Assistant Administratif H/F – Alternance

Harmonie Mutuelle; Orléans; Hybrid; EUR 10,000 - 17,000; Part time

Job summary

Harmonie Mutuelle, à Orléans, recherche un Assistant Administratif en alternance au sein de la Direction Sûreté et Sécurité Numérique. Vous collaborez avec le Responsable du Département et prenez en charge des missions variées liées à la gestion administrative et au suivi des achats.

Vous assurez la saisie des commandes dans Odace et Determine, suivez les CRE et les réceptions, et coordonnez les plannings et les réunions des comités DSSN.

Qualifications

• Gestion administrative et suivi des achats dans un contexte DSSN.
• Capacité à coordonner des activités et des interlocuteurs variés.
• Maîtrise des outils de gestion achats (Odace, Determine, SoPlanning).

Responsibilities

• Gestion des commandes et des achats avec saisie dans Odace et Determine.
• Suivi des Comptes Rendus d'Exécution (CRE) et des CRE/CRA avec les ESN partenaires.
• Saisie des réceptions mensuelles dans Odace à partir des CRE/CRA.
• Suivi de la facturation et relance des fournisseurs.
• Gestion du planning de l'équipe et organisation des réunions des comités.
• Génération des CRA dans SoPlanning et relance des prestataires.
• Suivi des accès et badges des prestataires.
• Appui transversal sur l'ensemble de la DSSN.

Tools

Odace

Determine

SoPlanning

Job description

Le poste

En tant qu'Assistant Administratif H/F en alternance au sein de la Direction Sûreté et Sécurité Numérique (DSSN), vous jouez un rôle clé aux côtés du Responsable du Département Sécurité Numérique. Vous intégrez une équipe engagée et évoluez sur des missions variées, en lien avec de nombreux interlocuteurs internes et externes. Ce poste vous permettra de développer des compétences concrètes en gestion administrative, suivi des achats et coordination d'activité au sein d'une direction stratégique.

Vos missions principales

Au quotidien, vous :

Gestion des commandes et des achats

• Saisissez les commandes de prestations intellectuelles et autres commandes diverses dans les outils de gestion des achats (Odace et Determine).
• Suivez les Comptes Rendus d'Exécution (CRE) en relation avec les ESN partenaires.
• Saisissez les réceptions mensuelles dans l'outil Odace sur la base des CRE/CRA.
• Assurez toutes autres activités liées aux outils de gestion des achats.

Suivi de la facturation

• Assurez le suivi de la facturation du fournisseur de certificats GlobalSign, selon un processus spécifique distinct d'Odace.
• Contactez les fournisseurs pour l'obtention de propositions commerciales et de devis.

Gestion du temps et coordination de l'équipe

• Gérez le planning de l'équipe : astreintes, rotations du support, congés.
• Organisez les réunions des différents comités sur le périmètre de la DSSN.
• Générez les Comptes Rendus d'Activité (CRA) dans SoPlanning et assurez la relance des prestataires.
• Produisez les rapports d'astreinte.

Suivi des accès prestataires

• Assurez le suivi des prolongations de badges et des accès informatiques des prestataires.

Appui transversal

• Contribuez à des tâches similaires sur le périmètre élargi de l'ensemble de la Direction Sûreté et Sécurité Numérique.