Assistant médico-administratif - SECOP - CH Charles Perrens - H/F

Centre Hospitalier de Cadillac; Bordeaux; On-site; EUR 22,000 - 27,000; Full time

Job summary

CH Charles Perrens recherche une Assistante médico-administrative pour assurer le secrétariat médical du SECOP et la gestion administrative des patients.

Poste à temps plein à Bordeaux, avec prise en charge des appels, du planning médical et des dossiers, dans le respect des procédures et de la confidentialité.

Qualifications

• Connaissances détaillées du vocabulaire médical.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la suite Open Office.
• Respect des règles déontologiques et confidentialité.

Responsibilities

• Constituer le dossier administratif et médical des patients et assurer le courrier.
• Gérer le planning des médecins et le secrétariat du pôle.
• Prise de rendez-vous et accueil physique et téléphonique des patients.
• Gérer les demandes de transports et les échanges inter-établissements.
• Participer à l’élaboration de rapports et comptes rendus médicaux.

Skills

Vocabulaire médical

Bureautique

Open Office

Education

Diplôme de secrétaire médicale

Tools

Open Office

Job description

CH Charles Perrens - Bordeaux

Service d'Evaluation de Crise et d'Orientation Psychiatrique

Le Poste

Descriptif du poste/missions :

Mission Générale

L'assistante médico-administrative occupe une fonction essentielle dans un service médical. Elle en assure l'interface.

Elle est l'interlocutrice privilégiée du médecin responsable de l'unité, de l'équipe soignante, des patients et des directions fonctionnelles de l'hôpital.

Elle tient un poste à responsabilités administratives (prises de rendez-vous des consultations du médecin responsable du pôle, accueil des patients prise en charge des appels téléphoniques...).

Elle assure et organise le secrétariat médical de l'unité de soins dans le respect des règles institutionnelles.

Ceci pourra être complété par les responsables hiérarchiques et fonctionnels du Pôle en fonction des spécificités du service.

Activités

• Gestion du planning médical,
• Prise de rendez-vous (accueil physique et téléphonique)
• Gestion des appels téléphoniques entrants, avec orientation vers :
• les services de soins ou administratifs concernés,
• les plateformes téléphoniques (Question Psy, 3114..)
• l’équipe médico-soignante du SECOP seulement si le patient est pris en charge au SECOP.
• Gestion des demandes de transports des patients (logiciel Speedcall, transfert inter-établissements, retour à domicile) en appui de l’équipe IDE.
• Gestion de tableaux de bord en lien avec leur activité.
• Apporter un appui au cadre de permanence.
• Gestion et traitement (suivi) des courriers, dossiers et documents médicaux (dont les certificats pour SPDRE, SPDT, ISOLEMENT, CONTENTIONS)
• Gestion des mesures isolement-contention

• Contrôler et faire parvenir au JLD les documents utiles dans le cadre des prolongations exceptionnelles de mesures isolement-contention, en lien avec le cadre de permanence.

Transmettre aux unités, avec copie service usagers, les ordonnances reçues.

Suivi de la sectorisation

• Contrôler et définir la sectorisation des patients en lien avec le cadre de permanence.
• Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes-rendus médicaux, publications médicales,
• Organisation et participation aux réunions, rédaction des comptes-rendus,
• Constitution de dossiers administratifs et médicaux des patients,
• Gestion et classement des dossiers médicaux (contenu, codage, scan, archivage…),
• Saisie informatique des actes médicaux,
• Saisie des tableaux de vacations, astreintes, gardes,
• Renseigner le patient sur les différentes démarches administratives,
• Gestion des fournitures de service et matériel de bureau.

Pour accompagner la prise de fonction et régulièrement dans l’année, et dans le cadre d’un lien fonctionnel, l’agent sera formé par le service usagers et participera à des réunions de travail et de partage de pratiques.

Type de contrat et date de prise de poste :

Titulaire de la fonction publique ou CDD évolutif CDI

Poste à temps plein

Prise de poste dès que possible

Localisation :

SECOP - Pôle PUMA – CH Charles Perrens

121 Rue de la Béchade, 33000 Bordeaux

Rémunération brute mensuelle :

Selon grille de la fonction publique hospitalière

A partir de 2190,87€ brut mensuel

• reprise d’ancienneté
• primes liées à l’exercice du métier.

Conditions d’exercice :

Poste à temps plein en 7h45, du lundi au dimanche et jours fériés.

• Existence de 6 postes d’AMA afin d’assurer le secrétariat du SECOP et de la POST URGENCE.
• Amplitude de travail : 7h45
• Horaires d’ouverture du secrétariat : 8h – 20h

Les jours ouvrés : 8H – 15h45, 9h – 16h45 ou 12h15 - 20h

Les WE et Fériés : 12h15 – 20h

• L’organisation des postes se fait par roulement des agents :
• Gestion des Hospitalisations.
• Gestion des Données, Scan, Planning, Téléphone, etc...
• Accueil Administratif, ouverture du dossier patient HM.

EPI :

Nous rappelons que l’utilisation de produits ou matériels dangereux ou exposition à des matières biologiques, impliquent l’obligation du port des Equipements de Protection Individuelle et qu’il est de la responsabilité du professionnel de se protéger.

Liste des pièces à fournir :

Curriculum Vitae, Lettre de motivation, 3 dernières évaluations professionnelles, Copie du diplôme

Date limite de dépôt des candidatures :

31/10/2026

Profil Recherché

Compétences attendues :

Connaissances

• Principaux logiciels (Open Office…)
• Bureautique, Intranet/Internet
• Connaissances détaillées du vocabulaire médical.
• Connaissances juridiques : différents modes d'hospitalisation en Psychiatrie (HL, SPDRE, SPDT), droits des patients.

Savoir Être (savoir-faire Relationnel - Attitudes)

• Être intègre et respectueux de la déontologie
• Respecter la confidentialité et le secret professionnel.
• Être rigoureux et responsable.
• Être ponctuel.
• Avoir le sens de l’accueil et capacités de communication (empathie, partage et diffusion de l’informa-tion).
• Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire (médicaux, paramédicaux).
• Savoir coopérer avec l'ensemble des acteurs du pôle et de l’institution.
• Être autonome et avoir le sens de l’initiative.
• S’inscrire dans une démarche de réflexion et de formation.
• Savoir d’adapter dans un processus d’évolution de projets de pôle.
• Savoir s’adapter aux situations.

Savoir-faire (savoir-faire Opérationnel – Aptitudes)

• Avoir des capacités d'organisation, de coordination, et d'anticipation.
• Constituer le dossier administratif et médical des patients,
• Gérer le courrier
• Gérer le planning des médecins.
• Savoir prendre des notes et faire des comptes rendus.
• Faire preuve d'esprit d'initiative et de disponibilité.
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail.
• Hiérarchiser les activités du secrétariat.
• S'inscrire dans les démarches institutionnelles (ex : Démarche qualité)
• Coopérer avec l’ensemble de l’équipe.
• Communiquer les informations.

Qualifications :

Diplôme de secrétaire médicale exigé