Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

France Travail; Ploërmel; On-site; EUR 14,000 - 20,000; Full time

Job summary

France Travail recherche un(e) assistant administratif(ive) en CDI en Bretagne (Ploërmel) pour 30 heures/semaine. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, préparez les dossiers avant les RDV et gérez la diffusion, le classement et l’archivage des documents selon les procédures internes.

Vous tenez la boîte mail et participez au suivi administratif des comités et des remboursements. Le poste propose un salaire horaire de 12,50 €/heure, avec organisation journalière et gestion d’un agenda

Qualifications

• Expérience: 2 An(s) - Sur activités similaires
• Qualification: Employé qualifié

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique
• Préparation des dossiers en amont du premier RDV
• Réception, mise en page, diffusion et classement des courriers et documents selon les procédures
• Gestion de la boîte mail « contact »
• Gestion des fournitures et stocks
• Classement et archivage des dossiers
• Gestion du registre des procès-verbaux des instances
• Gestion d’un agenda commun de RDV
• Présentation des missions et du processus d’accompagnement
• Information et orientation des porteurs de projets et autres sollicitations
• Enregistrement des contacts dans l’outil de suivi
• Mise à jour de l’annuaire des entrepreneurs accompagnés
• Mise à jour de la liste des membres et du trombinoscope
• CDI de 30 heures par semaine: Lundi - Mardi 8h30/12h30 - 13h30/17h30 Mercredi 8h30/12h30 - 13h30/15h30 Jeudi 8h30/12h30 - 13h30/17h30
• Le taux horaire est de 12,50€/heure. Poste à pourvoir en décembre.

Skills

Mettre à jour un dossier

Gérer les agendas et planifier des RDV

Classer des documents

Job description

MISSION DE GESTION ADMINISTRATIVE GENERALE

• Accueil téléphonique et physique
• Préparation des dossiers en amont du premier RDV
• Assurer la réception, la mise en page, la diffusion et le classement des courriers, des documents et des dossiers suivant les procédures
• Assurer la gestion de la boîte mail "contact
• Gérer les fournitures/stocks
• Classer et archiver les dossiers
• Gestion du registre des procès-verbaux des instances
• Gérer un agenda commun de RDV
• Présenter les missions, le processus d'accompagnement
• Informer et orienter les porteurs de projet et toute autre personne nous sollicitant
• Enregistrement des contacts dans l'outil de suivi
• Mettre à jour l'annuaire des entrepreneurs accompagnés
• Mettre à jour la liste des membres + trombinoscope

MISSION DE GESTION DU COMITE D'AGREMENT

• Préparer le calendrier annuel des Comités d'Agrément
• Préparer les Comités d'Agrément : Relecture des dossiers / Impression synthèse / Feuille d'émargement / Chevalets / Mise en place de la salle et rangement (avec la chargée de mission) / Réservation salles
• Envoi des courriers de notification de décision des Comités d'Agrément
• Actualiser le tableau emprunteur et le tableau de suivi des fonds BPI (banque publique d'investissement)
• Réception des pièces justificatives et constitution du dossier
• Déblocage des prêts d'honneur et mise en place des prélèvements
• Organisation des Remises de chèques : prise de rendez-vous avec porteur/équipe + invitation presse et élus + parrains et/ou marraines

MISSION SUIVI DES REMBOURSEMENTS

• Suivi et Gestion des remboursements et des impayés
• Envoyer les courriers aux bénéficiaires selon les cas (relances, solde des comptes.)
• Participer à la tenue de la comptabilité générale de l'association

MISSION GESTION DE LA VIE ASSOCIATIVE

• Gérer et organiser les instances statutaires (Bureau, Conseil d'administration, Assemblée générale) : Planning, repas/traiteur, sacs, convocation, rédaction compte-rendu
• Gérer l'appel à cotisation et les relances
• Participer aux réunions d'équipe, à l'assemblée générale et aux réunions partenaires si besoin
• Participer à l'animation et à la communication Bénévoles / Parrainage / Bénéficiaire / Ateliers
• Réaliser la communication sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn) et le site internet
• Ménage du bureau les semaines impaires (chacun prend en charge son mobilier et son outil informatique)
• Destruction des documents confidentiels

Poste en CDI de 30 heures par semaine : Lundi - Mardi 8h30/12h30 - 13H30/17h30 Mercredi 8h30/12h30 - 13h30/15h30 Jeudi : 8h30/12h30 - 13H30/17h30 Le taux horaire est de 12,50€/heure. Le poste est à pourvoir en décembre.

Experience: 2 An(s) - Sur activités similairesCompétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documentsQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire