Assistant Administratif - Alternance H/F

Harmonie Mutuelle; Clos de la Binoche - Nord; Presencial; EUR 7800 - 11.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Harmonie Mutuelle recherche un(e) Assistant Administratif en alternance au sein de la Direction Sûreté et Sécurité Numérique (DSSN). Vous intégrez une équipe engagée et évoluez sur des missions variées, liées à la gestion administrative et au suivi des achats, en collaboration avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Sous la supervision du Responsable du Département Sécurité Numérique, vous contribuerez à la saisie des commandes, au suivi des CRE et à la production des rapports

Formación

• Expérience ou formation en gestion administrative et achats souhaitée.
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs internes et externes.

Responsabilidades

• Gérer les commandes et les achats (prestations intellectuelles et autres commandes).
• Suivre les CRE et les réceptions mensuelles dans Odace.
• Contribuer à la facturation et au dialogue avec les prestataires pour devis et propositions.
• Gérer le planning de l'équipe (astreintes, rotations, congés) et organiser les réunions des comités.
• Assurer le suivi des accès prestataires et des badges, et soutenir le périmètre DSSN.

Conocimientos

Gestion administrative

Suivi des achats

Coordination d'équipe

Herramientas

Odace

Determine

SoPlanning

Descripción del empleo

En tant qu'Assistant Administratif H/F en alternance au sein de la Direction Sûreté et Sécurité Numérique (DSSN), vous jouez un rôle clé aux côtés du Responsable du Département Sécurité Numérique. Vous intégrez une équipe engagée et évoluez sur des missions variées, en lien avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Ce poste vous permettra de développer des compétences concrètes en gestion administrative, suivi des achats et coordination d'activité au sein d'une direction stratégique.

Vos missions principales

Au quotidien, vous :

• Gestion des commandes et des achats
  • Saisissez les commandes de prestations intellectuelles et autres commandes diverses dans les outils de gestion des achats (Odace et Determine).
  • Suivez les Comptes Rendus d'Exécution (CRE) en relation avec les ESN partenaires.
  • Saisissez les réceptions mensuelles dans l'outil Odace sur la base des CRE/CRA.
  • Assurez toutes autres activités liées aux outils de gestion des achats.
• Suivi de la facturation
  • Assurez le suivi de la facturation du fournisseur de certificats GlobalSign, selon un processus spécifique distinct d'Odace.
  • Contactez les fournisseurs pour l'obtention de propositions commerciales et de devis.
• Gestion du temps et coordination de l'équipe
  • Gérez le planning de l'équipe : astreintes, rotations du support, congés.
  • Organisez les réunions des différents comités sur le périmètre de la DSSN.
  • Générez les Comptes Rendus d'Activité (CRA) dans SoPlanning et assurez la relance des prestataires.
  • Produisez les rapports d'astreinte.
• Suivi des accès prestataires
  • Assurez le suivi des prolongations de badges et des accès informatiques des prestataires.
• Appui transversal
  • Contribuez à des tâches similaires sur le périmètre élargi de l'ensemble de la Direction Sûreté et Sécurité Numérique.