Apprentissage Documentaliste juridique (Siège) - H/F

Inserm France; Paris; On-site; EUR 10,000 - 15,000; Part time

Benefits offered by this job

Congés annuels

Mutuelle santé

Prévoyance

Restauration sur place

Transports remboursés

Télétravail 1-3 jours/semaine

Job summary

L’Institut Inserm propose un poste d’apprenti documentaliste juridique au siège, chargé de participer à la réorganisation et à la fiabilisation de la base documentaire du département RH.

Sous l’autorité du DRH, vous réaliserez l’état des lieux, proposerez des évolutions d’arborescence et contribuerez à la mise en œuvre de la GED, en veillant à la qualité et à l’accès à l’information.

Qualifications

• Bonne culture juridique et compréhension des documents juridiques.
• Capacité à travailler en mode projet et à coordonner avec plusieurs équipes.
• Intérêt pour la dématérialisation et la gestion documentaire.

Responsibilities

• Réaliser l’état des lieux de la base documentaire juridique et cartographier l’arborescence.
• Contribuer à l’évolution de l’organisation documentaire et proposer des améliorations.
• Mettre à jour et harmoniser les règles de classement et la documentation de référence.

Skills

Analyse documents

Gestion de projet

Relation interlocuteurs

Dématérialisation

Education

BUT / licence pro administration/droit/documentation

Job description

Apprentissage Documentaliste juridique (Siège) - H/F

Le département des ressources humaines (DRH) propose et met en œuvre la politique nationale de gestion des ressources humaines de l’Institut. Ce faisant, il organise la valorisation des emplois et des compétences des personnels, ainsi que l’optimisation des conditions de travail. Il s’appuie sur les responsables ressources humaines régionaux qui assurent une gestion de proximité.

Au sein du DRH, l'apprenti participera à la réorganisation et à la fiabilisation de la base documentaire juridique du département. Cette mission s'inscrit dans la perspective du déploiement de la Gestion Électronique des Documents (GED) du domaine RH

Activités principales

1. Réaliser un état des lieux de la base documentaire juridique

• Analyser l'organisation actuelle des espaces documentaires,
• Cartographier l'arborescence existante et les modalités de classement,
• Identifier les doublons, documents obsolètes ou non conformes,
• Vérifier la cohérence du classement des documents juridiques,
• Établir un diagnostic des pratiques actuelles des différentes équipes du DRH qui contribuent à l’alimentation de la base.

2. Contribuer à la réflexion sur l'évolution de l'organisation documentaire

• Identifier les axes d’amélioration prioritaires, en lien avec les équipes du DRH concernées,
• Proposer des améliorations de l'arborescence et des règles de nommage,
• Participer à la définition des règles de gestion documentaire et de conservation,
• Contribuer aux travaux préparatoires liés à la future GED.

3. Assurer la mise à jour de la base documentaire

• Réorganiser les dossiers et fichiers selon les règles définies,
• Éliminer les doublons et les versions obsolètes,
• Harmoniser le classement et la nomenclature des documents,
• Mettre à jour la documentation de référence,
• Veiller à la qualité, à la fiabilité et à l'accessibilité des informations,
• Créer des procédures de traitement et d’utilisation de la plateforme.

Spécificité(s) et environnement du poste

• Bonne culture juridique, idéalement en droit administratif, et capacité à comprendre l'objet et la portée des documents juridiques.

Savoir-faire

• Analyse d’un volume important de documents
• Gestion d’une activité en mode projet
• Interaction avec des interlocuteurs multiples
• Capacité à analyser un volume important de documents.
• Intérêt pour la gestion documentaire et les projets de dématérialisation

Diplôme préparé

BUT / licence professionnelle dans le domaine de l’administration et/ou droit et/ou documentation

• 32 Conges Annuels
• Mutuelle santé collective obligatoire avec participation de l'employeur
• Prévoyance collective facultative avec participation de l'employeur
• Restauration collective subventionnee sur place
• Comite d'action sociale (prestations sociales, culturelles, sportives)
• Transports publics rembourses partiellement
• Télétravail : 1 a 3 jours/semaine maximum sur accord du responsable hiérarchiquePour en savoir + :
• Sur l'Inserm : https://www.inserm.fr/
• Site RH : https://rh.inserm.fr/Pages/default.aspx
• Sur la politique handicap : [e-mail]