Apprentissage Documentaliste juridique (Siège) - H/F

INSERM; Paris; Sur place; EUR 11 000 - 16 000; Plein temps

Résumé du poste

INSERM, département des ressources humaines à Paris, recherche un apprenti pour réorganiser et fiabiliser la base documentaire juridique du DRH. Vous contribuerez au déploiement de la Gestion Électronique des Documents (GED) et participerez à l'amélioration des pratiques de classement.

Mission opérationnelle : réaliser l'état des lieux, cartographier l'arborescence, identifier doublons et documents obsolètes, proposer des évolutions et assurer la mise à jour et l'accessibilité des informations.

Qualifications

• Bonne culture juridique, idéalement en droit administratif, et capacité à comprendre l'objet et la portée des documents juridiques.
• Gestion d’une activité en mode projet et interaction avec des interlocuteurs multiples.
• Capacité à analyser un volume important de documents et à proposer des améliorations.

Responsabilités

• Réaliser un état des lieux de la base documentaire juridique.
• Analyser l'organisation actuelle des espaces documentaires.
• Cartographier l'arborescence existante et les modalités de classement.
• Identifier les doublons, documents obsolètes ou non conformes.
• Vérifier la cohérence du classement des documents juridiques.
• Établir un diagnostic des pratiques actuelles des équipes du DRH.
• Contribuer à l'évolution de l'organisation documentaire.
• Proposer des améliorations de l'arborescence et des règles de nommage.
• Participer à la définition des règles de gestion documentaire et de conservation.
• Contribuer aux travaux préparatoires liés à la future GED.
• Assurer la mise à jour de la base documentaire.
• Réorganiser les dossiers selon les règles.
• Éliminer les doublons et versions obsolètes.
• Harmoniser classement et nomenclature.
• Mettre à jour la documentation de référence.
• Veiller à la qualité et à l’accessibilité des informations.
• Créer des procédures de traitement et d’utilisation de la plateforme.

Connaissances

Analyse documentaire

Gestion de projet

Interaction avec interlocuteurs

Formation

Bac +2

Description du poste

Structure

Le département des ressources humaines (DRH) propose et met en œuvre la politique nationale de gestion des ressources humaines de l’Institut. Ce faisant, il organise la valorisation des emplois et des compétences des personnels, ainsi que l’optimisation des conditions de travail. Il s’appuie sur les responsables ressources humaines régionaux qui assurent une gestion de proximité.

Structure

Le département des ressources humaines (DRH) propose et met en œuvre la politique nationale de gestion des ressources humaines de l’Institut. Ce faisant, il organise la valorisation des emplois et des compétences des personnels, ainsi que l’optimisation des conditions de travail. Il s’appuie sur les responsables ressources humaines régionaux qui assurent une gestion de proximité.

Le Poste

Mission principale

Au sein du DRH, l'apprenti participera à la réorganisation et à la fiabilisation de la base documentaire juridique du département. Cette mission s'inscrit dans la perspective du déploiement de la Gestion Électronique des Documents (GED) du domaine RH

Activités principales

• Réaliser un état des lieux de la base documentaire juridique
• Analyser l'organisation actuelle des espaces documentaires,
• Cartographier l'arborescence existante et les modalités de classement,
• Identifier les doublons, documents obsolètes ou non conformes,
• Vérifier la cohérence du classement des documents juridiques,
• Établir un diagnostic des pratiques actuelles des différentes équipes du DRH qui contribuent à l’alimentation de la base.
• Contribuer à la réflexion sur l'évolution de l'organisation documentaire
• Identifier les axes d’amélioration prioritaires, en lien avec les équipes du DRH concernées,
• Proposer des améliorations de l'arborescence et des règles de nommage,
• Participer à la définition des règles de gestion documentaire et de conservation,
• Contribuer aux travaux préparatoires liés à la future GED.
• Assurer la mise à jour de la base documentaire
• Réorganiser les dossiers et fichiers selon les règles définies,
• Éliminer les doublons et les versions obsolètes,
• Harmoniser le classement et la nomenclature des documents,
• Mettre à jour la documentation de référence,
• Veiller à la qualité, à la fiabilité et à l'accessibilité des informations,
• Créer des procédures de traitement et d’utilisation de la plateforme.

Spécificité(s) et environnement du poste

• Localisation : Paris 13e

Profil Recherché

Connaissances

• Bonne culture juridique, idéalement en droit administratif, et capacité à comprendre l'objet et la portée des documents juridiques.

Savoir-faire

• Analyse d’un volume important de documents
• Gestion d’une activité en mode projet
• Interaction avec des interlocuteurs multiples

Aptitudes

• Capacité à analyser un volume important de documents.
• Intérêt pour la gestion documentaire et les projets de dématérialisation

Diplôme requis

• Bac +2

Diplôme préparé

BUT / licence professionnelle dans le domaine de l’administration et/ou droit et/ou documentation