Assistant administratif

Groupe Empleo; Nîmes; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Groupe Empleo à Nîmes recherche un(e) coordinateur(trice) opérationnel(le) pour organiser et suivre les activités liées à la préparation, livraison et restitution des matériels.

Vous définissez les priorités, transmettez les informations entre ateliers, magasins et chauffeurs, et veillez à la conformité des stocks et des factures.

Garant de l'optimisation des tournées, vous améliorez les procédures et assurez le suivi administratif quotidien des parcs et dossiers.

Responsibilities

• Organiser et coordonner la préparation des matériels en fonction des commandes clients
• Définir les priorités selon les engagements clients, les plannings de livraison et la charge de travail
• Assurer la transmission des informations auprès des différents interlocuteurs : atelier, magasin, chauffeurs, intervenants et services administratifs
• Contrôler l'avancement des préparations et intervenir en cas de difficultés
• Vérifier la conformité et la disponibilité des matériels avant leur départ
• Planifier les tournées des chauffeurs, intervenants et prestataires extérieurs
• Optimiser les tournées afin de limiter les kilomètres, les temps de transport et les coûts
• Gérer les urgences et les modifications de planning
• Assurer le suivi administratif des opérations et la mise à jour quotidienne des états de parc
• Collecter et traiter les données administratives : devis, commandes, factures…
• Assurer le suivi, la préparation et le classement des dossiers
• Contrôler les factures des sous-traitants
• Réaliser les reportings administratifs demandés par la direction
• Assurer le suivi administratif des véhicules affectés au service exploitation
• Être force de proposition afin d'optimiser les procédures et l'organisation du service

Job description

Rattaché(e) au responsable d'agence, vous assurez l'organisation et la coordination des opérations liées à la préparation, la livraison, la restitution et au suivi des matériels.

À ce titre, vous serez notamment chargé(e) de :

• Organiser et coordonner la préparation des matériels en fonction des commandes clients
• Définir les priorités selon les engagements clients, les plannings de livraison et la charge de travail
• Assurer la transmission des informations auprès des différents interlocuteurs : atelier, magasin, chauffeurs, intervenants et services administratifs
• Contrôler l'avancement des préparations et intervenir en cas de difficultés
• Vérifier la conformité et la disponibilité des matériels avant leur départ
• Planifier les tournées des chauffeurs, intervenants et prestataires extérieurs
• Optimiser les tournées afin de limiter les kilomètres, les temps de transport et les coûts
• Gérer les urgences et les modifications de planning
• Assurer le suivi administratif des opérations et la mise à jour quotidienne des états de parc
• Collecter et traiter les données administratives : devis, commandes, factures…
• Assurer le suivi, la préparation et le classement des dossiers
• Contrôler les factures des sous-traitants
• Réaliser les reportings administratifs demandés par la direction
• Assurer le suivi administratif des véhicules affectés au service exploitation
• Être force de proposition afin d'optimiser les procédures et l'organisation du service