLE DE PROMOTION INTERNE (PPI H/F

Centre Hospitalier Régional Universitaire de Lille; Lille; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Formation et tutorat

Accès espace sport

Accès transport en commun

Job summary

Centre Hospitalier Régional Universitaire de Lille recherche un(e) assistant(e) administratif(ive) pour assurer le secrétariat du Pôle Promotion Interne et soutenir les activités de recherche clinique.

Vous assurez les dépôts des dossiers réglementaires, l’accueil, la gestion du courrier et le suivi documentaire. Vous participerez à l’organisation des réunions et au classement des documents, en lien avec les équipes de recherche.

Qualifications

• Autonomie et sens de l’organisation requis.
• Bon relationnel et aptitude au travail en transversalité.
• Connaissances des institutions de Recherche et de la réglementation de Recherche clinique.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat administratif du Pôle Promotion Interne et soutenir les activités liées à la recherche clinique.
• Rédiger et diffuser les courriers et documents administratifs; accueillir téléphoniquement et physiquement.
• Gérer les dossiers réglementaires (CPP et ANSM) et le courrier.
• Organiser réunions, préparer convocations et comptes rendus; réserver les salles et moyens logistiques.
• Mettre à jour les bases de données et archives; suivre les voies de circulation de l’information.

Skills

Autonomie

Travail en équipe

Relationnel

Transversalité

Education

BAC professionnel secrétariat

BTS assistante de direction

Tools

MS Office

Job description

Description du poste

Assurer le secrétariat administratif du Pôle Promotion Interne et contribuer au bon fonctionnement des activités de recherche clinique menées sous la responsabilité du CHU de Lille en apportant un soutien administratif, organisationnel et logistique aux équipes du PPI.

• Assurer les dépôts administratifs des dossiers réglementaires (CPP et ANSM)
• Assurer les demandes d’attestation d’assurance liées aux activités de recherche (demande initiale, modification, suspension)
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
• Assurer l'accueil téléphonique et physique
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Gérer le circuit signature des conventions hospitalières.
• Assurer le suivi des boîtes mail fonctionnelles.
• Aide à la gestion du classement et de l’archivage des documents selon les procédures en vigueur.
• Mettre à jour les bases de données et répertoires du pôle.
• Mettre à jour le tableau d’affichage du service (communications diverses)

Gestion des réunions et instances

• Organiser les réunions, groupes de travail et comités.
• Préparer les convocations et ordres du jour.
• Réserver les salles et moyens logistiques associés.
• Rédiger les comptes rendus et les diffuser.

Appui aux équipes de recherche clinique

• Participer à la gestion administrative des essais cliniques promus par le CHU.
• Aide au suivi documentaire des projets de recherche.
• Contribuer à la circulation de l'information entre les différents acteurs de la recherche.
• Aide au contrôle qualité documentaire de l’activité du pôle

Gestion logistique

• Assurer le suivi des fournitures et commandes du service.
• Participer à l'accueil des nouveaux collaborateurs, étudiants et stagiaires.
• Assurer le suivi logistique des locaux (matériel bureautique et informatique) et affaires générales du service.

Suivi d'activité

• Alimenter les tableaux de bord du pôle.

Et toute autre activité d’ordre administratif nécessaire au bon fonctionnement du pôle.

Profil recherché

Vous savez travailler en autonomie et aimez le travail en équipe

Vous avez un très bon relationnel et savez travailler en transversalité

Vous disposez d’un diplôme de niveau BAC professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Vous avez des connaissances des institutions de Recherche et de la réglementation de Recherche clinique

Conseils lors de votre candidature

1 - Assurez-vous d’avoir les diplômes requis

2 - Joignez un CV récent et une lettre de motivation

3 - Un CDD peut vous permettre de passer à terme sous statut de la fonction publique

Métier de rattachement

• Agent administratif (Catégorie C)

Expérience requise

• Débutant accepté

Niveau de diplôme obtenu

Profession réglementée par diplôme d'Etat

Formation et tutorat dès la prise de poste

accès à l'espace sport dédié aux personnels

Basé sur le campus hospitalo-universitaire / accessible transport en commun