ASSISTANT ADMINISTRATIF DU POLE DE PROMOTION INTERNE (PPI H/F

Chu-De-Lille; Lille; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Job summary

Le CHU de Lille recherche un Assistant Administratif pour le Pôle de Promotion Interne (PPI). Vous assurerez le secrétariat administratif, la préparation et diffusion de courriers, comptes rendus et documents, et soutiendrez les activités de recherche clinique.

Vous travaillerez en autonomie et en équipe, front office et gestion des dossiers réglementaires (CPP et ANSM), suivi des données et organisation des réunions.

Qualifications

• Diplôme de niveau BAC professionnel secrétariat (IV) ou BTS assistant(e) de direction (III) exigé.
• Connaissance des institutions de Recherche et de la réglementation de la Recherche clinique.
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat administratif du Pôle Promotion Interne.
• Gérer les dépôts des dossiers réglementaires CPP et ANSM.
• Rédiger et diffuser les courriers, notes et comptes rendus.
• Accueillir téléphoniquement et physiquement.
• Gérer le courrier entrant et sortant et le circuit de signature.
• Mettre à jour les bases de données et tableaux de bord du pôle.
• Organiser les réunions et préparer convocations et ordres du jour.

Skills

Autonomie

Travail en équipe

Relationnel

Transversalité

Education

BAC professionnel secrétariat (Niveau IV)

BTS assistant.e de direction (Niveau III)

Job description

ASSISTANT ADMINISTRATIF DU POLE DE PROMOTION INTERNE (PPI H/F

Détails de l’offre

Poste proposé ASSISTANT ADMINISTRATIF DU POLE DE PROMOTION INTERNE (PPI H/F Contrat CDD Descriptif MISSIONS PRINCIPALES : Assurer le secrétariat administratif du Pôle Promotion Interne et contribuer au bon fonctionnement des activités de recherche clinique menées sous la responsabilité du CHU de Lille en apportant un soutien administratif, organisationnel et logistique aux équipes du PPI.

TÂCHES : Gestion administrative

• Assurer les dépôts administratifs des dossiers réglementaires (CPP et ANSM)
• Assurer les demandes d'attestation d'assurance liées aux activités de recherche (demande initiale, modification, suspension)
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
• Assurer l'accueil téléphonique et physique
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Gérer le circuit signature des conventions hospitalières.
• Assurer le suivi des boîtes mail fonctionnelles.
• Aide à la gestion du classement et de l'archivage des documents selon les procédures en vigueur.
• Mettre à jour les bases de données et répertoires du pôle.
• Mettre à jour le tableau d'affichage du service (communications diverses)
• Gestion des réunions et instances
• Organiser les réunions, groupes de travail et comités.
• Préparer les convocations et ordres du jour.
• Réserver les salles et moyens logistiques associés.
• Rédiger les comptes rendus et les diffuser.

Appui aux équipes de recherche clinique

• Participer à la gestion administrative des essais cliniques promus par le CHU.
• Aide au suivi documentaire des projets de recherche.
• Contribuer à la circulation de l'information entre les différents acteurs de la recherche.
• Aide au contrôle qualité documentaire de l'activité du pôle

Gestion logistique

• Assurer le suivi des fournitures et commandes du service.
• Participer à l'accueil des nouveaux collaboratrices, étudiants et stagiaires.
• Assurer le suivi logistique des locaux (matériel bureautique et informatique) et affaires générales du service.

Suivi d'activité

• Alimenter les tableaux de bord du pôle.
• Et toute autre activité d'ordre administratif nécessaire au bon fonctionnement du pôle.

Profil recherché

• Vous savez travailler en autonomie et aimez le travail en équipe
• Vous avez un très bon relationnel et savez travailler en transversalité
• Vous disposez d'un diplôme de niveau BAC professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
• Vous avez des connaissances des institutions de Recherche et de la réglementation de Recherche clinique

Personne à contacter

Etablissement

Hôpital Roger Salengro

rue Emile Laine

59037 LILLE